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企业会计电算化内部控制存在问题及对策摘要:随着IT技术特别是Internet为代表的网络技术的发展和应用,会计电算化及网络会计已成为企业实现财会管理现代化的必由之路,会计电算化信息系统进一步向深层次发展,这些改变既给企业带来效益,同时也带来了内部控制上的新问题。文章分析了会计电算化内部控制中存在的问题,同时提出了完善会计电算化内部控制的相关对策。 关键词:电算化内部控制;问题;对策 一、引言 会计电算化是电子计算机在会计工作中应用的简称,就是把以电子计算机为代表的现代化数据处理工具和以信息论、系统论、控制论、数据库以及计算机网络等新兴理论和技术应用于会计核算和财务管理工作中,以提高财会管理水平和经济效益,进而实现会计工作的现代化。与传统的手工账务系统相比,电算化条件下会计信息处理方式和流程发生了变化,使会计工作机制发生了质的变化。会计电算化的高效率、高准确度给会计人员减少了工作量,增强了会计信息的准确度。但目前我国会计电算化的内部控制还很薄弱,仍存在许多问题,本文以企业实施会计电算化后其内部控制中存在的问题为基础,提出了完善电算化会计内部控制的有关对策。 二、会计电算化内部控制中存在的问题 在电算化条件下,会计信息系统是按计算机数据处理系统组织起来的,除原始数据的收集、审核、编码、输入由会计人员操作外,经济业务的记录和加工、会计报表的生成和查询等工作都可以通过计算机完成,这种数据处理的集中性使得传统组织控制功能减弱。同时,由于会计信息系统是将输入的数据集中存储于一个数据库文件中,根据程序设定的方式进行多重处理,多层次输出所需要的会计信息,因此会计信息系统中不区分总账和明细账、日记账,这虽然使数据处理流程大为简单快捷,但也使账簿间的相互控制不复存在,使账证核对、账账核对失去作用。因此,手工条件下行之有效的内部牵制网,在电算化条件下已难以发挥其作用,会计电算化内部控制出现了很多新问题,具体表现为: (一)数据输入操作不当 电算化系统的突出特点是会计数据处理的自动化、集中化,因此给数据安全带来了一定的威胁。一旦输入操作不当,将会引发明细账、总账乃至会计报表等一系列错误,造成输出信息的失真。主要形式有篡改输入、篡改程序、篡改文件、作法操作、篡改输出等。在网络环境下,数据信息通过网络得以传递,电子符号代替了会计数据,磁介质代替了纸介质,财务数据流动过程中的鉴章等传统确认手段不再存在,电算化系统数据处理的自动化、集中化,再加上计算机运行的高速性、程序运行的重复性,使得处理结果一旦发生错误,往往就会在短时间内迅速蔓延,造成多种数据文件、账簿及整个系统的会计数据失真,并且可能使系统出现反复性差错。也就是说如果输入数据出错,以后的处理环节再正确,也只能输出错误的信息。这就是计算机数据处理的一条重要规律“输入的是垃圾,输出的也必将是垃圾。”因此,数据输入不当的控制问题成为内部控制中最重要的控制环节。 (二)数据保密性、安全性差,致使非法篡改现象严重 在一定条件下,企业会计数据是绝对秘密的。作为财务软件的加密,目前主要是对软件系统而言,财务软件公司只考虑自身的经济利益,防止盗版,但对用户会计数据保密性、安全性涉及不多。会计数据基本上是以一种开放式的关系数据库格式保存。只要懂得这种数据库操作,就很方便进入账套数据库系统,从而进行非法篡改。这样就是在进入系统时加上诸如操作密码、声音监测、指纹辨识等检测手段和操作权限设置等限制手段,实际上也不能真正起到数据的保密作用,会计数据安全性受到威胁。 (三)内部控制制度不完善 根据有关规定,以计算机代替手工记账的单位必须达到一定条件,并且需要经有关财政部门或上级主管部门的审批,运用互联网输出、输入或处理数据,还需要到公安部门登记注册,计算机代替手工记账的单位必须建立完善的电算化管理制度等。但实际上,有些单位未能满足相关条件就正式使用计算机代替手工记账。有些单位虽然建立了内部管理制度,但徒有虚名并没有切实执行。例如,按职权分离原则,系统开发人员不应直接接触或者正式操作电算化会计系统,凭证的输入和复核人员必须由不同的人员执行,如有些会计人员既从事数据的输入、输出工作,又负责数据的报送,这增加了他们在未经授权批准的情况下直接对使用中的数据和程序进行修改等操作的可能性,一旦系统数据被非法修改、拷贝或是系统程序控制失效,就会影响系统运行的稳定性和安全性,严重的可能会导致系统的崩溃,给企业造成不可估量的损失。一些职责的高度集中违背了不相容职务分离和授权、批准控制的原则。由于数据处理集中进行,导致职责合并严重,会计人员大大减少,从而使一些不相容职务得不到分离,严重影响了会计信息的真实性。 (四)企业对系统日常维护能力差,会计人员电算化水平有待进一步提高