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文档管理员岗位说明书 岗位名称 文档管理 岗位编号 所在部门 办公室 岗位定员 1 所在单位 豫园商城总部 所辖人数 直接上级 办公室主任 直接下级 本职概述：负责公文收发传阅、公司印鉴票证管理、档案管理、书刊订阅、打字复印等工作 职责与工作任务： 职 责 一 职责表述：负责公司文件、合同、资料、档案的保管和定期归档工作 负责接收公司所有档案，包括各种文书、图纸、合同、人事档案、党、工、群、团档案等，并填写归档文件清单，移交双方签字 对接收的档案依日期、种类、部门等进行分类，并确定档案秘级及保管期限 编制检索工具 执行档案借阅管理制度，履行借阅手续，跟催到期应归还的档案资料 对公司到期应销毁的档案及时提出销毁计划 负责指导职能部门及各分子公司的档案工作，协助完善提高档案管理水平，定期对下属公司应销毁档案进行监销 组织公司电子档案的录入及保管工作 职 责 二 职责表述：负责公文收发、传阅、送审、催办工作和公司资料对外报送工作 工作任务 接收内部、外部单位的来文、来函，同时登记、打印“文件阅办单”，并及时呈送办公室主任、总经理阅批，然后转入相关部门进行办理 将各部门对内对外发送的文件进行文字、版式调整，经审批后登记并制定发文号，相关领导会签后盖章，将文件发出，同时留存一份备查 主动了解发文批复进程，及时催办 职 责 三 职责表述：公司信件、报刊、杂志的收发 工作任务 负责报刊订阅工作，把各部室订阅种类和数量送到日月潭酒店负责发放部门 签收公司信件或报纸杂志 负责联系邮政公司，邮寄公司的信件及快递，保存信件、快递的原始记录 负责核对快件明细、报销邮递费用 职 责 四 职责表述：负责公司印鉴、介绍信的保管和授权使用 工作任务 根据公司需要，经领导同意，到大连市公安局指定地点刻印 按照公司印鉴管理规定，员工填写完整的“公章审批单”，经办人、部门负责人、办公室主任、分管领导签字同意后方可用印 按照公司管理规定，员工填写完整的“申请单”，经办人、部门负责人及办公室主任、分管领导签字同意后方可用印开具介绍信及相关证明 负责公章审批单、员工申请单的留存保管及登记工作 职 责 五 职责表述：负责打字复印报销审核、组织公司人员献血等工作 职 责 六 职责表述： 完成领导交办的其他任务 工作权限： 权限一：对公司各类信函、报刊的签收权 权限二：对各部门档案的收集权 权限三：对各部门及下属公司档案管理的监督指导权 权限四：对各部室使用复印机有监督权 工作协作关系： 内部协调关系 总部各部室及各分子公司办公室 外部协调关系 大股东、大连铁道公司相关职能部门 任职资格： 教育水平 大专及以上学历 专业 档案管理、文秘等相关专业 经验 1年以上工作经验 掌握档案管理、文秘等相关知识，具备基本计算机应用知识和熟练的文字录入技能 能力 具有很强的专业档案管理能力、人际能力、沟通协调能力和写作能力较强的服务能力、社交及应变能力、沟通协调能力 其它： 工作环境 一般工作环境 使用工具/设备 现代企业管理模式国家、地区及企业关于公共关系优秀的外联与公关能力突发事件的能力