excel可以这样用——数据处理、计算与分析.pdfVIP

第1 章 成功，从改变习惯开始 根据笔者的工作经验，很多加班制作 Excel 表格的用户，工作效率普遍是低下的。工 作效率低不仅表现在技能欠缺，工作习惯往往也有问题。改变习惯是成功道路上迈出的第 一步，往往也是最重要的一步。在本章中将带领大家一起敞开心扉，吸收新的理念，从改 变基本的操作习惯开始，一起走上成功之路。 1.1 一些常用的操作习惯 Excel Excel 2003 很多用户在使用 上操作习惯大有问题。例如， 界面千人一面、找不到 版的命令、经常使用的文件找不到、Excel 工作表不会隐藏和保护。 这些看似都是小问题，实际上不仅影响工作效率，甚至还会影响到正常的工作。工欲 善其事，必先利其器，要提高工作效率就应先从改变操作习惯开始。本节将分享一些常用 的操作习惯，为什么会形成这些操作习惯呢？源于偷懒，源于不满足已知的所谓的常规操 作，源于对更高工作效率的追求。 1.1.1 DIY 自己的功能区 自2007 版开始，微软在Office 软件中使用了全新的Ribbon 功能区，分“选项卡”、 2003 2010 “组”、“命令”三个层次，完全不同于 版的工具栏、菜单栏模式。在 版中，微 软开放了有限制的自定义功能，用户可以在功能区中加入一些自己常用的命令按钮，进而 提高工作效率。 用户可以自己定义的区域分两部分： “自定义功能区”和“快速访问工具栏”。 1．自定义功能区 1.1 举一个简单的例子，如图 所示，把黄色区域公式计算得到的数值粘贴到绿色区域中。 图1.1 粘贴数值 5 1.2 如完全使用默认的功能区命令，操作步骤将有 步之多，具体如图 所示。 第1 章 成功，从改变习惯开始 1 C2 C6 （）选中 ： 区域。 2 | | （）单击“开始” “剪贴板”“复制”按钮 。 3 F2 （）选取 单元格。 4 | | （）单击“开始” “剪贴板”“粘贴”下拉箭头 。 5 （）单击“粘贴值”按钮 。 图1.2 选择性粘贴数值 5 如用户在第 步的时候不知道可以直接单击“粘贴值”按钮 ，单击“选择性粘贴” 1.3 7 ，将弹出“选择性粘贴”对话框，如图 所示，这样操作步骤将会变成 步。 图1.3 选择性粘贴对话框 5 7 不论 步还是 步，都有些烦琐。如果这项操作（公式运算结果数值化）经常发生， 我们就有必要做一些改变。在2010 版中提供了自定义功能区的功能，我们可以在自定义功 能区中找到“粘贴值”这个命令，然后添加到选项卡中。 因Excel 对于这项操作设置了“只能向自定义组添加命令”的限制，需先在需要的选 项卡中“新建组”。 1）新建组 | Excel 1.4 单击“文件” “选项”命令，弹出“ 选项”对话框，如图 所示，在“开始”