联系人信件发布管理系统.docVIP

卓 达 新 材 集 团 联 络 函 下 发 管 理 制 度（试行） 文件编号：ZDXC- 版本：A 编制： 日期：＿ 审核：＿ 日期：＿ 审批：＿＿＿＿＿＿＿ 日期：＿＿＿＿＿＿＿ 主导部门：卓达新材集团/生产运营系统/计划调度中心 发布日期：2014年 月 日 实施日期：2014年 月 日 1、目的： 规范联络单的下发、跟踪和归档，避免因沟通造成工作延误，促进日常工作的有效开展。 2、适用范围： 卓达新材集团各中心、各单位由于工作失误、客户要求或其他重要工作事项，需要其他中心、单位给与支持配合。 3、职责： 各中心、单位负责联络函的编制、评审及相关事项的沟通，以及职责范围内的信息传递和问题解决。 4、流程： 4.1责任中心、单位根据工作需求提出变更申请，并与相关责任部门沟通，确定能否下发、交付日期确定或其他相关事项。必要时由责任部门组织各中心、各单位进行评审。 4.2沟通完毕由下发责任部门经办人、责任领导签字，并注明原因，领导出差需委托部门内部人员代签。 4.3各中心、单位在接到联络函后必须立即给与处理和回复； 4.4各中心、单位联络函下发和接收时需要注明联络函编号，并要统一归档保存。 5、相关要求： 5.1接收联络函部门必须在24小时内对相关内容、工作进行回复，确实完成困难需向下单部门说明原因，否则每延误一天对责任人负激励100元； 5.2对于联络单工作内容，下单责任部门对其执行情况要进行跟踪，如接单部门在24小时内未回复，要与责任人及时沟通，直至问题解决； 5.3联络函时日常沟通重要工作一种途径，各中心、单位要根据问题的严重程度进行识别是否需要下发联络函，避免下发联络函随意性； 5.4对于联络函不能及时解决的问题需尽快向上级领导进行反馈，不能无限期搁置； 5.5下发时必须以扫描版或纸质版下发，不准以电子表格形式直接下发，否者视为该联络单失效； 5.6对于特别重大的事项需要高层给予支持，需走OA流程，不准以联络函的形式下发； 5.7各中心、单位需对本部门发起的联络函进行统计分析，并对工作失误导致的联络函制定整改措施，防止类似问题再次发生。 6、相关附件： 附件1：《新材集团工作联络函》 附件2：《新材集团联络函汇总表》 附件1新材集团工作联络单 附件1 编号： 发出部门 经办人 主管 主 题 及 事 由 主题： 发出时间 年 月 日 完成时间 年 月 日 送达部门 意见描述 签收 签收时间 其 他 （不够可续纸） 签字： 附件2 新材集团工作联络单汇总表 附件2 NO 下发日期 编号 主题及事由 发出部门 经办人 接收人 备注