制度05-公文管理制度.docVIP

上海意迪尔洁净系统工程有限公司 意迪尔〔2010〕制度01号 公文管理规定 一、总则 （一）为规范公司的公文处理，提高公文处理的质量和效率，保证各项业务工作的正常进行，制定本办法。 （二）本规定所指公文主要包括外来公文和内部制发公文两种。 （三）外来公文包括来函、传真资料等项。内部制发公文主要指公司内部制定的制度、请示、报告等。财务单据由财务部负责保存，合同类文件另见公司《合同管理办法》。 （四）行政人力资源部为公司的公文统一管理部门。各部门指定专人（部门文件管理专员），负责部门的公文收发、初审和督办。 二、收文 （一）所有外来公文统一由行政人力资源部签收、登记、分发。行政人力资源部根据外来公文的内容和性质，提出拟办意见，给总经理或副总经理审批后，分送经办部门办理；分送各部门的文件若有差错，必须立即退回行政人力资源部进行处理。 （二）内部制发文件收文时，各部门文件管理专员登记入《收发文登记簿》，及时送达承办人，并负责检查催办。 三、制发 经办人起草文件并填写相应的报签纸——部门经理审核——相关部门会签——总经理/副总经理审批——行政人力资源部根据领导批示做分发、报送或发文处理。流程如下： 四、审核 （一）公文起草后，在送公司总经理、副总经理审批前，须经部门经理、相关部门会签和行政人力资源部审核和文整。各级人员须履行职责，认真审核把关。审核完毕，均须签上姓名和日期。 （二）部门经理审核的重点： 是否确需行文； 公文类型是否恰当； 事实是否确实； 观点是否明确。 （三）各部门文件管理员在将公文送行政人力资源部前，应对部门所拟公文进行审核、文整，具体要求如下： 是否确需行文； 是否经过部门经理审核； 文种选择是否得当、公文格式是否规范； 行文规则是否符合要求，如：层次是否清楚、观点是否明确、前后是否矛盾、事实是否准确、语句是否通顺、语气是否妥当、用词是否规范、标点是否正确、有无错别字等。 （四）行政人力资源部在收到各部门的文件后，对以上内容再次进行审核，确保公文符合规范。 （五）行政人力资源部有权将不符合规定的公文退回部门。 五、会签 如公文要其他部门会签意见的，由各部门自行组织会签。最后一个会签部门，处理后交行政人力资源部处理。 六、传阅 内部传阅文件按规定范围、规定时间阅读完毕后，在文件传阅单上签字。最后一个签阅的员工则在签阅后将文件转送行政人力资源部。 七、批示 公司所有公文必须经过总经理或其授权代理人审批签字后，方可执行。 八、归档 （一）公司任何外来和内部制发的文件的正本均须交行政人力资源部归档存查。 （二）若公司各部门必须使用正本时，可暂时借出使用后归还，若正本必须借出且无法取回，可存档复印件。 九、常用公文的拟稿要求 （一）请示。请示应当一事一文，须写明请示的原因、具体事项；凡公司经营重要事项,都必须请示,经部门经理、副总经理、总经理审批后,方可执行。详见《内部会签表》。 （二）报告。报告中不得夹带请示事项。 （三）盖章。需盖章的文件必须填写《用印申请单》，并按《用印申请单》的程序经签字后方可盖章。 （四）函。以公司名义给外单位去函或复函的，由经办部门拟稿，复函的还需附来函原件或复印件；对外发函的题目统一用小二号宋体、加黑，正文统一为小三号仿宋体，书写格式按公文写作统一格式。 （五）会议纪要。会议纪要只对会议决定事项和要点进行归纳叙述，而无须对会议的讨论过程进行全面的记录。 （六）工作联络单。公司部门之间重要事项的联络，应填写《内部工作联络单》。被联络部门接到工作联络单后，应积极处理并作书面回复意见，对不能处理的事件亦要书面回复说明原因。 十、特别规定 （一）各部门审核、会签，没有特殊情况，不得超过两个工作日。 （二）公司和部门所有制度先有部门拟定草稿后，由行政人力资源部统一文整、编号、发文。 （三）本管理规定至颁发之日起生效。 上海意迪尔洁净系统工程有限公司 二〇一〇年九月七日 附件： 1、请示会签表 2、用印申请单 3、内部工作联络单 内部会签表 编号： 领导批示: 会签意见: 标题 附件 主送 抄送 拟稿时间 紧急程度 □一般 □急 □加急 拟稿人 部门经理 用印申请单 编号： 部门 用印类型 印数 用印人 用印时间 事由 部门经理 审核 行政人力资源部审核 公司领导 审批 内部工作联络单 编号： 发单时间 急缓程度 □加急 □急 □一般 主送 抄送 标题 附件 拟稿人 部门经理审核 主 要 内 容 回 复 意 见 下达 上传 公司公文内部流程图 部门经理或 经办人办理 存档或转发 转发 外来公文 相关部门会签意见 副总经理 总经理 部门经理 部