会客接待门禁制度..docVIP

会客接待及门禁安全管理制度 为规范公司管理，保障公司正常的工作秩序，理顺会客接待流程，树立良好公司形象，维护公司商业、技术机密，保证公司正常办公秩序，经总经理办公会议研究决定，制订会客接待及门禁安全管理制度，具体内容如下： 一、办公室前台文员负责公司前台的所有来客接待工作，主要接待内容如下： 1、来客接待 2、应聘人员接待 3、总机电话接待 二、来客接待流程: 1、客人来访时，前台文员首先进行接待。 2、前台文员在了解来客的姓名、单位、被访人及是否提前预约等信息后，根据业务归属，在前台通过电话负责联系公司的相关部门、人员。 3、来客经被访人确认、许可后，前台文员方可安排来客在会客厅等候。 4、根据公司商业、技术保密的需要，一般情况下，来客和被访人只能在会客厅进行会谈；如来客要进入办公区域，必须经过相关部门领导批准方可。 5、来客要求约见总经理的，前台文员要亲自进行确认，经总经理批准后方可允许来客进入；否则，前台文员须婉言谢绝。对于经劝阻无效继续纠缠者，前台文员向办公室主任进行汇报、处置。 三、应聘人员接待流程： 1、前台文员询问应聘者是否系公司面试的通知者，还是自主上门应聘者，然后通知办公室主任。 2、前台文员引导应聘者在会客厅等候，由办公室主任进行面试。 四、前台文员工作规范： 1、前台文员对任何来访客人要以礼相待，不得以貌取人，损坏公司形象。 2、接待来访客人时要热情、认真、耐心、细致，做好引见与解释工作。 3、接待时善于鉴别来人的意图，保持一定的警惕性。 4、不得与客人交谈公司机密和与本职工作无关的事情。 5、不得对客人表达对公司的不满。 6、未经授权的事，不得随意做答。 7、接见客人或送行时注意礼节。 8、不得轻易透露公司员工手机给来客。 9、对于以下来访人员，前台人员有权拒绝其进入公司，必要时报告办公室主任处理： 1）酗酒而不能自控者; 2）衣着严重不整或穿拖鞋者; 3）言语有明显挑衅倾向者; 4）与公司事务无明显联系的推销者. 五、前台文员接待礼仪： 1、客人来访时，起身，微欠身，面带笑容，对来客道：“您好”；客人离开公司时，起身，微欠身，面带笑容，对来客道：“慢走”。对于重要的客人，前台文员应该亲自开门并引导客人离开。 2、接听电话时，语气温和，口齿清楚。 3、接听电话时，先道：“你好，利驰软件”，然后进行接转。 4、对于要求找公司领导的来电，先问清对方单位名称、职务、姓名，然后婉转回答“请您稍等，我给你找一下”之类的话再处置。 5、对于咨询类的电话，要态度和蔼，礼貌对待，妥善解答。 6、接听重要电话时，做好记录。 六、接待注意事项： 1、前台文员在工作中须认真细致，积极主动。 2、前台文员必须不断了解、熟悉公司业务模式，以增强接待来访客户咨询的主动性。 3、前台文员必须具备敏锐的商业机密保护意识。 4、前台文员必须在工作中，不断提高自己的观察、判断、辨别能力，对于来客的意图、目的做到准确把握，做到既不放过无关人员进入公司，又不得罪来访客户。 七、门禁制度： 公司前台文员负责公司门禁安全管理和公司商业机密管理。 外来人员未经许可，不得进入公司，前台文员必须严格进行把关。 外来联系业务的人员，必须在公司指定的区域会客。不得擅自在公司办公区域参观、走动。 公司员工携带公司物品出门,必须在办公室办理出门证方可。 公司员工在上班时间外出，必须在前台处进行登记。 公司给各部门经理以上人员配发大门钥匙；原则上，公司配发钥匙的人员每天上班提前30分钟到公司，打开大门。 每天下班后，由保洁员或公司配发钥匙的人员，检查、关闭水、电、空调、门窗及其他用电设备后，锁好公司大门，方可离开。 八、安全管理： 1、所有员工应具备防火、防盗方面的安全意识。 2、员工不得将贵重物品、现金存放在公司。 3、员工下班前应认真检查本岗位、办公区域是否存在安全隐患，如发现异常情况，应该及时向办公室报告。 4、员工下班应将本人办公桌抽屉上锁，将电脑关好。（个人使用的电脑必须设置开机密码） 5、员工不得私接电源或改动公司用电线路。 6、公司员工不得将无关人员带入公司。 7、对于出现的意外情况，应该在第一时间通知公司负责人进行处理。 九、附则 1、本制度由办公室负责解释、修订； 2、本制度未尽事宜参见公司其他相关规定； 3、此前颁布的制度与本制度不一致的，以本制度规定为准； 4、本制度自颁布之日起实施。 2006年9月12日 上海利驰软件有限公司 SHANGHAI LEAD SOFTWARE CO., LTD.