秘书办公室事务管理印信、值班、邮件管理.ppt

印信管理 印章是权力的象征和职能的标志 印章的作用 权威作用 标志作用 法律作用 凭证作用 印章的种类 正式印章 套印章 钢印 领导人名章（分为领导人签名章和个人名章） 专用印章 戳记 印章尺寸规格 国务院正式印章为6厘米，省部级及机关的正式印章为5厘米，副部级、地、市、州、县机关为4.5厘米，其他单位一律为4.2厘米。党的各级机关的正式印章，其规格与同级行政机关的正式印章相同。 国务院钢印直径为4.2厘米，其他单位钢印不得超过4.2厘米，不得小于3.5厘米 印章的应用应注意的事项 印章的管理 印章的管理包括：印章的刻制、颁发、启用、保管、使用、停用等 印章的使用操作流程：用印申请 用印签批 用印登记 用印监督 正确用印 秘书印章的要领（） A 握法标准 B 用力均匀 C 落茵平稳 D 印泥适度 案例：总经理把保管单位公章和盖印的任务交给了秘书小付，小付应该怎样做？ 答案:小付应把印章放在办公室装锁的抽屉或保险箱内,钥匙随身携带 每次用毕应将印章加锁存放,随印随锁 如因事外出,须经批准交他人代管 加盖单位公章,须经总经理批准,并审核签名; 要将盖用文件名称,编号,日期,签发人,领用人,盖章人等项详细登记 加盖印章必须做到用力均匀,使印章端正,完整 印信管理 印章使用与管理 1、印章的刻制及启用 严格按照国家有关规定刻制，不得擅自更改; 必须执单位证明及公安部门的批准证明，到指定的刻字单位刻制。 启用时一般由制发单位发出启用通知，通知中盖上所启用印章的印模，发给有关单位保存，以备查考。 印信管理 2、印章的审批和使用 ＊必须经过领导人批准，并进行认真的登记未履行 手续或手续不全时，不得用印。 ＊用印时应注意盖在正确的位置，一般应盖在文件成 文日期的上方，上不压正文，下骑年盖月。 3、印章的保管 ＊印章必须由单位的领导指派专人负责保管和使用， 严禁擅自使用或外借。 ＊印章如果丢失要立即报告公安机关备案，并以登报 或信函等形式通知有关单位，声明其遗失或作废。 印信管理 介绍信的使用与管理 介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。 介绍信管理应严格而细致，并注意以下问题: （1） 介绍信的格式应符合要求 （2） 介绍信应由专人管理 （3） 出具介绍信必须认真履行审批手续 （4） 妥善保管好介绍信的存根 介绍信使用的程序 动脑筋 1、11月1日，李经理要到广州参加一个贸易洽谈会，考虑到要与多家公司洽谈业务，需要带几张空白介绍信，可否？ 2、某公司印章管理人员小马为工作方便，带印章一起出差到外地，这种做法正确吗？ 值班工作 值班形式 常设值班室（重要党政机关或规模较大的组织） 轮流值班（下班时间或节假日期间，大多数单位采用） 临时性值班（防范突发性事件临时开设） 值班工作的主要任务 传递信息 办理领导临时交办的事项 负责接待工作 处理来函、来电（一般只传达不答复，不随意表态） 掌握领导外出活动情况 确保安全 处理突发事件 承办临时事项 值班记录 值班记录一般包括接待记录、电话记录、值班日志、值班报告、公务接洽。 接待记录（来访人姓名、单位、时间、内容接待人的承办意见、领导的批办意见、接待人的姓名） 接待记录表 电话记录（来电时间、来电单位、来电内容、接电话记录人、领导批示和处理意见） 值班日志（一天一般的重要工作） 值班报告 会晤接洽记录本 来访登记表编号 值班人 ┌─────┬─┬───────┬─────────────────────┐ │来访人姓名│ │ 来访人单位│ ├─────┼─┴───────┴─────────────────────┤ │ 接待时间 年 月 日 时 分 至 年 月 日 时 分 ├─────┼─────────