文秘工作职责培训.ppt

第一部分 文员的职业定位 第二部分 文员的岗位职责 第三部分 文员的职业规范 第一部分 文员的职业定位 文员的定位 第一部分 文员的职业定位 文员是办公室里最常见的职位之一，具有极为重要的基础性，服务型作用，是企业有效运转的重要要素。 文员的角色定位具有辅佐功能。帮助部门领导处理一切事务成为文员的职责。但文员除了此职责外，和其它部门文员的关系也非常密切和重要。 文员是部门领导的助手。 第一部分 文员的职业定位 文员的特质及要求 第二部分 文员的岗位职责 文员的基本职责 每天日常和每月月度例行工作跟进； 第二部分 文员的岗位职责 第二部分 文员的岗位职责 第三部分 文员的职业规范 事务管理规范 第三部分 文员的职业规范 第三部分 文员的职业规范 事务管理规范 打电话： 要有准备 注意打电话的时间，尤其避免在午休或下班时间打 微笑的语调，声音清晰，有礼貌 不要急于在电话中承诺事情或是做决定 讲电话同时在纸上做记录 第三部分 文员的职业规范 事务管理规范 接电话： 1.电话铃响三声内必须接电话 2.先报上公司名称或人名 3.声音语调微微上扬，有朝气 4.去除“别人不知道我是谁”的心态 5.延迟太久接电话应先致歉 6.口中不要吃东西或含着东西 第三部分 文员的职业规范 第三部分 文员的职业规范 打印、复印管理 复印时各部门自己带纸，不得乱拿打印机及传真机上纸张。 部门指定专人打印、复印，若委派他人进行需教会使用有关设备。 若打印机等机器出现故障应及时报有关人员通知供应商到店维修，不可强行使用。 * * 文秘工作职责培训 领导的协助者，同事的服务者 处理好部门文职工作外，协助各级领导 管理好部门事务。 员工与领导的连接线，及时传递信息 1 对事 对人 准确性 好判断力 工作效率 主动性 考虑周到 圆滑性 谨慎性 责任感 客观性 积极的心态 谦虚勤奋 服务意识 真诚宽容 良好的专业素养 认真细致 条理清晰 善于沟通 文员的标准 第二部分 文员的岗位职责 文员的基本职责每天日常工作 部门办公室清洁管理(含办公设备设施和办公环境); 部门文档管理（含往来文件分类—传阅/审批—整理—归档）； 部门电话接听/转接、来访宾客接待； 部门各系统的应用(KM、OA、极致）； 负责部门日常文件的打印、复印工作（需在保证文件质量的前提下不断节约成本）； 领导交办的其他临时事务能及时、有效处理并反馈处理结果； 文员的基本职责每月例行工作 部门排班(B级及以上25日前交行政办）、培训计划、考勤按指定的日期上交人力资源部； 每月25日前提交下月工作计划及本月工作总结至行政办（电子档和纸档需同时发送，电子档需贴部门负责人有效电子签名）； 每月28日前完成部门人员绩效评估考评，员工级交人力资源部，主管级及以上交行政办，如遇十一长假等特殊情况需提前至少两天进行； 每月15日前完成部门鞋袜领用； 1、来宾接待 “引路” 应走在客人左前方的2、3步处，自己走在走廊左侧， 让客人走在中央。与客人步伐一致，并适当做介绍。遇拐弯处应使用手势，并提醒客人“这边请”、“注意楼梯”等。 事务管理规范 2、文件管理 应遵循先登记后处理的原则; 应严格按照审批流程审批文件; 第三部分 文员的职业规范 事务管理规范 3、接打电话 “态度，语调，用词” * * *