壹、国立中山大学总务处处本部公文处理作业规范-会计室.DOC

國立屏東科技大學（會計室）98年度4月份室務會議會議記錄 壹、時間：98年4月22日上午11時30分 貳、地點：行政大樓第三會議室 參、主持人：會計主任 盧蜀昌 肆、出席人員：會計室全體 紀錄：林清華 伍、主任工作提示： 一、宣導98年度教育部所屬國立大學校院主辦會計人員業務研討會，重要指示及會計政令宣導（98年3月26日-27日），有關會議記錄傳閱。 二、審計部教育農林審計處抽查本校96年度財務收支及決算，缺失改善情形及教育部98年4月3日台會（一）字第0980053625B號函轉審計部98年3月9日台審教字第0981000694號抽查成大、清華、交大、台北護理學院4校97年度1至8月份財務收支及決算審核缺失案，查有無類此，缺失請同仁審核憑證時予以注意。 三、請同仁依行政院主計處97.9.25行政院授主會字第0970005183號函，有關「加強財務控管及落實會計審核分案本校執行情形」，其中項目四，對於暫收款、暫付款、保管款、代收款等科目內之懸記帳項及其他應清結繳庫款項，請營繕組、事務組、出納組、對有存入保證金建立資料，積極清理、到期者主動通知辦理退還。 四、提升行政效率、多研讀法令、充實專業、加強服務態度。 陸、討論會計經費審核核銷共同異議事項： 整理結論如下： 國立屏東科技大學年度經費核銷注意事項： （會計室98年度4月22日室務會議整理記錄） 事項 規 定 一般事項 採購案於經費結報時，應檢附收據或統一發票、驗收證明文件及其他足資證明之相關文件；訂有合約者，應檢附合約副本或抄本。如無前項驗收證明文件時，應由驗收、點驗或保管人員分別蓋章。惟經手人與驗收（證明人）不得為同一人。 未達1萬元之小額採購憑證粘存單，請註明付款方式，例如︰逕付廠商、○○人已墊付、已預借費用等。 預借費用核銷時，應全案一併送出，不得拆散，一次核銷，並註明「沖銷借支」。 實付金額小於發票金額時，應於支出憑證黏存單上註明差異原因與實付金額，並由經手人蓋章。 一筆採購案須分多期付款者，結報時應加附分期付款表，其訂有合約者，應於第一次付款結報時檢送合約副本。 粘存單金額或相關資料塗改時，請經手人在改正處簽章證明。 動支經費申請單、估價單、驗收記錄、發票等有關之品名、規格、數量應一致。 刻印費請於收據背面或清單上加蓋樣章。 影印費請於用途欄擇要註明影印資料名稱。 郵票費請以郵局所開立之購買票品證明單報支。 便當訂購請款，請附會議議程、課程表或其他證明文件。 會計憑證至少要保留10年，原始憑證用紙請勿使用回收紙影印。 收據請依日期順序粘貼，每一請購案，粘貼憑證以不超過10張為限。 1萬元以上款項 不得代墊 依公庫法第15條：支票非因付給政府債權人，不得簽發。非零用金單張發票或收據超過1萬元〈含〉以上之公款依規定應逕付廠商，若因特殊事由已先行墊付者，應填具「經費(計畫)代墊款核示單」，簽奉核准後，方可將款項撥還墊付人（代墊款以本校編制內教職員工為限）。 採購方式 各項採購案件，凡能一次辦理者，不得意圖規避政府採購法之適用，化整為零分批辦理。 未達1萬元之小額採購，學校授權各單位自行辦理，以提升行政效率。 集中採購項目（項目可洽事務組），不可自行辦理，會計室網路請購時，請點選10萬元以下請購。 支出分攤表 同一採購案，要由兩個以上經費來源分攤支應時，應作「支出科目分攤表」處理，結報時應加附「支出分攤表」，全案一併送核。 假設有A、B 兩個計畫共同分攤一筆支出 A︰全案結報單據之正本+支出分攤表 B︰全案結報單據之影本+支出分攤表 單據之正本應附於主計畫或金額較大者。 支出證明單 辦理採購而對方無法提供發票或收據者（例如市場攤販），可使用支出證明單結報。 支出證明單請填妥單價、數量、金額、敘明不能取得單據之原因，由經手人蓋章證明。 分期付款表 一筆採購案須分多期付款者，結報時應加附「分期付款表」，其訂有合約者，應於第一次付款結報時檢送合約副本或抄本。 統一發票 應具備要項 統一發票應記明下列事項：營業人之名稱、地址及其營利事業統一編號、採購名稱及數量、單價及總價、開立統一發票日期、買受機關名稱。 統一發票如記載不明，請購單位應即請廠商補正，不能補正者，應由經手人詳細註明，並簽名證明之。 品名欄若以原文書寫者，應由經手人譯註本國文字。 品名之數量為一批或一式者，應檢附明細清單。 本校為非營業單位，應取具二聯式發票核銷，若取具電子計算機三聯式發票，應將扣抵聯及收執聯一並粘貼核銷。 收銀機發票應註明買受人（國立屏東科技大學），發票上未列出品名者，經手人應註明品名、數量、單價並蓋章證明。 依財政部81年5月19日台財稅字第811661406號函規定，