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福州植物园档案管理现状分析和对策[摘要]植物园各类档案既体现植物园发展的历史过程，也客观反映着问题处理、领导决策、基本建设、科研开发等方面的过程和成果。该文在对福州植物园档案管理现状分析的基础上，有针对性地提出福州植物园档案管理的对策，使其规范化、现代化、信息化，更好地为福州植物园的发展服务 [关键词]植物园档案管理现状对策 福州植物园原名“福州树木园”，始建于1959年。 XX年由中共福建省委机构编制委员会批准，将福建省福州北峰国有林场、宦溪国有林场、福建省福州树木园管理处合并重组为福州植物园，加挂“福州国家森林公园”牌子。其主要职责：开展植物引种驯化、花卉苗木培育、林业科普宣传，负责森林公园建设、管理及园区森林资源培育保护。福州植物园既是群众喜爱科普游览胜地，又是研究、保护生物多样性，开发植物资源的重要场所。因此，准确把握新时期植物园改革、发展的特点，分析当前档案管理的现状，找准存在的问题，积极探讨解决问题的途径，已成为实现福州植物园全面健康、稳定快速发展面临的现实问题。只有实现档案管理的办公自动化，才能更好、更有效地进行档案资源的利用和共享 1档案管理现状 随着福州植物园不断的建设发展以及北峰林场和宦溪林场的并入，其文书档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等 我园1959年~1960年期间未对档案进行整理归档，所以期间档案数为0。从1963年起开始对文书档案按年度―问题―保管期限进行立卷整理，截止至XX年12月，档案总数1767卷，其中文书档案312卷（1994年档案未归档），会计档案1455卷。文书档案整理基本合格，但其中由于没有制定相关的归档规定，加上管档人员变动等因素，文件整理归档范围不规范，很多档案只根据管档人员的个人判断归档，使用查找一些重要档案就相对困难复杂。1990年前会计档案封存，1990年后整理合格及其他部分工程档案。具体分析数据如下图所示： 2存在问题 2.1 档案管理缺乏统一性。文书档案管理一般由行政办公室负责整理归档，没有设置专门的档案室。由于历史的原因和行业管理的要求，一般只管理文书档案和部分实物档案、音像档案等，而人事档案、科技档案、会计档案、工程档案等分属各个业务部门管理，在植物园内形成多部门管理各自档案的混乱格局，缺乏档案管理的统一性 2.2 档案管理制度不完善。档案管理是一项技术性、专业性很强的工作，应定有相应的规章制度来规范。对应归档的材料信息内容界定不清，检查督促考核落实不到位，档案资料收集不全。在我园档案管理中，涉及档案管理的制度、职责较少，严重存在部分科室和职工无视档案资料现象，使许多应纳入管理的档案资料未能纳入 2.3 档案管理人员综合素质和专业水平偏低。目前我园档案管理人员多为兼职，一岗位多职，专业出身人员较少。文书档案由办公室档案管理人员整理归档，各部门负责本部门档案的收集、移交工作。这些档案管理工作者几乎都不是专业的档案管理人员，也未参加过相关培训，对档案管理的基本知识、技能不精通，甚至根本不了解。这容易产生如档案资料收集不及时、不完整等一系列的问题，影响档案资料的利用。对档案管理人员的培养和继续教育没有纳入计划和要求，许多档案管理人员的管理水平停留在传统的方法经验上，管理理念和方法缺乏创新，档案管理水平的滞后，致使档案管理难以跟上福州植物园建设发展的步伐 2.4 对档案的重视程度不够。从档案管理内容看，档案的形成、积累、管理与调用，都需要园领导和档案人员及每一位员工不同程度的参与。然而事实上，大家都存在档案意识不强的现象。有的部门只重视文书档案，对科研、资源等方面需归档的材料，没有及时移交归档，造成归档时不认真，重要资料流失，再用时难找，无法保证档案的齐全和完整，致使档案不能被有效利用，难以发挥其应有的只能作用 2.5 现代化档案管理手段应用较差。随着科学技术的发展，计算机及网络技术在档案管理中的广泛运用，管理手段不断进步。而我园档案大都停留在纸质档案、铁皮档案柜保存的状态。档案管理基本还停留在手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。文档的保存、共享、使用和再利用十分困难。工作进度慢，利用效率低，自动化成分不高。另外，在手工办公的情况下，文档的检索存在非常大的难度。文档多了，需要什么东西不能及时找到，甚至找不到。XX年年末才开始采用计算机辅助管理档案，但仅限于单机版操作，难以实现资源的共享。这一现状与福州植物园的现代化发展差距甚大 3福州植物园档案管理发展对策 3.1调整管理思路，提高档案管理的意识。加强档案法的学习和宣传，增强福州植物园全体干部、职工的档案意识，特别是领导干部的档案管理意识。领