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2009/12/04 學校公文書製作處理實務 講授者：黃癸楠 講授大綱 壹、概說 貳、公文的種類和常用的公文 參、公文處理的三面向 肆、公文的結構、專用語和注意事項 伍、公文撰作的要領 陸、公文印信章戳的認識與用法 柒、擬辦公文常犯的毛病 捌、結語 玖、範例 壹、概說 Max Webber 的組織理論(層級化、部門化…… 法規主義、文書主義) 公務行政機關行事特性--組織團隊作業、依法行事、需要存證、 --多涉及公共事務、 行使公權力。 (會影響人民的權利義務) 因此需要特別講究格式、程序必需很嚴謹(程序正義) 學校特性雖和行政機關有別，但沿用其公文體制 當一日和尚撞一天鐘，既為行政人員就要處理好公文。 溝通連繫，辦好公事，完成任務藉良好的公文寫作與處理來完成。 工欲善其事，必先利其器。 貳、公文的種類和常用的公文 外部公文：令、呈、咨、函、公告 其他 (書函、公示送達、簡便行文表[簡復表]、通知、會議文書…) 內部公文：簽、報告 參、公文處理的三面向 撰擬文稿 陳判、會商(處理) 檔案管理 肆、公文的結構、專用語和注意事項 整體的結構：九個部分 機關名稱、文別 聯絡方式 受文者欄 期號 速別、密等、解密、保密期限 附件欄 本文 正副本 署名、章戳 肆、公文的結構、專用語和注意事項 本文結構 公告結構-主旨、依據、公告事項(三段活用式) 公函結構-主旨、說明、辦法(三段活用式) 條列結構-一、二、三…… 簡便結構 (單段 ) 肆、公文的結構、專用語和注意事項 專用語 起敘語 引敘語 稱謂語 期望及目的語 准駁語 伍、公文撰作的要領 一、基本要求 格式正確 文字通順 簡要易懂 條理分明 用語適切 訴求清楚 二、外觀恪遵固定格式 伍、公文撰作的要領 三、擬稿方式 以稿代簽 簽稿並陳 先簽後稿 四、各種公文 (令、呈、咨、函、公告、書函、公示送達、簽、報告)、公務信、會議文書的寫法。 新聞稿、電子信件 伍、公文撰作的要領 五、下筆前先弄清 1.基本認識-行文立場、行文原因、行文依據、行文目的 2.基本要求-簡、淺、明、確-以達「正確、清晰、簡明、迅 速、整潔、一致、完整、周詳」之要求。 3.基本原則-依據要明確、處理時限要把握、段落要條理分明、 儘量使用語體文 六、用通俗易懂的文字。 七、正確使用「標點符號」。 伍、公文撰作的要領 八、態度要禮貌、得體，用語顧及倫理。 九、精通各種公文的類別、格式、功能、使用時機。 十、主旨要交代全文大要並清楚要求對方做什麼。 十一、辦法具體、明確、直接。 伍、公文撰作的要領 十三、幕僚作業表達在簽稿中： 依據 法令規定 會議決定 上級指示 來文 事實 沿革(經過和背景) 法令適用分析 找出可能的方案並作優缺點分析、比較利弊。 提出具體擬辦事項或可擇方案。 伍、公文撰作的要領 十三、幕僚作業表達在簽稿中： 完整周全的企劃（參謀作業）。 囊括所有可能的狀況和對策。 讓首長只說yes或no，或迅速據分析作決定。 陳判、會稿、會商、整合、清稿、判行。 把握時效，作必要的追踪。 十四、主旨的作法： 1. 精簡扼要敘明全文大要。 2. 50個 字以內。 3. 期望與目的語置本段末句。 4. 是完整句。 5. 以直接對受文者講話的語氣行文。 主旨=是什麼+請您(受文者)做(知道)什麼+期望與目的語 十五、遵守法律統一用字表、法律統一用語表、標點符號用法表 陸、公文印信、章戳的認識與用法 國璽 印 (大印) 機關的章 關防 圖記 戳 便章 職章(小官章) -首長 人的章 簽名(字)章-----首長 職名章-每一位公教人員 柒、擬辦公文常犯的毛病