2017年度公司办公管理制度.doc

2013年度公司办公管理制度 第一章 公文管理 一、为规范公司公文管理，提高办文速度和下发质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据上级关于文书处理的有关要求，特制定本规定。 二、各部室、各项目部应发扬实事求是，认真负责的工作作风，做到该发的文件发，不该发的文件不发，大力减少发文数量，提高公文处理的效率和质量。 三、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料，各项目部上报的文件、资料，以机关部室名义的行文。 四、办公室为文件的制发部门，负责对公司公文的统一管理、督查。 一、收文管理 1、上级发来的文件资料由公司办公室统一签收、开拆、登记、呈阅、分发（各部室收到的上级重要文件要及时报公司办公室审核），并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的文件，及时呈送领导批阅。 2、凡需要办理的公文，由办公室填写来文办理呈批单，并经办公室主任签批后，再送领导阅示，根据领导批示及时做好协调安排。 3、公司各部室、各项目部收到办公室批转的上级来文时，应当及时办理，不得延误、推诿、紧急公文应按时限要求办理。办公室要认真督办、催办、以防积压或漏办。 4、领导或外出人员参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交办公室编号保管，不得个人保存。 5、各部室、项目部行文向集团请示或报告工作的，应报送公司办公室一份备案。 二、发文管理 1、凡是以公司名义发出的正式文件（包括：文件、通告、决定、决议、请示、报告、会议纪要等）及一般性文件（即一切加盖公司印章的文件）均属发文管理范围。 2、公司下发文件主要用于： （1）公布公司规章制度； （2）转发上级文件或根据上级文件精神制定的公司文件； （3）公布公司体制机构变动或干部任免事项； （4）公布公司的重大生产、技术、经营管理等工作的决定； （5）发布有关奖惩决定和通报； （6）其他有关公司的重大事项。 3、公司上行文、外发文主要用于： （1）对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定； （2）同兄弟单位联系有关公司重大生产、技术、人事劳资、科研、经营管理等事宜。 4、与各职能部室相关的一般性业务，可用本部室的名义对外发函（应各自编号备查），不用公司名义发文，但须到办公室办理备案手续，办公室可以对以部室名义的发文进行审核，提出意见和建议。 5、发文程序与要求 1）、公文拟制 （1）各部室需要发文，应事先向办公室提出申请，办理文件审批手续。办公室应对拟发文件进行可行性论证，发文应按照“宁精勿滥”的原则进行，可发可不发的文件坚决不发。 （2）办公室同意发文时，拟办单位应以国家法令、上级指示以及公文格式，结合工作实际需要，草拟文件初稿。 （3）草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况属实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书面工整；严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写。 2）、校注 （1）文稿拟就后，要填写文件签批单，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人。 （2）公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后报分管领导审核，分管领导审核后送交办公室核稿。办公室应根据公司的要求和上级有关指示精神、有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重新誊写清楚。 （3）发文实行承办部室负责制（对文稿内容，质量负责），凡因承办部室校对不细，审核不严而出现的错误，由本部室负责，由此形成的（修改、重印等）印刷费用由负责人支付，公司不予报销。 3）、签发 文稿审核后，按批准权限的规定呈送有权签发人审定批准签发。 4）、印制和用印 （1）公司领导批准签发后的文稿交经办部门按数印刷，对印刷质量不好的文件，办公室不予用印。 （2）文件用印携带有签发文签字的文稿，除会议纪要和以传真形式发出的公文外，所有公文加盖公司印章。联合行文，由主办单位盖章或联合单位并列盖章，主办单位在前。用印部门填写用印申请单，由该部门负责人签字后，送办公室审核，办公室主任签字后方可用印。 5）、分发 公司文件的下行文主送、抄送范围为：各部室、各项目部。根据文件情况缩减或扩大主、抄送范围。 6）、文件归纳 正式发文应将文件原稿（经领导签字）连同正本二份送档案室存档，非正式文件，以部门名义的文件需送办公室留存一份备案。 7）、公文格式 范围 本规定适用于公司机关部室及各项目部制发的公文及一般性文件。 公文内容 公文一般由发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、印章、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 定义 字：标识公文中横向距离的长度单位，一个字指一个汉字所占空间。 行：标识公文中纵向距离的长度单位，本标准以3号字