浅谈档案馆现行档案的全宗排放论文.pdfVIP

科学管理篇 ·457· 象的接待工作，而且要加强与医院各管理部门的联系，及时了解医 院各项工作的需求，提供资料，供领导决策。档案中有许多有价值的 信息，尤其是对过去工作及决策的经验总结和得失分析，能为新的 工作和决策提供创新的基础，是决策者分析、判断和借鉴的有效信 息，能够增强决策的科学性、实用性和针对性。②搞好编辑研究选 题，提供编辑研究服务。编辑研究材料要紧紧围绕医院当前或长远 的医疗技术、科研活动以及各项管理的实际需要，在形式上可以多种 多样，如：全宗介绍，专题汇编，文摘题要等，但必须忠于原文才有利 用价值。③为保证档案材料收集的齐全和完整，搞好跟踪服务。档 案部门可采用跟踪服务的办法取得宝贵资料进行动态分析。对医院 管理中的重大事项和决策，可以利用档案对决策实施的过程进行修 正和完善，力争使决策更加科学、适用、可行，并为今后的决策提供借 鉴的资料。④医院档案管理部门要以开发利用为目标，逐步从封闭 式、分散型、保管型向开放式、标准化、参与决策型转变，搞好档案、资 料、情报信息的一体化服务，使医院的各种信息互相补充，互相渗透， 构建医院完整的信息体系，使档案室成为信息储藏中心和利用中心。 通过提高档案的利用率，在促进医院各项工作顺利开展的同时，进一 步提高档案工作的地位，使档案工作与医院其它工作共同发展。档 案是昨天的遗产，今天的财富。做好档案工作功在当代，利在千秋。 在现代社会信息化快节奏的今天，对档案管理的要求越来越高，要跟 上发展的形势，不断提高档案管理者的工作能力。 浅谈档案馆现行档案的全宗排放 德州市城建档案馆孙春燕 随着大量现行档案移交进各级各类档案馆，全宗排放工作中反 映出的问题日益突出，因为全宗排放得是否科学，直接关系到工作效 率的高低，基础工作的好坏，直接体现了档案馆的管理工作水平。 一、档案馆现行档案全宗排放的现状和所面临的问题 目前，对于全宗如何排放，可以说是普遍地令各级各类档案馆头 ·458· 齐鲁档案论坛 疼的问题。许多档案馆现行档案全宗的排列，都是按照传统的做法， 即凭经验在每一个全宗之后预留出位置，为以后接收档案而用。这 一做法，在馆藏数量较少的时期曾经起到了一定作用，但是随着现行 档案的不断移交进馆，馆藏数量的不断增加，它也就产生了某些弊 端，其主要体现在以下两方面： 1、进馆档案全宗的无序状态，导致全宗排放工作的被动性。在 实际工作中，接收档案进馆通常不是按照档案馆的全宗排放顺序进 行的，而是具有很大的随机性。进馆档案无论从内容，还是数量上都 有可能与我们先前的经验判断相距甚远，因而预留位置不很准确。 时常是一个全宗的新进馆档案，挤占了相邻全宗的位置，这样就不得 不忙于部分全宗的重新排放，因而打乱了整个的工作安排，并且造成 了大量的重复无效劳动。 2、每个全宗后所预留位置的不科学，造成了管理工作的不稳定 性和库房资源的巨大浪费。采用传统做法所预留的位置，往往是通 过经验的判断，“一厢情愿”，估计而已。一个立档单位的档案无论 从内容、数量还是特征上都会随着社会环境的变化而变化，但我们对 其所预留的位置却没有改变，因此造成了管理工作的不稳定性和库 房资源的闲置浪费。比如，当预留位置不足时，为了避免整个档案库 房“大搬家”，通常是“见缝插针”或调整相邻全宗的档案，这样就会 使档案拥挤不堪、取放不便，或者重新调整全宗位置，造成人力、物力 的浪费和管理上的不稳定性。实际工作中存在这样一种情况：全宗 之间会由于预留位置的不准确，使一些空间成为“嚼之无味，弃之可 惜”的“鸡肋”。它所造成的浪费是惊人的，我们不妨做一个推测就 足以证明这一点：如果每个全宗后留有30厘米的长度弃之不用，那 么100个全宗之间将会有3000厘米的空间不能存放档案，这些地方 如果充分利用，那么可存放1厘米厚度档案3000卷。这还没有考虑 其它因素，单单是装具的浪费就是很可观的。 以上这些问题，造成了管理工作的被动与混乱：档案的经常性搬 动，增加了对档案的磨损，不利于保证档案的完整与安全，而且也会 打乱某些全宗的顺序，破坏了原有的系统，这对于还没有完全实现计 算机管理的档案馆，造成了管理工作的被动，不利于档案的提供利 科学管理篇