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利用wordexcleoutlook群发电子邮件工资条方法
使用word、outlook快速群发工资条详细图文教程
工资条这种每个人不一样,为了保密,不能群发。下面就介绍一下用word、outlook给每个员工单独发放工资邮件的方法。?当然,这种方法不只是用于群发工资条,用于通知等的邮件群发,都非常实用。
软件要求:word、excel、outlook(foxmail目前不具备此功能,但是最新7.1版新增“分别发送”功能,即选择多个收件人但一对一发送,适合发送相同内容)
本人使用office2010编写此教程,可能因为版本不同显示的界面及功能位置不一致。
详细步骤:
1、建立excel版工资表明细,工资表中要增加每个员工的email地址
2、建立一个word文件,文件内容就是你发送给每个员工的工资条内容(请根据公司自身情况设计,word表中所有字段必须在excel工资明细表中能找到数据来源,并不一定包括excel中所有字段),注意:由于人的不同,所以详细的数据也不同,这些不同的地方请全部空出来,接下来的步骤就要解决这个问题。
3、保持excel工资表明细和word工资条表格是打开状态
a. 在word文件上点击邮件-开始邮件合并-邮件合并分步向导(注意,可能由于word的版本不同,请大家参考执行);
b.在右侧上部“邮件合并”窗口中,选择“电子邮件”?,然后在右侧下部选择“下一步:开始文档”;
c.在右侧上部?“想要如何设置电子邮件”中选择“使用当前文档”?,在右侧下部选择“下一步:选取收件人”?;
d.在右侧上部?“选择收件人”?中选择“使用现有列表”, 在右侧中部选择“浏览”,在弹出的“选取数据源”窗口中,找到你第1步建的excel文件,在弹出的“选择列表”中选择有工资数据的“表”
e.弹出的 邮件合并收件人窗口,是所有员工的数据,应该与你的工资表一致。每行前边的“√”代表你选择给他发邮件,如果不给他发邮件,请点击取消“√”?,然后点击确定;
f. 在右侧下部选择“下一步:撰写电子邮件”,用鼠标光标,点击(或放在)WORD文件内容你需要插入信息的位置,比如,你需要在“姓名”后边插入每个人的姓名,请把光标点击放在放“姓名”后边的单元格,然后在右侧上部“撰写电子邮件”栏选择“其他项目”,弹出的窗口“插入合并域”选择“姓名”-“插入”(这一步是在excel文档和word文档间建立“链接”关系);然后选择“关闭”。其它字段类似操作,你就可以把word文档中所有需要链接的字段全部“插入”了具体内容。(记住了,每次都要先把光标放在需要插入的位置上再进行);
g.全部链接完成后如图所示,检查链接无误后,点击右侧下部选择“下一步:预览电子邮件”?,?可在右侧上不选择不同员工预览,预览无误后点击右侧下部“下一步:完成合并”?,然后点击右侧上部“电子邮件”
注意:电子邮件预览时,有的项目}之前输入\# 0.00保留小数点,若想保留一位,\# 0.00。最后“更新域”所有很多小数点的项,都如此操作即可。
发件箱如图,双击邮件标题可查看具体发送内容
注意:请确保每人的邮件地址准确。第一次发工资条时,请先小范围测试一下,把工资信息全部替换成测试数据,并在邮件中告知员工,这是测试数据,不是你的真实工资。请员工检查核对,所收邮件是否是自己的信息。使用此方法看似步骤繁琐,其实熟练后整个设置过程不过5分钟,节省大量时间。
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