第七章秘书特别授权工作.pptVIP

* * * * 热爱秘书工作 服务现代组织 思考：请以湖南警察学院办公室秘书的角色身份，做一次我院中快餐饮有限公司的现场管理 第二节沟通、协调 热爱秘书工作 服务现代组织 热爱秘书工作 服务现代组织 一、 沟 通 Company Logo 热爱秘书工作 服务现代组织 （一）沟通的概念 沟通是一种信息交换的过程，是人们为了达到既定目标，通过语言、书信、信号、电讯等方式传达思想或交换情报的过程。 Company Logo （二）沟通的类型 1、单向沟通与双向沟通 沟通形式 优点 缺点 单向沟通 需要的时间少，速度快，秩序好，对于需要迅速传递的信息效果好，沟通中不易受干扰。 无反馈，准确性较差，对接收者的理解能力要求较高，接受者易产生挫折、埋怨和抗拒心理。 双向沟通 对于需要准确传递的信息效果好，接受者理解发送者意图的准确程度高，气氛活跃，有反馈，人际关系较好。 需要的时间较多，速度慢，沟通中噪音较多，发送者心理压力较大。 热爱秘书工作 服务现代组织 Company Logo （二）沟通的类型 2、横向沟通与纵向沟通 沟通形式 优点 缺点 横向沟通 可以加强各部门的联系、协调与团结，减少他们之间的矛盾、冲突，可以使办事程序、手续简化，节省时间，提高工作效率。 人为地加大了部门负责人的工作量，也可能成为职工发牢骚、传播小道消息的一条途径，造成涣散团体士气的消极影响。 纵向沟通 有助于统一思想认识，步调一致，协调行动。 逐级传递，容易出现搁置、误解、失真、歪曲等现象，其结果可能导致接收者向错误的目标行动。 热爱秘书工作 服务现代组织 Company Logo （二）沟通的类型 3、正式沟通与非正式沟通 沟通形式 优点 缺点 正式沟通 沟通效果好，比较严肃、慎重，约束力强，易于保密，可以使信息沟通保持权威性。 依靠组织层层传递，较刻板，沟通速度慢，存在信息失真和扭曲的可能。 非正式沟通 沟通形式灵活多样，直接明了，沟通速度快，效率较高，容易及时了解到正式沟通难以提供的“内幕消息”，可以满足组织成员的心理需要。 难控制，传递的信息不确切，容易失真，可能导致小集团、小圈子，影响组织的凝聚力和稳定。 热爱秘书工作 服务现代组织 Company Logo （二）沟通的类型 4、不同载体的沟通与比较 沟通形式 举例 优点 缺点 口语沟通 交谈、讲座、讨论会、电话。 传递反馈快、信息量大、弹性大、亲切、双向、效果好。 不易保存，事后难查证，传递层次愈多则信息失真愈严重。 书面沟通 报告、备忘录、信函、文件、内部期刊、布告等。 正规、准确、权威、持久有形可核实，易于远距离传递，易于储存。 效率低，费用较高，缺乏反馈，保密性差。 非语言 声、光信号、体态、语调。 内涵丰富、含义隐含灵活、信息意义十分明确。 传递距离有限、界限含糊、只可意会，不可言传。 电子媒介 传真、电子邮件、电子会议。 快速传递、容量大、距离远，可同时传递到多人。 单向传递，电子邮件可交流但看不到表情，不能满足人们归属的需要。 热爱秘书工作 服务现代组织 Company Logo 热爱秘书工作 服务现代组织 （三）沟通的渠道与方式 1、面对面交流? 2、电话 3、命令　　 4、文件? 5、会议? 6、业务“报告”? 7、内部报刊? 8、广播? 9、宣传栏? 10、举办各种活动? 11、意见箱? 12、内部局域网? Company Logo 热爱秘书工作 服务现代组织 （四）沟通在现代社会中的特点 1.沟通的范围逐渐扩大。 2.横向联系加强，横向联系增多。 3.沟通的手段趋于现代化。 XX客车厂在沟通方面的今昔对比。 Company Logo 热爱秘书工作 服务现代组织 （五）沟通的原则 1、主动性