1、秘书工作日志的内容.PPT

项目二： 秘书日常事务工作的处理 任务2-3：办公效率和时间管理 能力目标 1.能够对简单的事务工作进行时间安排、协调 2.能合理安排与管理个人工作日志与上司工作日志 知识目标 1.安排个人工作日志与上司工作日志的方法与技巧 工作情景 周一上班，秘书小周需要完成以下工作。 1.给客户打电话，与对方联系你的上司下周四将与他约会的事宜； 2.为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（8人，每份10页）及会议日程表：3.向人力资源部门写报告，申请今年的休假日；4.复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方；5.拆封、分类和传递今天收到的邮件；6.布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡；7.为上司预订周末去天津的火车票（广州出发）；8.将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置于文件传阅夹中给部门同事传阅；9.在做这些事情的同时，她还接待了3位访客、接应电话等事宜。 她迅速地开始逐一工作，搞的手忙脚乱临近下班时间，仍有部分工作没有完成。 ? 许多秘书可能都会遇到这样的情况，总感到时间不够用。本节介绍一些时间管理理方法帮助秘书将时间安排得更有成效。 １、用ＡＢＣＤ法则排出工作的优先等级 先做A。重而急。 次做B。重而不急。 再做C。急而不重。 最后做D。不重不急。 思考：请用此方法为上面案例中的秘书工作排出优先等级。 ２.有效利用时间，事半功倍 （1）明确自己的工作任务和职责。 （2）要区分常规工作和非常规工作。 （3）动脑筋思考，分清工作的轻重缓急。 （4）巧妙地运用一些方法，合理分配精力，精明地利用时间，以提高效率。 （5）使用办公辅助手段帮助组织工作。 （6）安排工作要适应整个流程的正常运转，不间断、延误或降低团队的整体效益。 （7）要遵照组织制定的规章制度和有关工作的承办期限安排工作。 （8）秘书应尽量坚持记工作日记。 二、工作时间表与工作日志 （一）编制工作时间表 时间表是管理时间的一种手段.它是将某一时间段中已经明确的工作任务清晰地记载和标明的表格,是提醒使用人和相关工作人按照时间表的进程行动，有效管理时间、保证完成任务的一种简单方法。 1.工作时间表的设计 案例： 天地公司销售部王经理第三季度会议较多，七月的前两周要在上海开会，八月的第二周要去香港参加5天会议；每月的最后一个星期五上午上销售部固定的部门会议，八月的最后一个星期三要参加公司的办公会议；七月的第三周星期二要在公司开销售会议。销售部经理秘书钟苗了解了这些信息，便协助经理制定了一份时间表。 （二）编制与管理工作日志 工作日志就是秘书协助上司通过与各方协商，对自己和上司的一天活动作出合理安排，并予以实施的辅助工具。秘书编制工作日志应准备两本，一本为上司使用，一本为自己使用。 1、秘书工作日志的内容： （1）上司的各项活动需要秘书协助准备的事宜，例如：为上司某某会议准备发言稿、会议议程、订机票；为上司的某某会谈草拟合同等。 （2）上司交办自己的工作，如为签字仪式联系地点、媒体等准备工作。 （3）自己职责中应做的工作、活动。 2.管理上司的工作日志 上司的日志内容： （1）上司在单位内部参加的会议、活动情况，要记录清楚时间、地点、内容。 （2）上司在单位内部接待的来访者，要记录清楚来访者的姓名、单位详情、约会时间。 （3）上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况，要记录清楚时间、地点的确切细节、对方的联络办法等。 （4）上司个人的安排。 （5）上司私人的信息，如亲属的生日，以提醒上司购买生日礼品等。 3.工作日志的变更 一般的变更包括： （1）原定结束时间延长超时 （2）追加紧急或新添的项目 （3）项目的时间调整、变更 （4）项目终止或取消 应对变更的注意事项： （1）安排的活动之间要留有10分钟左右的间隔或适当的空隙。 （2）遵循先重急后轻缓的原则。 （3）确定变更后应立即做好有关善后工作，如通知对方、说明理由等。 （4）再次检查工作日志是否已将变更后的信息记录上，不要漏记和忘记修改。 实训题： 钟苗是市场部秘书，市场部经理3月25日有下面这些工作内容，上午9：00要召开市场部部门会议： 中午要与新客户一起用午餐； 下午14：00要进行3位应聘人的面试工作； 下午16：30要组织面试小组进行讨论。 请填写自己的工作日志。 * * 周五上午：部门会议 周三：公司办公会议（公司大会议室） 周五上午：部门会议 周五上午：部门会议 第四周 周二：销售会议，传达上海会议精神（大会议室） 第三周 休假 香港会议 上海会议 第二周 休假