时间管理的改进方法.ppt

时间管理的改进方法 方法之一：消除电话干扰 原因分析 电话是必须的，设法对次做出评价，也不认为电话是浪费时间的重大因素，所以处理起电话来没有计划。 喜欢与下属或公司各部门进行电话交往，电话多表示自己不可缺少和繁忙 总想与下属或上司及时沟通，对细节或小事感兴趣。 缺乏有效的授权，下属依赖性太强，总是不断的请示和汇报，不厌其烦地请求指导和帮助。 接听和打电话没有时间限制、事实不完备、未列出讨论项目、谈话内容涉及范围广，不着边际或详尽答复政策。 缺乏自我约束、惟恐得罪和冒犯别人，无法有效的结束电话。 改进方法 首先做一次电话记录，记下电话来源、内容、接听时间等，分析电话的重要性及其对正在做的事情的影响，正确对待电话和做出处理计划。 客观看待电话的作用和自己的地位，有些电话对工作没有任何意义。重要与否是要与你的工作相关。 你是经理不再是业务员，有效的沟通是必须的，摒弃对小事和细节的过分关注。 培养和锻炼下属的能力，分配其职责，实施有效的授权，适当的指导和帮助是有其一定限制的，不是无限的。 着手制订电话计划，对时间、需要事实、讨论项目、谈话内容的范围、答复的方式等做出严格的规定并执行。 严格按照计划行动，采取有效的交谈技巧，简洁明确地进行电话交谈，使用谈话的一些结束技巧。 无法有效的管理秘书，让其代为接听一些无效或不太重要的的电话。 阻挡电话无效。 没有秘书。 打错的电话。 职责不清。 落后的电话系统。 明确秘书或助手的职责，提醒需要注意的重要事项、终止无效的电话、训练秘书等接听并过滤电话。 分析电话、制订阻挡电话，与同事或下属及秘书共同阻挡无用电话。 是否需要秘书做出研究，如果工作量大马上配备。不需要则自己拟定处理电话的计划，按照上述有关方法加以改进。 配备人员名单及相关的电话号码本，规定电话的时间和各相关人员的职责和答复方式，说明自己接听电话和解决问题的范围。 与上司、同级、下属明确每一个人的职责和详尽的工作分工，以防打错电话、职责纠缠。 改进和完善电话系统及设备，使之符合高效优质的工作需要。 方法之二：消除不速之客 原因分析 来者不拒、经常被打扰，不能认识到其严重的后果，所以处理来访无计划。 过高估计自己的作用、爱热闹、喜交往，有较强烈的会客欲望。 想保持消息灵通，事事过问导致下属事事请示，没有躲避计划。 缺乏授权，权力欲望过重，不相信下属、要求下属多汇报，自己多签字，其实总是在替下属背猴子。 无法结束来访，不切实际的时间估算，会谈经常跑题，抓不住关键。 不愿意说访谈结束或拒绝之类的话。 改进方法 做出每周的来访计划、实行预约，把公事和私事以及预定和未预定的回谈加以区别，深刻认识不速之客干扰的破坏性。 客观分析自己的重要程度，会谈的必要性，控制性格的缺点，区别公事和私人交往。 制订躲避和拒绝计划，用适当的方式保持信息沟通，改变事事过问的不良习惯。 有效授权，不把持过多的权利，培养提高下属处理问题的能力，简化工作程序，防止下属的反授权。 必须事先提出会谈时间，对会谈内容实施有效控制，抓住主要和关键内容。 学习拒绝和结束会谈的有关技巧，走到门口或作些提示性的动作及语言；或让秘书做出提醒之类的举动，表明你有要事离开。 实行开门办公，招致顺路来访者增多，公司或部门已经养成随时访谈习惯。 助手或秘书阻挡来访无效。 没有配备得力的助手或秘书。 走错门或找错访谈人的访谈者。 各部门或下属人员职责不清，办公室设置职责冲突，导致相互影响和干扰。 开门办公不是真正的打开门使不速之客随意来访，重新颁布公司或部门劳动纪律，不允许随便访谈。 培养、训练助手和秘书，有效实施阻挡计划，或由他们直接处理一些事情。 根据需要配备训练助手和秘书，充分发挥下属的职责和发挥作用。 室外有明确的标志及指示，杜绝次类现象的发生。 明晰下属及部门之间的职责、管辖范围，办公室设置要合理、分清职责，减少人为制造的访谈干扰的障碍。 方法之三：消除无效会议 原因分析 开会成了惯例，会前不制订计划、预期效果、加以贯彻和实施，即经常是没有任何目的的开会。 没有会议议程，对会议的组织或控制没有计划和决策。 开会时间和地点选择不当，与会者与会议内容关联很少或无关联，会议通知不全面。 召集会议过多或过滥，或会议缺乏有效沟通，与会者三但两两进场。 改进方法 重新审视每次确定会议的必要性，事先预定会议计划、会议议题、会议目的、预期效果等相关内容，没有这些请不要开会。 没有事先的会议控制和充分组织就不要开会，做出计划期望结果和决策的拟定，确定会议的功能。 根据会议内容、与会人员状况等选定合适的地点和时间、相应的会议设备等，