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南方医科大学 产品类档案管理实施细则（试行） 校产字[2007]168号 学校机关各部(处、室)，各学院、附属医院，就业指导中心，南校区管委会，基因工程研究所： 产品类档案是学校档案的组成部分，是学校重要的信息资源。为了提高我校产品类档案的质量和管理水平，更好地为学校和社会服务，并为考核产品类档案提供依据，根据《南方医科大学档案管理办法（试行）》，结合学校实际，特制定本细则。 1.产品类档案工作的基本原则 1.1学校自行设计、试制、生产、经营和销售产品过程中直接形成的、有保存价值的文字、图表、声像载体材料、样品等均属产品类档案。 1.2产品类档案是产品生产活动的真实记录，是生产力，是学校的财富，必须实行集中统一管理,保证档案的完整、齐全、系统、准确和安全，方便开发利用。 1.3产品类档案工作是办好校办产业的重要基础工作之一，也是衡量校办产业管理水平的重要标准之一，必须与生产单位的计划管理、质量管理和岗位责任制工作紧密配合，纳入单位的生产管理之中。 1.4各产业由主管生产的主要领导人分管本单位产品生产档案工作，并确立一名兼职档案人员，负责做好产品生产文件材料的收集、积累、整理、立卷、归档工作。 1.5实现产品档案的科学管理，逐步采用先进管理手段，大力开发档案信息资源，为学校工作和社会建设服务。 2.产品类档案归档范围的确定 2.1确定的原则 2.1.1归档的产品生产与科技开发活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 2.1.2归档的产品生产与科技开发文件材料，必须反映产品生产管理、经营、销售管理和产品生产各个环节的全过程，保证完整、齐全、准确、系统。 2.1.3归档的产品生产与科技开发文件材料，必须遵循自然形成规律，保持其有机联系，必须与实物一致并且有成套性。 2.2归档的主要内容和重点 2.2.1归档的主要内容包括综合管理、经营、销售项目的计划准备、设计、试制与鉴定、规模生产等六个方面。具体范围见附件一。 2.2.2归档的重点是各经济实体的申办报告、审批材料，业务往来合同、经济财务和产品设计、试制、生产、营销各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是全套设计、工艺图纸、关键性的材料。 2.3不归档的文件材料 2.3.1未定稿的材料和未定型的草图、蓝图、工时定额； 2.3.2重份文件和重份图纸； 2.3.3无查考价值和临时性、事务性文件； 2.3.4未定稿的计划、制度； 2.3.5未生效的合同、协议书。 3.产品类档案的立卷与归档要求 3.1形成与积累 3.1.1产品生产与科技开发单位接受任务后，应向各级管理和技术人员布置文件材料形成、积累的任务，并指定专人负责整个过程（从设计到销售）中文件材料的形成积累工作。 3.1.2工厂技术管理部门和产品设计组按产品生产工作不同阶段分别积累和整理有关的文件材料。 3.1.3档案部门应深入工厂、公司，了解各部门文件材料的形成情况。督促、指导有关人员做好归档材料的积累工作。 3.1.4归档材料必须字迹工整、图象清晰、纸质优良、图纸幅面大小要按国家统一格式，图纸签字手续完备。 3.1.5归档材料一般归档一份（原件），重要和经常使用的可酌加副本。蓝图、底图应各存一份。 3.2产品鉴定或定型后，产品设计组负责人把本产品形成的文件材料，整理组卷交技术管理部门。技术管理部门负责检查归档材料的完整、准确、系统情况并与积累的管理性材料整理成卷后，再移交校综合档案室。 3.3产品生产档案立卷时，应按文件材料的自然形成规律，保持有机联系，按时间顺序系统排列或按文件形成的规律，原则上相同内容的文件材料组成一卷。同一内容的文件材料数量多时，可分别组成若干卷。反映整个产品项目关键材料放在首卷，底图单独存放。一个项目文件材料少时，文字材料在前，蓝图在后进行组卷，底图单独存放。 3.4归档材料必须字迹工整、图像清晰、纸质优良、图纸幅面大小要按国家统一格式，图纸签字手续完备。 3.5卷内文件材料应按正文在前，附件在后排列。文字材料的原稿和正文归在一起，正文在前，原稿在后。重要材料原件上有圆珠笔字迹的要复制，复制后按原件在前，复制件在后排列。 3.6卷内材料一律拆掉金属物，用不锈钢装订可不拆除，用线装订于左侧，材料大小按16开，图件按A4图纸规格折叠成手风琴式，图名、图签折在外面。底图一律平放或卷放，不能折叠。 3.7对组好卷的技术文件材料进行逐页编号，每卷页号从1开始，无论单面或双面只要有书写、印刷的文件材料，每面均为一页。页号位置标在非装订线一侧的下角。 3.8案卷标题要准确，材料作者，材料形成日期应注明。填写卷内目录和备考表，卷内目录应放在卷内材料首页之前，备考表放在卷内材料尾页之后。 3.9产品技术负责人应填写本产品生产档案内容简介和工作人员名单，并放在本产品档案首卷卷内目录之