常用公文的简要写作知识.ppt

几种常用文体的简要写作知识 办公室 2007.7 请示 定义：用于下级就某项工作或某个问题请求上级单位作出指示、给予审核和批准。属上行文，使用频率比较高。 请示写作的基本模式：一般由三部分构成： 开头写请示的理由，也就是“为什么要请示”（扼要写明背景、依据，可概括写出请示事项） 主体写请示的事项，也就是“请示什么问题”。（提出请示事项并阐述说明道理或事实） 结尾部分写希望要求，有惯用语。直请性请示，可选用“可否（妥否、当否），请批示”、“是否可行，请批示”、“以上请示、望予审批”等；批转性请示，可选用“以上意见，如无不妥，请批转……执行”等。 请示写作的注意事项： 请示的行文对象必须是上级单位（上级单位是指与自己具有领导或者指导关系的直接上级）。 请示必须一文一事。一份请示只能向上级请示一个问题，便于上级及时、专一地进行处理。 “请示”主送必须专一，不得多头请示。多头请示易使主办与协办者之间互相推诿、扯皮，延误审批时间。或是由于上级批示意见不一致，使下级难以适从。受双重领导的单位，在请示问题时，应当本着谁有权批准这一问题就主送谁的原则，同时，可将另一上级单位列为抄送，以便了解或支持。 上报书面请示（不挂红头）时，天头部分需空3-5行的距离，便于领导签注意见。 请示应按照党政的分工范围报送。行政不能向上级党组织请示，党组织也不能向上级行政请示。同时也不能把上级党政一起并列为主送。 报告 定义：是向上级领导或业务部门汇报、反映情况以及答复上级询问时所用的陈述性公文。 报告按范围可分为：综合报告、专题报告。按内容可分为：情况报告、工作报告、调查报告、报送报告、答复报告、检查报告等。 报告写作的基本模式：通常为“三段式”模式，如 情况——做法——问题（意见） 情况（做法）——问题——今后意见 情况——原因（责任）——下步做法 情况——原因——责任及处理意见 情况——问题——建议 报告写作的注意事项： 报告中不得夹带请示事项。“报告”这个文种，对上级无肯定性的批示要求。如果在“报告”中夹带请示事项，上级既可批示，也可以不做批示，这样容易给工作造成贻误。 下级答复上级的询问时，应使用“报告”。 报告与请示的区别：1、对上级要求不同。“报告”不要求上级批复，“请示”则要求上级批复。2、行文的时间不同。“报告”是事中或事后行文，而“请示”则是事前行文。3、文件性质不同。“报告”属陈述性上行公文，“请示”属请求性上行公文。4、结尾用语不同。“报告”结尾用“特此报告”等，有的也不用，报告事项完了全文即结束。“请示”则用“妥否，请批示”等。 请示报告（OA系统） 标题：必须填，并要填写完整、准确。通常用完全式标题，也可用“事由+文种”标题，一般不用单文种标题。 主题词：可填可不填。 编号： 类型：根据需要进行选择。 拟稿人、起草日期：自动生成。 通知 定义：主要用于发布规章；转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文；批转下级机关的公文；要求下级办理和有关单位周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。是公文中用途最广、使用最频繁的一个文种。 通知的种类：按内容性质可分为三大类：颁发、转发、批转公文的通知；指示性通知；知照性通知。 通知写作的基本模式： 发布性通知：内容比较简单，正文一般包括两点，开头讲明发布的是什么计划、办法等，然后提出贯彻执行的要求或希望。 指示性通知：正文首先是制发通知的依据、目的、意义等；其次是主体部分（指导思想、原则、具体措施、任务等）；最后是要求（保证措施、考核要求、希望等）。 批转、转发性通知：正文通常包括三层意思，一是表明态度，即对批转、转发文件的基本态度和执行意见。二是对批转、转发文件的主要精神进行强调以及新的补充。三是提出具体要求。 会议性通知： 标题：通常用完全式标题，也可用“事由+文种”标题，单文种标题尽量少用。 主送单位：与会单位（人员）。 正文： ⒈开头应写清楚会议时间、会议地点、会议名称、参会人员等，大型的、正规的会议应分段说明。 ⒉会议如有具体要求或注意事项，要在通知中明确指出。 ⒊大型的、正规的会议应在通知中附会议日程安排等。 会议通知 （OA系统） 会议名称：必须填，并要填写完整、准确。 会议主题：必须填写。 主办部门：自动生成。 主持人、会议纪要人：一般应填写，也可不填。 会议召开时间、结束时间：必须填写，并要填准确。 与会人员：只有选择上人员发短信才能收到。 与会单位： 事项性通知： 用于发布周知性的公文，正文首先发布“通知”的根据、原因等，其次是需周知的事项等。 任免性通知： 通常的写法是先讲明决定的依据，再写任