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南方医科大学 出版类档案管理实施细则（试行） 校办字[2007]165号 学校机关各部(处、室)，各学院、附属医院，就业指导中心，南校区管委会，基因工程研究所： 为了提高我校出版类档案工作质量和管理水平，更好地为学校和社会服务，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，结合我校实际，特制定本细则。 1． 出版档案工作的基本要求 1.1 我校在编辑出版学报、刊物、图书、音像出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等载体材料，均属出版档案。 1.2 出版档案必须实行集中管理，以确保其完整齐全、系统、准确和安全，方便开发利用。 1.3 出版档案是国家科学文化和学校教学科研发展的历史记录，是我校档案的重要组成部分。出版档案工作要纳入出版编辑单位的管理制度，纳入出版工作计划，纳入各二级单位、部门负责人和有关人员的职责范围，在布置、检查、总结、验收工作时，要同时布置、检查、总结、验收出版档案工作。 1.4 各部门、各二级单位，《中国临床解剖学杂志》编辑部、《南方医科大学学报》编辑部、《中国医学物理学杂志》编辑部、《中华创伤骨科学杂志》编辑部、《中华神经医学杂志》编辑部、《护理学报》编辑部、《分子影像学杂志》编辑部、图书馆、科研以及出版刊物的各有关单位，要有一位负责人分管出版档案工作，并确定适当的专（兼）职档案人员，协同学校档案部门认真做好出版档案的处理、整理、立卷、归档工作。 2． 出版档案归档范围的确定 2.1确定的原则 2.1.1 归档的编辑出版管理和出版活动中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 2.1.2 归档的出版文件材料必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程，保证完整齐全、准确、系统。 2.1.3 归档的出版文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，特别注意出版材料的成套性特点。 2.2 归档的主要内容和重点 2.2.1 归档的主要内容包括综合管理、出版物的编审、出版等方面的内容，具体范围见附件一。 2.2.2 归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，尤其是出版物本身（包括教职工出版的教材类和专著）。 2.3 不归档的文件材料 2.3.1 上级机关有关出版的普发（非专指高校）、不办的文件； 2.3.2 未生效的合同、协议书； 2.3.3 不退、不用的稿件，非定稿的稿件； 2.3.4 重份文件及校内单位发来的文件； 2.3.5 无查考价值的事务性、临时性函件； 2.3.6 校外单位交换来的材料； 以上某些文件如认为必要，也可有选择地作资料暂存。 3． 出版文件材料的部门立卷和归档流程 3.1形成积累 3.1.1 出版物出版前，责任编辑应注意归档材料的积累和保管，将全部资料收集整理收入材料袋内，并随时检查归档材料是否完整、系统、准确、及时进行补救。 3.1.2 出版物出版后，责任编辑必须将归档材料加以整理，按彼此间的自然联系进行系统排列，放入案卷内，拟出标题，经部、处（室）领导审查和专（兼）职档案员检查后，编好卷内目录，连同原稿、清样、样书（均须写入目录内），顺序放入袋内。 3.1.3 教职工出版的教材和专著其捐赠手续请到学校图书馆办公室办理，统一由图书馆整理归档。 3.2 整理组卷 3.2.1 出版档案以出版物名称立卷，一书一刊组成一卷或数卷，期刊视情况几期一卷，注意分清年度，不可混年立卷。 3.2.2 跨年的出版档案，放在出版物的出版年度立卷。 3.2.3 出版档案内的原稿、清样、均须除去金属物，用不锈钢钉装的，可不拆除，修补破损处，用线装订。 3.2.4 卷内材料以左下方对齐，在左侧装订。照片和不便装订的手迹，应放入特制的小纸袋内装订，装订线外有重要批注者，须进行贴边处理。 3.2.5 页、件号的编制。以件保管的文件材料，按顺序编写页码，无论单面或双面只要有书写符号的文件材料，每面均为一页，每卷页号均从1开始，页号位置标在非装订线一侧的下角。以盒(袋)装形式保管的文件材料，以件为单位，在每件文件材料的右上角盖上档号章，并填写档号。 3.2.6拟写案卷标题并录入档案管理软件中。案卷标题要求结构完整，综合管理材料的案卷标题应准确地概括卷内文件主要责任者、内容、文件种类。其中，责任者、内容、文种可集中罗列；出版物案卷标题以书籍著(译)者、书名为标题，刊物以刊名加刊期为标题。标题中文控制在50个字符之内，外文控制在100个字符之内为宜。 3.2.7借助档案管理软件对文件相关信息进行著录并打印卷内文件目录。 实体分类号：与所在案卷的实体分类号一致； 件号：卷内文件排列先后顺序的序号； 文号：文件制发机关的发文字号； 责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者； 题名：即文件标题，