文件资料管理制度..docVIP

文件资料管理制度 总则： 工程项目文件资料的管理包括公司文件（集团及分公司文件）、项目文件、甲方文件、监理文件、施工技术资料、贯标资料、职业安全和环境管理资料等七部分内容。 项目资料员在项目总工的领导下，具体负责并指导文件资料的管理工作。 项目各专业工程师及资料员必须具有资料员上岗证。 文件资料的归档应做到分类保存、编目清晰、标识明确、装订整齐。资料的填写应做到字迹工整、签字齐全、规范，内容正确。 1、公司文件管理制度 1）对公司文件进行分类收存。类别为质量体系文件、非质量体系文件两类。 2）公司文件由项目资料室作接收登记。 3）项目资料员在接到公司文件后，根据文件归属类别附上文件传阅学习单送项目经理或项目书记。项目经理或项目书记学习之后，在文件传阅学习单上签署意见，并决定该文件的学习或传阅范围，保存传阅记录。重要文件由技术负责人或各室主任组织学习，留下学习记录。 4）职业安全、环境管理方面公司文件由资料室统一作接收记录，文件存于环境管理员处，由环境管理员作文件传阅学习记录。 5）甲方、监理等外来文件和会议纪要等，由资料室统一做接收记录，项目经理阅后确定学习、传阅、落实人员，传阅登记后资料室统一存档。 6）资料盒内应编制文件目录，以便于查阅。 7）作废文件由项目总工做留存或销毁处理意见，留存作废文件进行标识，单独存放，编目，同时在原收文记录上标明作废及销毁日期。 8） 质量体系投入运行后设立的项目经理部，要及时到企管部申请领用《质量手册》、《质量体系文件汇编》和《现行有效的受控的质量体系文件和资料目录清单》，并按该目录清单中所列出的文件和资料找有关部室补发。 9）项目经理部调出人员不允许带走文件和资料，到新的岗位后，需要时再要求配发。《质量手册》、《质量体系文件汇编》的持有人变更后，继任人应及时安排到企管部办理文件执有变更手续。 2、项目收发文件管理制度 1）项目对外发文应由室主任审核，项目经理审批签发，资料室备，统一发放，，发文格式执行《中铁建设集团有限公司CI手册、VI手册分册工程项目部分（试行）》的要求。 项目对外发文统一按照各业务口编号为： 部 室 发文代号 部 室 发文代号 技术室 土建专业 FW-JT** 材料室 FW-CL** 水暖专业 FW-JS** 核算室 FW-HS** 电气专业 FW-JD** 财务室 FW-CH** 工程室 FW-GC** 2）项目文件包括项目外发文件、项目内发或传阅文件两部分。 3）外发文件的具体要求 项目外发文件按预算、进度计划、其他方面三类进行发文，并在发放记录上注明原件存放处，资料室统一标识发放文件编号。 4）项目内发或传阅文件的具体要求 ①项目内发或传阅文件按技术室文件、工程室文件、预算室文件、材料室文件、财务室文件、资料室文件、党政及后勤文件、外来文件共八类进行收发、传阅登记，并在收发、传阅记录上注明原件存放处。 ②建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对项目的发文，由项目资料室统一接收，并及时上报项目经理，由项目经理签署意见。 ③项目资料员不在时各业务口代收文件，日后移交资料员，资料室做接收记录。 ④项目内发（含发放施工队部分）的文件、通知，各部门各施工队收到后，均应分类编目归档。 ⑤项目发放施工队的文件规定： (发放施工队的文件、通知（不含技术交底），均在资料室备案，做受控标识，同时由发放责任人保存原件和发放记录。 (施工队退场前由其责任人回收施工队接收文件资料，并列清单给资料室，资料室汇总移交核算室。 (施工队的资料管理作为施工队考评内容之一，与结算挂钩。 3、施工技术资料管理规定 1) 项目总工应定期检查各专业工程师内业资料的收集报验工作，检查资料员的资料整理归档工作，不定期进行内业工作评比、奖优罚劣。 2) GB/T50328-2001文件涵盖的技术资料要求： a) 项目总工不断组织各专业工程师和资料员学习，提高内业资料水平。 b) 各专业技术资料由本专业工程师负责收集整理报验，并随施工进度将技术资料移交项目资料员，核查、整理、归档。 c) 资料归档时依据北京市《建筑安装工程资料管理规程》的标准，如果技术资料不符合要求，资料员及时通知专业工程师，专业工程师应及时更正补齐，详见项目《技术资料管理规定》。 3) 图纸、方案、技术交底的收发管理： a) 施工图纸由项目资料室负责保管、发放，下发施工图纸的日常保管由登记领取人负责，一旦损坏由领取人负责赔偿。 b) 项目资料员根据总工程师的要求将图纸发放给有关人员和有关单位，保存发放记录，图纸持有人调离原岗位或项目时，必须将图纸完好无损交回资料室。 c) 作废图纸由资料室通知