学籍卡片整理要求概论.doc

*******学院学籍档案整理要求 一 、学籍档案的归档范围 1.本专科生、继续教育学生：《学籍表》、《成绩表》（辅修二学位成绩入此）。 2.纸质文件材料与电子文档实行双轨制同时立卷、归档原则。 3．电子文档按《*****学院电子文件归档暂行管理办法》执行。 二、整理单位 本专科学生、继续教育学生学籍按系别、专业、班级以“案卷”为单位立卷。 三、文件材料排列顺序 本专科生、继续教育每卷中按照学号升序排列，每个学生的学籍表在前，成绩表在后。 四、立卷要求 1.立卷前检查：核准毕业生人数，检查审批手续是否完备，归档材料是否齐全，排列顺序是否正确。 2.编写页号：无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷页号均从1开始，最后一份学籍卡片需填写首尾两个页号，两个页号间用“-”隔开，如99-100；页号位置在非装订线一侧的上角，正面写在右上角距边20mm处，背面写在成绩表左上角距边20mm处，各卷之间不连续编页号，页号用打号机打在上面。 3.填写内容 （1）学籍表： 学生基本信息上的各项内容有： ①学生学号、姓名、班级、专业等； ②家庭情况； ③本人简历； ④奖励情况（填写省级以上奖励的、含省级，没有写“无”）； ⑤异动情况（退学、休学、降级、复学、转学、转系、离校待考、出国等情况按要求填写清楚，没有写“无”）； ⑥毕业情况：毕业证书号、学位证书号在成绩表上体现出来的无需填写，没体现的填写，毕业时间、所获学位（要填写学位评定结果并盖章）、毕业设计题目等。 （2）成绩表：课程成绩信息必须完整、准确，不得涂改，本单位盖章、系审核人的签字后粘贴学籍卡背面。 （3）学籍表上的照片应为２寸正面免冠照片 。 4.退学、转学、出国学生学籍档案的学籍表和成绩表，与原班级学籍档案同时立卷归档； 5.离校待考学生学籍档案放在学生毕业年度本专业本班级最后，专业取消的单独立卷归档； 6.降级、复学、转系学生的学籍档案放在毕业年度就读专业、班级立卷归档。 五、归档材料的质量要求 1.字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备； 2.手工书写应用不褪色的黑色、兰黑色墨水，字迹要求工整清晰； 3.长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘； 六、档号标识与编制原则 （一）档号标识： 学籍档案档号=年度号+保管期限代码+学籍类目代号+案卷号 模式如下： ××××—Y—JX14D（C）—1～n ① ××××：年度号，学籍档案形成的最后年即学生毕业年度； ② Y ：保管期限代码为永久 ； ③ JX14 D（C）：学籍类目代号，D为本专科生学籍分类代号、C为继续教育学生学籍分类代号； ④ 1～n ：案卷号，按最下位类目流水。 （二）档号编制原则：本专科生、继续教育学生由各教学单位按 学籍分类编号。各类学籍档号中的案卷号每年从001开始，暂由所在 教学单位用铅笔标注，最后由学校综合档案室审定后统一编制 例如： ① 2008-Y-JX14D-001 （2008年本科毕业生学籍档案第1卷） ② 2008-Y-JX14C-001 （2008年继续教育学院毕业生学籍档案第1卷） 七、卷内目录及备考表 （一）登录****学院档案管理系统教学档案模块教学数据库，将案卷目录、全引（卷内）目录的内容录入计算机，并打印出封面、全引（卷内）目录和案卷目录。全引（卷内）目录打印一式三份，一份放在每卷卷首，一份交学校综合档案室，一份自存 。全引（卷内）目录格式见附件1。 （二）卷内目录录入的内容： 1.案卷号：暂由所在教学单位用铅笔标注，最后由学校综合档案室审定后统一编制； 2.案卷题名：准确揭示卷内文件材料内容，包括责任者、题名、文种三方面，字数不超过50个字。案卷题名包括学校、系、届、专业、班级、本专科生 、继续教育学生学籍成绩表等内容。如一个班级学生的学籍档案分成几卷的，则题名中应注明本卷起止学号。例：*****学院机电及自动化工程系08届自动化专业04-1班本科学生学籍卡； 3.起止日期：入学时间—毕业时间（如2004.09-2008.07）； 4.卷内页数：本卷的总页数； 5.保管期限：永久； 6.序 号：卷内学生排列的顺序号。一个学生一个序号，从1 开始； 7.文件编号：学生学号； 8.责 任 者：文件形成单位； 9.文件题名：专业、班级、姓名（如：自动化04—1 王××）； 10.日 期：学籍档案形成的最后年月即毕业时间 ； 11. 页 号：每个学生学籍成绩表首页的页号（注：最后一份学籍成绩表需填写首尾两个页号，两个页号间用-隔开，如99-100）； 12.备 注：需要说明的问题。 （三）卷内备考表：要标明卷内总页数，有关情况说明，立卷人、检查人、立卷时间等，填写一