人事行政部文控管理制度..docVIP

1.0 目的 为做好文件与资料的归口管控工作,保证档案归档质量，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，以更好地为公司运营、内控、管理、基建等工作提供支持与服务，特制定本管理规范。 2.0 范围 2.1仅适用于宏伟石英制品有限公司的文控管理。 3.0 定义 3.1立卷归档：按照一定的要求和方法，对建档范围内的文件与资料进行有序且系统性的整理、组合成案卷并（交）由人事行政部的文控中心归档的过程。 3.2 内控：主要是指财务、会计、审计、预算等方面的管控。 3.3文控中心：即DCC(Document Control Central),是公司建档文件资料归口管控单位。 4.0 职责 4.1人事行政部负责本制度的归口管控。 4.2人事行政部文控中心负责对公司建档范围内的所有文件与资料进行归口管控，非文控中心管理人员不得私自接收、保管、发放、回收和销毁之。 4.3公司内部各职能部门和个人应严格遵守本管理规范，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件与资料的义务。 4.4管理性作业文件如规程、作业表格、制度、质量记录等由各部门负责按“类别→日期”进行立卷并每月1次（次月10日前）将当月“公司建档范围内的文件与资料”统一移交文控中心归档管控。 4.5外来文件可由相应的对外接口部门做预签（接）收→再转文控中心签收、立卷归档。 5.0 内容 5.1文控中心建档范围 5.1.1体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、程序文件、作业规范/表单（原始体系文件） 5.1.2技术文件：技术标准、图纸/BOM、控制计划、工艺流程图、项目研发各类文档。 5.1.3外来文件、工程规范：技术标准、法律法规及相关识别、第二/三方图纸等。 5.1.4运营内控及基建档案：公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；财务、会计及其管理方面的文件材料；劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；经营管理方面的文件材料；生产技术管理方面的文件材料；产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料；仪器、设备方面的文件材料；基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；科研、技术引进、转让方面的材料；教育培训方面的文件材料；信息、情报方面的文件材料；其它具有利用和保存价值的文件材料。 5.1.5以上（5.1.4）文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及公司总部与外埠工厂集体活动和员工在从事技术革新和管理改善等各项工作活动中形成的，对公司具有保存价值的文件材料。 5.1.6公司资料还包括声像资料：照片文件资料（含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成）；影片文件资料（含原版底片、拷贝及文字说明）；录音文件资料（含唱片、录音带）；录像文件资料（含政治、经济、科技、文娱、广告活动）；公司历史成长音像图片资料。 5.2管理机制、机构职责 5.2.1管理机制：实行集中与分散管理相结合的机制。由公司人事行政部负责主体文件资料的归口管理，并对其它部门的文件资料管理工作进行督促和指导。人事行政部设立文控中心，配备文控中心管理员分管公司主体文件资料工作并由人事行政部负责人直接领导。文控中心管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。 5.2.2机构职责：文控中心既是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。其主要职责如下。 ①负责规划、协调全公司文件与资料管控工作，对各职能部门文件与资料工作进行监督、指导和检查。 ②制订和组织实施公司关于文件与资料工作的规章制度。 ③负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。 ④严格执行保密制度，做好文件资料密级控制和守密、解密工作。 ⑤开展文件与资料宣传、咨询活动，做好文件与资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。 ⑥发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。 ⑦开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。 ⑧组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指导他们的工作。 ⑨做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。 5.3文件资料的收集 5.3.1建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分长期、5年、3年、1年等）；注明文件的版本号。相关具体内容按《记录控制程序》执行。 5.3.2对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全； 5.3.3及时跟进并将办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。 5.4文件资