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基于元数据的电子文件集成管理与服务* 何嘉荪金更达 [摘要】 为保障电子文件的真实性、完整性、一致性、关联性和长期有效 性，也为了在分布式网络环境下集成管理在异构环境中产生的电子文件并提供有效 的集成服务，基于网络与XML技术的元数据解决方案是数字档案馆实现电子文件 集成管理与服务的较佳选择。据此，本文探讨了元数据的作用、元数据的构建层次 和基于元数据的电子文件集成管理与服务模型，以及电子文件管理中应予关注的三 个重要问题。 [关键词] 元数据 电子文件 电子文件管理 集成管理 集成服务 数字 档案馆 近年来，建设数字档案馆已成为档案事业发展的战略重点。数字档案馆并不仅仅是馆藏 得到数字化和管理工作实现信息化的档案馆和档案馆群体，它实质上是一个通过计算机互联 网络有序处理和储存电子文件、档案以及其他信息，实现上述信息资源跨库共享的超大规模、 分布式数字信息系统(D。也就是说，数字档案馆不仅应该如以前一样负责管理“运动到最后阶 段藏入档案馆的文件”——档案，而且应该也参与控制管理现行文件——主要是在电子政务系 统、电子商务系统以及各种业务信息系统中形成的电子文件；而它对外提供的信息服务，也不 仅仅限于传统概念的档案信息服务，而且应该能够向特定的用户和整个社会提供现行文件信 息服务。在这种情况下，传统的档案管理模式已经无法满足建设数字档案馆的需要，代之而起 的只能是对电子文件的集成管理和集成服务，这是惟一适合数字档案馆应用的模式。 然而，如何才能实现并且满足对电子文件的集成管理与服务这样一种双重的要求呢?我 们认为依托网络与XML技术的元数据解决方案将是最佳选择。为此，主要就该方案——基 于元数据的集成管理与集成服务模式谈谈我们的认识和设想。 1．集成与元数据 研究集成管理与服务，首先必须明确什么是集成。李宝山和刘志伟认为，集成(integra— tion)含综合、融合、整合成为整体和一体化的意思，其哲学内涵是指由系统的整体性及系 统核心的统摄、凝聚作用而导致的使若干相关部分或因素合成为一个新的统一整体的建构及 其有序化过程；其管理内涵是一种主动性优势互补、竞争性互补的创造性思维、策略思想和 动态化过程②。 据此，我们认为对电子文件及其管理而言，这种集成可以分为三个层面。即系统集成、 数据集成和服务集成。“系统集成”指的是形成、运行、管理、储存和输出电子文件的系统 平台相互之间的集成；“数据集成”指的是电子文件包括元数据以及其他信息资源在内的集 · 本文受国家自然科学基金资助，项日代号 ①何嘉荪，“现行文件阅览中心、文件中心与数宁档案馆——政务信息公开引起的对文件生命周期理论的思考-Z_-”。 档案学研究》，2fib年第1期。 ② 李宅山、刘志伟，《集成管理——高科技时代的管理创新)，北京：中国人民大学出版社．1998：32．38。 158 成。这两种“集成”综合起来又可以称为对电子文件的集成管理，我们认为，它是依托系统 的运行特点、模式和目标，以现代rr技术为手段，对系统运行全过程进行的全方位的有效 管理。这种管理，具体而言是“对多种系统平台以及产生于其中的电子文件——具有分布 性、自治性和异构性的电子文件运动全过程施行的，足以保障电子文件真实性的，动态的、 有效的和全方位的综合统一管理。”集成服务则是在集成管理的基础上进行的。我们理解， 集成服务应该有两层意思，一是将所有的服务(包括服务内容、服务方式)集成在一起，通 过一个具有交互功能的公共服务平台(或可称之为门户)，为用户提供满意的、高效的服务； 二是通过系统集成和数据集成，为用户提供一个统一的信息服务入口(如搜索引擎)，来实 现信息的检索、定位等功能。” 但是如何才能实现上述集成功能呢?我们认为必须利用电子文件的元数据。元数据是电 子文件集成管理和对外提供集成服务必不可少的基础和工具。 元数据是关于数据的数据。对它的解读，在档案界和图书情报界，侧重点各不相同。在 档案界人们一般认为，“元数据是与电子文件的制作形成、运转、处理、储存、检索、传输 和利用有关的数据。它是在上述过程中自动随机、或由人工帮助产生的，可以独立于文件之 外记录、积累、保存、管理和利用的信息。人们可以通过它来帮助记录电子文件形成时的背 景信息和软件硬件环境，记录文件的内容和结构以及整个的管理和检索利