第四章会议进行阶段的会务操作.pptVIP

第四章　会议进行阶段的服务 第一节　会议报到与引导服务 第二节　会议记录 第三节　会议信息服务 第四节　会议旅游、娱乐与陪同服务 第五节　会议餐饮服务 第六节　会议交通服务 本章要点与要求 (一) 本章要点 会议的报到与引导的注意事项 会议记录的内容 会议信息的内容 安排会议的餐饮 安排会议交通 (二) 本章要求 能够组织安排会议的报到工作 能够对与会人员进行引导 能够做会议记录 能够妥善安排旅游、娱乐等活动 能够根据会议情况安排餐饮工作 能够搞好会议的交通服务 第一节 会议报到与引导服务 一、会议报到与引导工作的重要性 二、会议接站的工作 三、会议报到的工作 四、会议签到的工作 五、会议引导 一、会议接站、报到、签到、引导工作的重要性 1.　接站是跨地区、全国性和国际性会议活动接待工作的第一道环节。 2.　报到是会议秘书部门掌握与会人员准确到会情况并实施组织的重要一环。 3.　签到能保证会议顺利进行，按时召开；准确统计到会人数，掌握与会人员情况。 4.　引导有利于会场内外正常秩序的建立。 二、会议接站的工作 接站是跨地区、全国性和国际性会议活动接待工作的第一道环节。会议接站的工作主要有以下工作： （1）确定迎接规格 （2）做好接站准备 （3）竖立接待标志 （4）掌握抵达情况 （5）介绍宾主双方 （6）安排与会人员上车 三、会议报到的工作 会议报到是针对需要集中住宿的大中型会议而言的，与会者报到时，秘书人员要做好以下工作： （1）查验证件，确认与会者的参会资格。 （2）请与会人填写会议登记表。 （3）分发会议文件、证件、文件袋等会议用品。 （4）预收会务费、食宿费、资料费等费用，当场开具收据。 （5）安排与会者住宿。 （6）制作会议通讯录的依据，会议结束前发给与会人员。 四、会议签到 会议签到有以下作用： （1）便于统计实到人数，以确定法定性会议的有效性。 （2）检查缺席情况，以便及时通知有关人员到会，或通知缺席对象另行补会。 （3）庆典仪式、纪念性和追悼性会议活动的签到簿可以珍藏，留作永久的纪念。 （4）与会者的亲笔签名是第一手签到记录，是其参加会议活动的书面证明，可为日后的查考提供历史凭据。在一些法定性会议上，签到还是一种法律行为。 会议签到的方式 薄式签到 表式签到 电子签到机签到 会议秘书人员代为签到 签到卡签到 名片签到 座次表签到 会议签到的要求 认真准备 有序组织 及时统计 准确无误 报道和签到的联系与区别 联系 都是指与会者到达会场时应办理的手续。会期较短的会议，一般只办理签到；会期较长，并且需要集中接待的会议，与会者不仅要签到，还有办理报道手续。 区别 报道是指与会者到达会议地点时办理的登记注册手续， 但不代表每一项活动和会议都参加；签到则是与会者参与了本次会议或活动。 五、会议引导 引导是指会议活动期间会务工作人员为与会者指引会场、座位、展区、餐厅、住宿的房间以及指示与会者问询的路线、方向和具体的位置。 引导工作贯穿于整个会议期间，每一位会务工作人员都应当履行为与会者引导的义务。 但在大型的或重要会议报到以及进入会场时应当派专人负责引导，这类专职引导人员常常称为礼仪人员。 案例分析 1.引入案例：参会人员来早了？ 2.课堂练习示例：东海公司新产品推广会的报到与引导工作的要点 开心地训练吧！你将来办理会议一定很棒。 第二节　会议记录 一、会议记录的概念 会议记录是如实记录会议的基本情况、会议中的报告、会议上的讲话、发言和决议等内容的一种应用文体，是一种重要的事务文书。 二、会议记录的作用 会议记录是记载会议基本情况的文字材料，是日后工作中可供查考的凭证。它可以为检查会议决议的贯彻执行情况、整理会议纪要、下达与上报会议精神、分析研究与总结工作提供依据。它的制作质量如何，不仅直接影响着据此形成的有关公文（如会议纪要、会议简报）的质量，而且会影响其日后转化为档案的质量。因此必须重视会议记录工作。 会议记录是分析研究会议议题的依据 会议记录是编写会议纪要和会议简报的基础 会议记录是查证会议情况的凭证。 三、会议记录的种类 1、按详细程度分 详细记录、摘要记录 2、召开形式分 报告式会议记录、座谈会式会议记录 决议式会议记录 四、做好会议记录准备工作 准备足够的钢笔、圆珠笔、铅笔、笔记本和记录用纸。 准备好录音机和足够的磁带或录音笔来补充手工记录。 要备有一份议程表和其他的相关资料和文件，需要核对相关数据和事实时随时使用。 提前到达会场，了解与会人员的座位图，便于识别会议上的发言者。 在利用录音机（笔）的同时，必须手工记录，可以防止录音机中途出故障。 四、会议记录的格式和内容 格式分为标题、首部、主体和尾部四块。内容包括会议描述（会议类型、时间、日期、地点）、与会者姓名、会议过程和主席、记录员签名。 五