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浅谈当前药检所档案管理存在问题和对策摘要　文章说明和分析了机构改革后广西各区域药检机构在档案管理工作方面存在的一些问题，并提出了主要对策。以求发挥档案信息资源的基础性、公益性功能，更好地履行国家赋予的药品技术监督职能 关键词档案管理；药检机构；问题及对策 作者简介　孙红兵，玉林市食品药品检验所档案室馆员，广西玉林537000 中图分类号　G271　文献标识码　A　文章编号　1672―2728(XX年对药检机构进行体制改革，撤销除自治区药检所外的其他原按地(市)、县行政区划设置的91个各级药检所，重新设置由自治区食品药品监督管理局直接管理的南宁、桂林、玉林、柳州、梧州、北海、百色、河池等8个相当于副处级的区域药检所至今，虽基本设置有档案库房，却只有桂林、玉林两个药检所实现了符合档案管理要求的大集中统一保管并通过了档案行政管理部门评审验收(其中。桂林药检所综合档案室于XX年取得了档案室合格证，玉林药检所综合档案室于XX年达标定级) 2　档案管理基础设施较差，保管条件落后。大部分药检所因建所时间短，检验及办公场地小、场所少，故未设档案室或档案专人、专库，档案放在办公室的柜子里，有的还是木柜；没有落实防火、防盗、防潮等“八防”安全措施，没有空调、除湿机等设备。有个别原在已获得“科学技术事业单位档案管理自治区级”的市级药检所基础上组建的区域药检所，在近年档案管理工作普查及现场复查时就因档案库房条件简陋、专用档案存放空间未保证等硬件问题而未能得以更名换证 3　档案管理格局不明晰。管理机构不健全，管理职能不明确。药检所档案管理一般由行政办公室负责。由于历史沿革等原因和药检所行业管理要求，档案室一般只管理文书档案，而药品检验(测)报告书档案、人事档案、会计档案、图书档案等分属各个业务科室管理，在一个单位内形成多部门管理档案格局 4　档案管理制度不健全。检查督促考核未认真落实。在药检所管理中，一般均按照《产品质量检验机构计量认证／审查认可(验收)评审准则》及其继承和发展准则――《实验室资质认定评审准则》要求，制定了适用于各所较为健全的《质量手册》《程序文件》《作业指导书》《记录管理册》等质量保证体系、管理制度手册和各科室、各类人员的岗位工作职责，而涉及档案管理特别是像药检档案的制度、职责较少，没有相关的制度和检查考核措施。虽然自治区食品药品监督管理局对各药检所的《年度工作目标管理考评细则》要求各单位设立专门的档案室并规范化、认真抓好档案管理工作，但药检所却未真正认真实施，没有把完整的档案资料管理纳入日常工作范围 5　对药检机构档案内容界定不清，管理范围不明。随着科技的飞速进步，社会的发展，档案系统的内涵和外延也随之发生变化。药检档案的范围也已由以往的文书档案、药品检验(测)报告档案、人事档案等发展到今天的科研档案、电子文件、各种检验(测)设备及其使用时产生的图文、数据档案、实物档案、照片档案、声像档案、缩微胶片档案和数字化档案等等新型档案。由于未对纳入档案管理的内容赋予明确要求，各药检所根据自己的理解和实践“因地制宜”管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理 6　档案管理工作人员素质参差不齐。档案专业人员队伍在学历层次、理论水平、专业素质等方面参差不齐，与时代发展要求悬殊是目前我国档案专业人员队伍的普遍现象，很多档案部门是随便可以往里塞人的地方，是安排老弱病残的地方。在药检系统中还有表现为专职少、兼职多，专项管理经验不足，管理观念不强；在人才培养中，重视药检技术人员素质及动手能力的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高和继续教育没有纳入培训计划和要求，许多档案管理人员的管理水平停留在传统经验上，思想观念和管理水平跟不上时代发展，缺乏创新和活力 7　档案管理水平不高。现代化管理手段应用较差。随着计算机及网络信息技术在药检所管理中的广泛运用，药检所管理手段在不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的少，信息量小，基本还停留在手工收集、手中操作、手工检索上，缺乏利用现代化技术设备的手段，不利于档案的收集、编研、修史编志、开发和利用，不利于发挥药检档案更大的、应有的技术支撑作用 8　未将档案管理与药检业务建设同步规划、同步发展。在药检所近、远期规划中，一般对检验(测)设备、人员结构、技术水平、质量目标、检验项目及能力等都会作比较详尽的规划，而对档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划中，造成药检档案管理水平不能与药检业务同步发展。药检档案管理水平的滞后，必将影响药检业务技术的发展，影响药检所整体管理水平的提高，影响实验室资质认定和能力认可 9　监管关系的变化，使药检档案受到较高重视。一方面药品检验报告是判定一个药品是否符合规定的法律文书，若该被检药品被判不符合规定，监管相对人轻者被课以小额罚