如何做好办公室的文秘工作.pdfVIP

如何做好办公室的文秘工作 一、秘书应具备的职业道德和素质 秘书人员是秘书工作的主体，能否做好秘书工作，在很大程度上取决于秘书人员所应 具备较高层次的素质修养和职业道德修养。这些素质修养和职业道德修养是秘书工作的性 质，任务和特点所要求的，素质修养是指秘书人员在政治、思想、作风、道德品质、知识、 解力、心理诸方面的综合素质。职业道德修养，主要指职业责任、职业纪律、职业情感、职 业能力、职业形象、职业言行等方面的修养。这些是可以通过修炼和积累达到的。修养是目 的，修炼是过程，古语说：“书中自有颜如玉”、“学然后知不足”。所以说,秘书人员是 可以通过长期的学习和实践以及生活磨练丰富自己的综合素质和职业道德。 职业道德是个大众化名词，与人们的职业活动紧密相联,是人们在履行职责范围内所 遵守的道德原则和行为规范的总和。各行各业都有自己的职业道德。做人要讲人品做职业则 要讲职业道德。秘书相对于其他职业而言，职业道德尤其重要，其原因主要就在于这个职业 最接近决策层、领导层、甚至直接参与其中，知密多，知密早，知密深。职业道德要求主要 有：忠于职守，自觉履行各项职责；服从领导，当好参谋；兢兢业业，甘当无名英雄；谦虚 谨慎，办事公道，热情服务；遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私；恪守信用， 严守机密；实事求是，勇于创新；刻苦学习，努力提高思想,科学文化素质；钻研业务，掌 握秘书工作各项技能。 素质是成事之基，是立身之要。在新的历史条件下，领导工作对秘书人员的政治素养、 专业知识、综合能力、心理素质、人际关系、思想观念等方面，都提出了新的更高的要求。 秘书应具备的政治素养。坚定正确的政治方向，思想敏锐;强烈的事业心；较高的理论政策 水平；实事求是的思想作风；淡泊明志，乐于奉献；踏实细致，一丝不苟。 秘书应具备的 知识素养。作为一个秘书主要应具备以下几个方面的知识：文化基础知识（包括外语，计算 机,人文知识等）；相关专业知识（政治、经济、法律、财会管理等知识）；专业知识（文书、 档案、会议、信访、公文写作、机关事务工作等知识）。 二、日常事务的处理 办公室是承上启下的枢纽、领导决策的参谋、推动工作的助手、服务部门的后勤，首先 办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作，处于协调各部门、连 接领导和基层的枢纽地位，是一个单位的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥 中心。具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六大职能。不论是办文、办事、办会， 还是管理、服务、协调，任何一个环节出了问题，都会产生很大的影响，甚至给整个单位的 工作带来被动或造成损失，也就是说，办公室工作开展得如何，直接制约和影响着全局各项 工作的开展和各项任务的完成。 一般说来，办公室文秘的日常事务可以分为： 1、文字工作。通常的文字工作包括起草、撰写正式文件、报告、总结、讲话稿、各类 信息报道、一般信件、感谢信、邀请函和制作PPT 等。在做好文字工作前，首先应了解行文 目的、收文对象、主要内容，在与领导相互沟通中，准确领会领导意图，并据此进行写作。 其次确定主题。主题一般是说明事物、汇报工作、阐明政策中所表述的基本观点和主张。然 后选择正确的文种。如向上级请示批示或批准宜用“请示”而不用“报告”，因为“报告” 不要求批复而只适用于向领导反馈信息、提供参考。接着进行材料收集，就写作主题进行深 入的调查研究，收集标志性材料。再次合理安排正文的表述次序，可使文档内容紧凑有序， 纲目清楚，前后衔接紧密，方便收文人阅读与正确理解。文档拟好后，应认真、严肃地反复 进行审核与修正。最后提交领导审核批准、印发。 1 2 、会务工作。会议是一种集体议事的行为过程，是各级领导制定方针、政策，决定重 要事项，贯彻上级指示、检查部署工作的一种工作方法。有关会议的组织、安排以及各种事 务性服务工作称为会务工作。会务工作是贯穿会议全过程的一项服务性工作，会议能否达到 预期效果、成功与否都与会议服务工作有及其重要的关系。 要想做好会议服务应注意完善以下几项工作： a、会前准备工作。组织会务班子，明确工作职责；制订详细的会务工作方案。根据要 求发出会议通知，包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。编排好会议程 序，制定注意事项。如果是大型会议则要印制会议凭证。如出席证、列席证、请柬等。提前 做好会场的布置工作。悬挂会标、徽记、旗帜等；设置主席台，落实主席台领