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加强院系教学档案管理建设思考摘 要： 教学档案是重要的教学资料，对于提高教学管理水平、促进教学质量提高，具有重要意义。本文阐述了院系教学档案在教学管理中的重要性，分析了院系教学档案管理存在的问题及其原因，针对院系级教学档案管理存在的问题，提出建议。 关键词： 学院档案； 教学档案； 档案管理 中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2011）01-0100-01 一、院系教学档案管理的重要性 教学活动中产生的材料是评估的重点，这些材料收集是否齐全完整，整理是否科学规范，是学院开展评估工作的重要基础。学院的教学档案都是随着的专业教学活动而形成的，备课、授课、实验等教学工作中产生的看似零星的材料，它们之间由于产生的时间、范围、学生对象等特征而形成有机联系，具有明显的成套性和系统性。若把这些文件材料有机的联系起来，就能重现整个教学流程。院校教学规模不断扩大，学科建设逐渐健全，教学档案内容更加丰富，材料来源更加广泛。在内容上，教学档案是在教学准备、教学实施、教学评估和教学总结中形成的教学文件；在管理上，教学档案是在上级部门和本校颁发的有关教学管理方面的指示、规定、办法等教学文件；在对象上，教学档案是一线教师个人手中的自编教材、讲义、教案等，加之学生的优秀论文、毕业设计、实验报告等。这些教学实践活动中所形成的教学档案材料形式多样本的，有照片、纸张、光盘、手稿、簿册、磁带、和图纸等，其复杂程度还在不断增加。学院的教学档案不仅带动整个高校档案的建设，推动教学工作建设的进程；而且在教学评估中起到凭证作用。 二、目前学院教学档案管理存在的问题 （一）学院档案管理制度不健全 目前由于许多院(系)不重视教学档案管理这项工作，使得档案资料收集的内容、整理的范围、分类的标准、移交手续、查询登记等都没有制定严格的管理制度，全凭管理人员的随意性来完成。从而出现资料归档不及时，借阅时不登记，需要查阅的资料找不到，借阅的资料也不按时归还，重要的文档资料丢失时有发生，致使档案资料残缺不全，从一定程度上影响了教学改革及教学评估的质量，同时，严重影响了档案管理的规范性和完整性。以上这些问题的出现，充分说明了健全教学档案管理制度的重要性。 （二）教学档案管理水平跟不上教学管理工作的发展 新时期高等教育越来越呈现信息化、网络化的态势，许多学院在教育部教学水平评估影响下，开展了诸多的教学管理改革，启用计算机学籍管理系统，启用教务网络办公系统，教师授课评比网络等。直接反映了学校教学工作本身的教学档案管理并没有与时俱进的变化，仅满足于传统档案的接收，并不正视其管理对象的变化，导致教学档案管理没有真正体现教学管理的真实状况和发展水平。主要表现在各高校档案信息化还停留在使用计算机档案管理系统进行案卷级目录及部分文件级目录的录入与检索，建立全文数据库尚在规划中。从目前看，许多院校教学档案部门缺乏技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，不能完全适应现代化管理技术。 （三）现存纸质档案资料数字化过程难度大 现存纸质化教学资料要转换为数字化信息进行归档，目前主要存在三个方面的问题：一是由于数字化工作非常繁重，量也非常大，且档案人员操作电脑的技能不够娴熟，主观认为不如从事纸质立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪；二是院校领导对教学档案工作不够重视或因经费问题不愿意增加投入；三是教师、教辅人员对教学资料收集工作处在被动状态，往往是凭借个人的态度在做，做好做坏一个样，缺乏激励机制。 三、优化教学档案的管理措施，增强学院教学档案建设的有效性建设 （一）加强教学档案管理制度的建设 学院的领导应高度重视各部门教学档案的管理工作，把档案建设工作列入学院的工作计划；要划拨教学档案管理投入专项经费，为其配备档案用房、相应设备及档案管理的专兼职队伍，并建立有效的激励机制和监督管理。学院的教学管理部门应根据国家的有关档案法规和学院的实际情况，建立健全教学档案管理工作的各项规章制度，如档案工作规范、档案实体分类办法、部门归档与立卷制度、电子档案的归档管理办法等；并在教学档案管理工作中严格执行“三纳入”、“四同步”制度，逐渐夯实档案管理的基础。“三纳入”即纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。“四同步”教学管理的各环节必须做到下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上报评审材料、教师晋升与档案部门出具归档证明同步。总之，教学档案是教学实践活动的真实记录，是进行教学