中烟工业公司协同办公系统应用设计.docVIP

中烟工业公司协同办公系统应用设计摘要：文章简要分析了烟草行业体制改革和联合重组后新形式下的中烟工业公司协同办公系统的特色需求及基于此需求下的系统设计和技术实现。 关键词：烟草行业；协同办公系统；应用设计；信息化建设 一、引言 随着烟草行业卷烟工业体制改革的逐步完成，以中烟工业公司为独立法人的机构管理模式已经形成，中烟工业公司下属各个烟厂原有的“人、财、物、产、供、销”一体的经营管理模式将随之分解，原有烟厂逐渐成为了中烟工业公司的一个生产中心。基于此业务管理模式，如何实现整个中烟工业公司层面(包括各工厂与中烟公司之间、工厂与工厂之间)一体化的协作办公及业务流转将成为目前中烟工业公司当务之急的管理需求。针对这种新型管理需求如何提供有效的信息化支撑，即如何构建一个科学、合理、实用的协同办公系统将成为烟草行业工业公司信息化建设的重点。 二、系统设计 由于中烟工业公司下属多个烟厂，每个烟厂均有各自的部门设置及办公流程，因此如何保证中烟工业公司的协同办公系统既满足中烟公司层面的办公管理需求，同时又兼顾到中烟公司与烟厂之间、烟厂与烟厂之间的协作办公将成为烟草工业企业体制改革后的办公管理系统的特色需求。基于这种需求，中烟工业公司的协同办公系统的设计需要遵循以下设计思路： 第一，统一规划、梳理、优化各个下属烟厂的办公流程，从而使中烟工业公司及下属烟厂的办公管理流程得到有机的统一，真正实现整个中烟工业公司层面的协同办公。烟草行业卷烟工业体制改革后各个下属烟厂将由原来的独立法人企业变为整个中烟公司的一个生产中心。因此在新型协同办公系统的设计中需要将原来的各个烟厂从组织上作为中烟公司的一个大的“部门”来看待，重新梳理和统一原有烟厂各自不同的办公流程(如统一各个烟厂的公文收发流程，规范各个烟厂公共信息、红头文件的发布流程，制定整个中烟公司层面的公文、公共信息等的格式标准)，同时又兼顾到原有烟厂内部的特殊流程环节，从而真正做到工业公司与下属烟厂办公流程的协调统一。 第二，基于中烟工业公司“统一营销、统一财务、统一采购、统一研发”的管理模式明确各个烟厂的内部事务流程。烟草行业工业企业体制改革和联合重组后，采购、营销、研发、财务将集中到中烟层面进行统一管理，各个烟厂主要负责具体的卷烟生产。因此中烟工业公司的协同办公系统在内部事务流程的设计中必须兼顾中烟层面关于财务、营销、采购、研发的内部事务流程和烟厂层面生产管理内部事务流程的差异性和统一性。对于各个烟厂内部事务流程(如请假审批、用车审批、会议室申请、办公用品领用、图书借阅等等)尽量在中烟层面进行统一规划，但对于各厂特殊流程的差异性也能兼容。对于烟厂与中烟公司层面的接口流程(如财务审批、项目审批、人事管理等)必须统一和标准化。 第三，实现与中烟工业公司层面的ERP系统、决策支持系统等的有效集成，最终实现“业务流程、办公流程、内部事务流程”的高效统一。基于烟草行业联合重组和体制改革后数字烟草的信息化建设战略，中烟工业公司层面将逐步统一实施ERP和决策支持等业务系统，因此协同办公系统需要与ERP、决策支持等系统实现全面的集成，将有关业务的审批办公流程与业务执行流程集成起来，实现业务办公一体化的经营运作，提高协同办公的执行效率。以备件采购流程为例：采购申请、采购定单生成在中烟公司层面的ERP系统中完成，通过协同办公系统与ERP系统的数据集成，在ERP系统中生成完成的采购订单将自动传人到协同办公系统，并进入到协同办公系统中的备件采购审批办公流程，在协同办公系统中审批完成的采购订单又自动传回到ERP系统，从而真正实现业务流程和办公流程的有机结合。同时通过业务系统与协同办公系统的集成，也可以实现协同办公系统对业务系统的响应。以决策支持系统的一项应用为例，领导通过决策支持系统对经营状况分析过程中，如发现一些错误数据，则可以直接在业务系统中启动协同办公系统，提出问题并安排下属核实响应的数据错误，并通过系统自动发送任务通知给相关人员。 三、技术实现 烟草行业体制改革和联合重组后工业公司的协同办公系统是一个集成办公流程、内部事务流程、业务流程，基于知识管理的综合性办公管理系统。其实现的技术要求主要如下： 第一，以工作流引擎为驱动，提供可视化的流程定制界面，可方便灵活地自定义流程。由于中烟工业公司及下属各烟厂的流程存在多样性，因此协同办公系统的流程必须灵活定制。需要通过内置的工作流引擎，提供可视化的图形界面供系统管理员快捷修改和增加应用流程，同时对每个节点的表单可自行设计和定义。通过先进的工作流技术实现烟厂与中烟公司之间、烟厂与烟厂之间信息的及时准确传递，包括：公文发文、公文收文、工作审批、工作催办等功能。 第二，通过WAP技术，实现移动办公。为方便员工能随时