数字档案馆应用系统建设.doc

数字档案馆应用系统建设浙江省档案局于XX年1月出台了《浙江省数字档案馆建设管理暂行办法》。《暂行办法》规定：数字档案馆建设包括基础设施建设、信息资源建设、应用系统建设和规范制度建设四个部分。数字档案馆功能主要通过应用系统实现，是数字档案馆建设中软件开发的主要内容，因其重要性强，所占工作量比重大而列出作为一项单独的内容。实际上，在数字档案馆的具体建设过程中，应用系统建设往往是项目的重点和难点，其好坏也往往直接关系到项目的成败。同软硬件产品选型、采购等基础设施建设的一次性工作相比，它不是那么直截了当，同数字化加工、电子文件接收这些信息资源建设的常态管理相比，它又不是那么有章可循，因此，应用系统建设的难度和风险都相对比较大。本文结合浙江省档案馆数字档案馆项目中档案管理利用综合平台的开发情况，谈一谈数字档案馆应用系统建设的特点和具体实践中需要重视的几个方面。 数字档案馆应用系统建设的特点 1　标准规划数量少，建设具有探索性。国家档案局对于数字档案馆的建设很重视，已组织了若干相关课题推动这项工作。但全国统一规划尚未完成，目前国家级的数字档案馆的建设模式还没具体化，所以这项工作暂时处于自下而上的实验摸索状态。例如，电子文件管理有关的接收标准、元数据规范、管理利用制度等业务规范尚未明确，浙江省档案馆在实践中只能依靠自己的理解和本地实际情况做一些尝试性的试点工作；数字档案的信息安全与保密要求没有形成完备的规范体系，使得信息安全和保密无论在标书制作阶段还是系统开发阶段都没有被引起足够的重视。因此，数字档案馆的应用系统建设可以说在很多方面带有开创性，它和正在逐步完善过程中的档案工作标准化建设是同步进行的。另外，数字档案馆应用系统在实际使用中也必须结合具体工作要求和业务流程再造，不断地改进和完善 2　系统复杂程度高，建设具有工程性。浙江省档案馆的档案管理利用综合平台不仅是目录库、全文库的存储和检索平台，而且要实现对档案馆工作两个角度的全面管理。横向角度要集文字、图片、照片、声像等多种载体的档案信息于一体，对各类档案、现行文件、馆藏资料、电子公文、专题数据进行统一管理；纵向角度要实现从报送、核查、入库、鉴定，到接待利用、台账登记、信息发布、报表统计等各个环节的日常管理。还要考虑到局域网、政务网、互联网之间物理隔离、逻辑隔离的要求，可见，数字档案馆的应用系统本身是一套非常庞大和复杂的应用软件，其开发过程应当遵循软件工程的原则和要求。建设目标是应用系统不但能实现功能模块，达到性能指标，符合信息安全和保密要求，而且要具有健壮性、复用性、可维护、易修改等软件特性 3　项目管理难度大，建设具有过程性。档案馆与档案馆之间差异和个性需求的存在，决定了应用系统建设只能采取项目开发的方式。项目开发具有个性化定制的好处，但是，项目开发的管理相比产品的选型采购要困难许多。项目管理要在需求调研，分析设计、编码、测试、实施、完善等一系列的过程中做到质量管理、进度管理、成本管理、信息安全管理和文档管理，防止业务需求和技术实现相脱节，防止项目失控和失败，在目前档案系统技术人才储备普遍缺乏，大型软件开发管理经验明显不足的条件下，其难度是可想而知的 具体实践中需要重视的几个方面 由于具有上述探索性、工程性、过程性等特点，作为数字档案馆四项建设内容之一的应用系统建设尤其需要精心组织与精心管理。浙江省档案馆综合档案管理利用平台包括三个档案信息基础数据库(档案目录数据库、重要档案全文数据库和多媒体档案数据库)、三个信息中心(省直单位档案电子目录中心、省直单位电子公文接收管理中心和省级现行文件中心)、三个网站(政务内网网站、政务外网网站和公众网网站)和一个电子阅览室，涉及局域网、政务内网、政务外网、互联网四个网段，光软件开发就投入70万，经过近两年的开发与试运行，现已全面建成。我们在建设过程中着重注意了以下几个方面，这些方面也值得其他单位在数字档案馆应用系统建设中引起关注 1　重视需求管理。数字档案馆应用系统开发前期主要是通过深入沟通，划定需求边界。系统边界的描述可以通过陈述和图示来进行。目前用得比较多的是图示法，用图形，例如用例图来描述系统的边界。边界明确后形成系统需求规格说明书，经各方签字确认后生效。大型项目可以分册签订需求规格说明书，像浙江省数字档案馆就分成了综合管理系统、电子阅览室、政务外网业务系统、电子公文接收中心、互联网与政务外网网站、互联网英文版与政务内网网站六册。软件开发绝不仅仅是程序员编代码的过程，更重要的是要通过沟通让用户和开发人员双方对系统的预期和认识能达成共识。这一共识就成为系统开发的目标和要求。因此，沟通在应用系统建设中显得尤为重要。沟通可以通过语言、图示、原型演示等方式进行。建设单位方面，不能指望应用系统建设是一项“交钥匙”