邮箱使用管理.docVIP

企业邮箱使用管理制度 颁布日期：2013年 4 月 10 执行日期：2013年 4 月 执行部门： 信息部信息资源中心目 录 TOC \o 1-5 \h \z \u HYPERLINK \l _Toc353357024 目 录 PAGEREF _Toc353357024 \h 2 HYPERLINK \l _Toc353357025 前言及修订记录 PAGEREF _Toc353357025 \h 3 HYPERLINK \l _Toc353357026 1目的 PAGEREF _Toc353357026 \h 4 HYPERLINK \l _Toc353357027 2范围 PAGEREF _Toc353357027 \h 4 HYPERLINK \l _Toc353357028 3 角色与职责 PAGEREF _Toc353357028 \h 4 HYPERLINK \l _Toc353357029 4 流程说明 PAGEREF _Toc353357029 \h 5 HYPERLINK \l _Toc353357030 5 管理内容 PAGEREF _Toc353357030 \h 5 HYPERLINK \l _Toc353357031 5.1 邮箱账号申请 PAGEREF _Toc353357031 \h 5 HYPERLINK \l _Toc353357032 5.2 邮箱设置规范 PAGEREF _Toc353357032 \h 5 HYPERLINK \l _Toc353357033 5.3 邮箱使用规范 PAGEREF _Toc353357033 \h 6 HYPERLINK \l _Toc353357034 5.4 邮箱注销 PAGEREF _Toc353357034 \h 7 HYPERLINK \l _Toc353357035 5.5 邮件监督与违规处理 PAGEREF _Toc353357035 \h 7 HYPERLINK \l _Toc353357036 6 附表清单 PAGEREF _Toc353357036 \h 7本制度由华纺股份有限公司信息部提出并归口管理。前言及修订记录日期修改依据修订者版本1 目的为了加强公司企业电子邮件的管理，规范公司网络信息传递及发布行为，增强网络信息安全性，根据国家相关法律法规制定本管理规定。为体现华纺公司在对内工作交流、对外商务活动时的整体形象，各部门在印制名片及对外广告宣传等时，均须统一使用企业邮箱。2 范围本规定适用于华纺股份及各子公司。公司企业邮箱域名后缀：@hfyr.cn ; @hfgf.cn3 角色与职责本规定由信息资源中心拟定并组织修订、部门内部组织会审、分管副总审阅、总经理审批、信息中心发文，由信息中心负责解释与组织实施。4 流程说明5 管理内容5.1 邮箱账号申请企业邮箱开通需填写《公司企业邮箱开通申请表》。5.2 邮箱设置规范（1）邮箱用户名定义：通常设置为用户姓名的首字母，若重名，则取用户姓全拼+名首字母。（2）邮箱用户密码定义：@hfyr.cn域用户密码通常设置为123456，@hfgf.cn域用户密码通常设置为姓全拼+当前日期+特殊符号。5.3 邮箱使用规范（1）邮件群发时，除办公室外，严禁全员群发，如需要发公司范围的通知、通告、电子刊物，请与公司办公室联系，经公司审核确认后，由办公室统一发布。办公室外的邮箱用户全员群发邮件，按泄密处理。（2）电子邮箱用户应及时收取邮件，建议使用邮件客户端软件进行邮件收取。禁止把企业邮箱作为活动存储器使用。不得长期积压邮件占用企业邮箱空间资源，用户应至少每周清理一次邮箱。（3）长期不活动（指60天内对邮箱没有任何访问行为）的账户，管理员有权将其暂时封闭，经本人申请后于当日重新开通。（4）邮箱空间占用长期保持在高比率（指空间占用率在60天内一直保持在80%以上）的用户，管理员将发送管理员通知邮件到该邮箱，此一周后仍未整改，管理员有权对该邮箱进行清理。（5）电子邮箱用户若发现任何非法使用本人账号或其他系统安全漏洞情况应立即报告信息中心。（6）发送通知类邮件时，请注意使用统一标准格式。（7）疑难问题或是邮件往来三次无法解决的问题，不得再继续发送邮件讨论。请打电话或是当面与相关人员沟通，沟通结束再将最后的决定用邮件通知相关人员。（8）个人维护及管理的重要邮件，包括统计资料、相关表格及客户信息（如往来账务、通讯录、销售情况、行业调研情况）等，不得发送给其他部门或无关人员，如确有工作方面的需要，须事先征得部门领导的同意。（9）回复邮件