时间管理与工作统筹技巧技巧张栋.ppt

　　　日本学者关于时间浪费的调查 “人们一般每8 分钟会收到1 次打扰，每小时大约7次， 即每天50—60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天 大约4小时，也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义 或者极少有价值的。同时 人被打扰后重拾原来的思路至 少需要3分钟，每天就是2.5小时。” 根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的 时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时 间的68.7%。 四、团队组织的时间管理 2、团队时间管理的原则 ■时间进度表制定原则 ——实际花费的时间总比预计的长 ■突发性事件应付原则 ——为突发事件预留处理时间 ■日常性事务维护原则 ——做好数据库清理与更新等基础工作 ■时间被占用说不原则 ——过度热心肠者的良药 四、团队组织的时间管理 3、走出观念上的误区 ■“缺我不可”的潜理念 ——事必躬亲的诸葛亮 ——导致操劳过度的高管人员 ■推迟决策会提高决策质量 ——借口“需要更多的事实” ■只要授权就可节约时间 ——相关人员能力不足 ——无效授权或授权失控 四、团队组织的时间管理 3、走出观念上的误区 ■高效率就是高效益 ——快就一定好吗？ ——方向错误和方法不当 ■鉴别问题比进一步解决问题容易 ——想明白了再行动 ■找到管理捷径是节约时间的因素 ——管理上有捷径可走吗？ 四、团队组织的时间管理 四、团队组织的时间管理 4、时间管理的八大法宝 ■树立时间价值观　　　　　　　　理念变革 ■结构流程优化　　　　　　　　　组织前提 ■工作环境“５Ｓ”　　　　　　　准备工作 ■工作的计划性　　　　　　　　　目标管理 ■分清工作轻重缓急　　　　　　　　优先级 ■并行串行的兼顾性　　　　　　　　统筹学 ■工作任务转移　　　　　　　　授权与借力 ■学会说“不” 　　　　　　　　拒绝的学问 2、应该记住的20条实用方法 ■准备之二：临时准备（5） ——明天的工作前晚进行优先级排序 ——将相关的工作列在一起 ——把工作计划放到随时可见的地方 ——每天早晨比规定时间起早十分钟 ——做好正式工作前的准备工作 五、时间管理的基本策略 １、树立时间价值观 ■ 首先解决思想认识问题 ——人的行动是受思想支配的 ——思想方法决定行为模式 ■牢固树立时间的价值观 ——时间就是效益 ——时间就是金钱 ——时间就是生命 六、基础工作与有备无患 牢记鲁迅先生的话： 　　时间是组成生命 的材料，浪费别人的 时间，其实是无异于 谋财害命的。 ２、组织结构流程优化 ■众多国企浪费时间的根源 ——为什么会有内耗（窝里斗）？ ——组织的体制障碍 ■组织设计的原则 ——精简、高效、弹性 ——管理幅度与跨度 ——部门岗位设置与职责明确化 ■价值链管理与流程优化 六、基础工作与有备无患 ４、日常价值法控制时间 ■工作中的现象 ——我们每天都要面对各式各样的人和事，这些 　　人和事都需要你耗费时间来处理。 ——你将如何应对？ ——是坚持一贯的做法，还是依据本能的反应？ ■通常的表现 ——有明确标准的，快速决断 ——没明确标准的，依据直觉感受 六、基础工作与有备无患 １、浪费时间的大敌 ■工作目标不明确 ——你为什么工作 ——你要达到什么目的 ■工作没有计划性 ——工作千头万绪 ——眉毛胡子一把抓 ——被动工作和生活 ——跟着感觉走 七、工作目标及其计划性 2、时间管理第一法则 ■目标管理与工作的计划性 ——工作方法三段论 七、工作目标及其计划性 目标 方法 行动 计划 计划是从目标到方法的桥梁 3、明确工作目标 ■建立目标体系 组织 群体 个人 战略目标 工作规划 个人计划 按一定时 间范围把 目标分解 七、工作目标及其计划性 4、目标体系的SMART原则 ■ S-Specific 具体，不能笼统； ■ M-Measurable 可度量， ■ A-Attainable 可实现，指付出努力的情况下 可以实现，避免过高或过低的目标。 ■ R-Realistic 现实性，指目标是实实在在的。 ■ T-Time bound 时限，完成目标的期限。 七、工作目标及其计划性 1、“80、20”法则运用 ■先做最重要的事情　 你知道圆的面积占正方形面积的多少吗？ 你知道去掉圆的面积正方形面积还剩下多少吗？ 结论： 做重要的少数事情 八、分清工作的轻重缓急 ——请运用“80、20”法则，找出自己日　常工作任务中重要的20%。 　　　个人模式：自发回忆法 　　　团队模式：头脑风暴法 现场思考： 八、分清工作的轻重缓急 ４、工作优先级综合分析 —— 四象限坐标图 重要度 紧迫性 A 重要而且紧迫 Ｃ 紧迫但不重要 D