第六章 文件归档步骤.doc

文件归档步骤 根据以往经验，我把档案整理工作归结为四大步： 一、收集：根据三合一制度，需要明确归档文件材料与不归档文件材料具体范围，即对文件材料的归档价值进行鉴定。说白了就是摸清家底儿。 二、整理：依次为录入电脑、分类、排列、编号、目录、盖章、装盒七步。对档案的具体保管期限进行准确鉴定。 三、装盒：永久、30年放一起，方便日后的利用、销毁。 通过工作，我们接触到的文件有：上级文件材料、本机关的文件材料、同级机关和非隶属机关的文件材料、下级机关的文件材料。现在具体分析此类文件的归档步骤： 一、收集。首先，按照我们的三合一制度，文书档案主要分三大类:综合类、党群类、业务类。 机关应归档的文件材料： （1）上级文件材料。需要贯彻执行的政策法规性文件；代上级机关草拟并被采用的文件最后草稿和印件；文件中涉及到本单位的文件材料等。 （2）本机关的文件材料。这是重点，也更加符合8号令关于收集的核心是“以我为主”的要求。包括各类红头文件和白头文件等。主要是指反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；本机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料等。 （3）同级机关和非隶属机关的文件材料。主要包括虽不是本单位主管业务但需要贯彻执行的法规文件；对本单位检查的重要文件；重要的来往文件等。 （4）下级机关的文件材料。如报来的重要工作计划，总结等法规性备案文件。 机关不应归档的文件材料： （1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； （2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； （3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； （4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 如何确保文件材料的收集齐全完整？概括为十句话： 一是处理完毕的文件材料要随时收； 二是经常用的文件，要履行借用手续定期收； 三是本单位发文，在盖章时当时收； 四是会议材料，要事先做好工作及时收； 五是内部形成的材料，要注意掌握线索有针对性地收； 六是常规性的文件材料，要逐项收； 七是在机构人员变动时，要提前收； 八是结合年终检查，集中收； 九是年末立卷需要全面收； 十是在立卷过程中，发现不全要反复收。 那么，是不是所有收集起来的材料都要归档呢？回答是否定的。国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》明确界定了机关应归档的文件材料和不应归档的文件材料的范围。 二、整理。 （一）录入电脑。先用电脑软件给每个文件进行分类，输出目录。 （二）装订 （1）文件的修整。修裱破损文件、拆除金属物或塑胶壳。 （2）文件的装订。采用袋装的方法。袋装即是将金属排除后，放入斜口袋。 （三）分类。即依据一定的标准，按照文件的来源、时间、内容和形式特征的异同点，对文件进行有层次的区分，并组成具有一定从属关系和平行关系的管理体系。 分类方案的设置： 一般机关按“年度—机构或问题—保管期限”三级分类；归档文件少的单位可按“年度—保管期限”两级分类。保管期限最低一级类目，分为永久和定期。其中定期分为30年、10年。 如何准确划分保管期限？国家档案局8号令中也有明确规定： 永久保管的文书档案主要包括： （1）本机关制定的法规政策性文件材料； （2）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； （3）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； （4）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； （5）本机关机构演变、人事任免等文件材料； （6）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； （7）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； （8）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。 定期保管的文书档案主要包括： （1）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； （2）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； （3）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； （4）本机关一般性事务管理文件材料； （5）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等； （6）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料； （7）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料； （8）同级机关、下级机关关于