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中职学校档案管理应及时俱进[关键词]档案管理;规范化;科学化 一、强化意识,健全机构 既要充分认识中职学校档案的价值、地位、作用和意义,还要充分认识中职学校档案现代化建设的重要性。如果对档案信息服务及档案工作的重要性认识不充分,就会影响档案信息服务工作的深入开展。档案现代化建设的好坏是衡量中职学校现代化水平高低的标尺,搞好档案现代化建设,能促进中职学校的全面发展。在提高认识的基础上,要切实转变观念,强化档案意识,要以科学发展观指导中职学校档案现代化建设。加强档案意识,增强服务意识,使档案工作与时俱进。认真执行档案法,强化法制教育,增强法制观念,把档案法制建设纳入普法宣传计划。在国家的档案法规和本校档案管理制度的贯切执行过程中,努力做到“三纳入”,即在工作中,做到档案工作纳入学校的规划和计划,纳入学校的各项管理制度,纳入有关人员的职责范围,并给予档案工作以各方面的支持。 二、依法治档,建章立制 法制化是做好档案管理工作的基础,要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本,实现档案管理制度化。因此,日新月异的形势对档案工作人员在业务知识,科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的要求,档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路。只有实现档案管理的制度化,档案管理工作才能发挥应有的作用。 三、掌握现代化管理技能,提高综合素质 电子计算机技术在档案管理中的运用,可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作,使文件的形成,运行,转换等各个环节与自动化办公衔接起来,这种现代化科技手段和先进操作管理技术,都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化,信息化是信息社会对档案工作的要求,也是档案工作者的必然方向。所以,档案管理工作者要结合自己的岗位工作,边学习边操作,在提高业务素质的同时,特别要注重计算机知识,信息文化的学习,努力使自己具备信息知识和网络文化的综合性档案管理人才。 四、专职档案人员应当拓宽视野,丰富知识 当今社会和经济生活处于快速发展时期,知识最新呈“爆炸”式发展,新的行业和领域不断形成,这对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。因此,创造积极向上的学习氛围非常重要,专职档案人员要把学习作为生活中的第一需要,把终身教育作为一种必然选择,努力学习,不断“充电”,拓宽视野,运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作。同时可以制订相应的制度,提出具体要求,努力去多思考,多研究,营造一种锐意进取,积极向上与时俱进的创新氛围。 五、加强业务,提高能力,档案管理工作水平的高低,质量的优劣,取决于档案工作人员的素质 在加强政治思想教育和职业道德教育的同时,还应要求档案员真正坚持“业务精通,爱档如珍”,加强档案人员自身业务建设,一方面积极参加档案业务培训,掌握现代化管理技能。这种现代化科技手段和先进操作管理技术,都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求,也是档案工作的必然方向。另一方面建立档案工作网络,选拔懂电脑且热爱档案事业,默默奉献的人担任学校专职档案管理员,运用现代化管理知识和先进技术设备提高管理水平,使学校的档案工作跟上办公自动化步伐,为学校教学和其他工作服务。 六、稳定队伍,改善条件 要采取切实措施,建立一支有较好政治、业务素质的相对稳定的档案干部队伍。专职档案干部属专业人员、与教学、科研、图书管理人员同等对待,档案干部中的骨干,一般不要轻易调动。学校各职能部门要对与本部门关系密切的归档材料设备,从学校经费中给予支持。要为档案部门添置必要的设备,以便于开展工作。档案馆的库房建设,应列入学校基本建设规划,逐步改善工作条件,维护档案的完整与安全。 七、注重收集,科学管理 学校档案材料是领导正确决策研究工作、处理重大问题的依据,搞好文件材料收集的确保档案材料齐全完整的前提和基础,也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。学校文件材料收集整理,一方面,要根据单位档案管理的要求,抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档,定期对文件材料进行清理检查,确保文件齐全。另一方面,要强化文书管理抓好学校活动所形成的文件材料的收集,对有请示没有批复或有批复没有请示等文件材料,档案人员应及时查询,保证这类文件材料的按时归档。档案人员在复印文件材料时,对有价值且需要归档的文件材料应当留下原件,以备日后归档。同时,要按照档案管理的要求在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下工夫,做好档案的编目、检索、编研工作,建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料,及时、系统、完整地提供档案利用工作的需要。 八、利用现代化技术,整理档案 利用计算机等现代化手段整理档案,则可以收到事半功倍的效果。