从业务人员出差管理中要效率.doc

从业务人员出差管理中要效率对于管理者来说,只要存在对下属员工视线所不及的地方就属于远程管理。通常说来,一旦脱离了管理者的直接监辖,员工的工作效率和质量,要么取决于员工自身素质和高度的自觉性;要么是靠相关监督和管理机制来保证。业务员的出差,其实也是和驻外机构一样,属于远程管理范畴。因此,要想对出差业务员实施有效管理,就得从结构和体系上来建立管理思路。并在此指导思想下,设计出相关管理和监督的办法。 如果能够换个角度来看看现实中,业务员是如何来看待出差的?除去那些正常的工作角度外,大多数业务员往往会从个人角度来看待出差。例如,出差是散心;出差是旅游;可利用出差来回避公司内部事务或矛盾;甚至把出差当成是“搞钱”(小到车旅票据,大到客户受贿)的好机会,诸如此类……在以上诸多业务员私利下,这出差的效率自然也就高不到哪里去了。到最后甚至直接演变成为出差而出差,而不是为解决问题而出差了! 当业务人员出差效率不高时,经销商老板先别急着打业务人员的“板子”,而应先追查管理者自身责任。作为管理者,对业务人员的出差问题,必然是存在诸多管理不到位的方面。只有在安排不到位、监督不到位、服务不到位的前提下,才会出现出差效率低下的问题。 在笔者曾接触到的常规出差管理模式中,以下这几方面问题是经常出现的: 1.缺乏对出差的计划和管理。对为什么出差,出差解决什么问题,出差中的时间和进度管理等方面缺乏系统的计划和管理。 2.缺乏对出差人员的服务意识。对于那些出差在外的业务人员,基本上就是“嫁出去的姑娘,泼出去的水”,只怀疑他们在出差时游山玩水,却很少去想能为他们提供哪些服务? 3.缺乏对业务员出差后的复查。最多也就是查查报销票据和一纸出差报告。 4.业务员的出差似乎只是销售部一个部门的事情,与其他部门没什么关系。 如何有效提升业务人员的 出差效率? 1.出差的计划性管理 简单地说,就是改变那种临时或自发的出差模式,而根据所辖地区市场状况、销售计划等前提条件,提前制定出以年度为单位的出差计划。当然,这只是计划内的出差,并不包括一些突发和临时性出差。 该出差计划由各业务人员自行制作,并送交部门主管进行原则性审核和留存,并以此作为日后审批单次出差的参考依据。这里需要说明的是,管理者在要求业务人员制作此项出差计划时,必须同步核算出差的费用预算。也就是说,如果计划一年出差20次,那每次的出差费用组成是怎么样的,合计费用又是多少等等。而之所以要业务员做此项出差计划的目的无外乎两个:一是检验业务人员对自身工作的规划性;二是让业务人员有个成本意识和责任感。看看自己一年出差花掉了公司多少钱,而自己带来的效益又在哪里? 2.针对外出业务员的服务工作 决定业务员在外工作效率的因素有两方面:一是出差事务的计划协调;二是业务员自身的心情。而在这两个方面中,除了业务员自身因素外,来自公司总部的服务性工作,往往也能在一定程度上帮助业务人员解决这两个问题。 首先,是业务员情绪方面的因素。由于大多数业务员出差多是只身前往,背井离乡,孤身一人面对诸多事情,其心情难免会有些落寞。因此,如果公司总部能够提供一些服务性措施,就可以积极有效地改善业务人员的情绪。例如,每天短信发送出差地的次日天气预报,提醒添加衣服;注意人身安全;以及提前帮业务人员预定车票、酒店等。 其次,业务人员出差的工作内容之一便是拜访当地客户。这提前的预约工作最好是由总部来做。一方面,这能够体现总部对业务人员的服务;另一方面也能间接加强客户对此次拜访的重视程度。再说,这也是对业务员的一种监督性行为。客户的拜访计划和时间由总部提前安排好,可以逼着业务人员按照总部规定的约见计划去逐一拜访客户,也就由不得业务员自己偷工减料了! 除了这些量化、理性的服务措施外,还可增加一些感性的服务因素。例如,总裁慰问电话。具体操作办法是,每天由行政部将当日在外地出差业务员名单汇总给总裁,由总裁随机抽取一位打电话过去。当然,电话内容不用谈什么业务方面的事情,完全就是关心问候。这既体现了对业务人员的关心和鼓励,也是对业务员的一种无形的压力。 3.人事部门参与管理 对业务人员的出差管理,可不是仅仅是业务部门的事情。企业的其他部门,尤其是人事部门,更要积极参与进来。业务人员的在外出差工作,其实是对其独立工作能力的一种检验。例如,在实施相关培训后,业务人员在外出独立工作过程中,是否有将培训中所学到的知识在实践中加以运用?更是一种对业务员的一种锻炼――锻炼其规划能力、应变能力、承压能力等。而这些检验和锻炼,都将是人事部门核定员工状态的最好方式,并以此作为该员工日后培训工作的设计依据和重点员工发掘依据。 4.关于出差报告 目前,业务人员所做的出差