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如何做好纸质文字档案管理工作探析众所周知,档案管理工作点多面广,涉及到一个单位的各个方面。因此,做好档案的管理在单位的日常工作中显得尤为重要。 做好公文制发工作。在公文制发中,不仅要注重公文的内容,更要规范化、标准化地制作公文,为档案工作的合理有效管理打好基础。一要注意检查制发公文是否经由领导同意并签字,要通篇检查公文的内容,看有无不符合要求的地方,一旦发现有错误的地方,应及时向有关人员提出并予以改正。二要检查公文用纸幅面尺寸规格、排版形式是否统一、规范、标准。三要检查公文字迹是否工整清晰。四要检查行发的公文文种使用是否合理,拟制格式是否规范,禁止滥用简称和使用不规范的文字。 做好公文档案的分类分卷管理。在推进档案工作规范化、标准化工作进程中,要注意解决好立卷方法问题和案卷装订质量问题。首先,对各类文件进行分类,如上行文归一类,下行文归一类。这其中又可细分,如上行文涉及哪一单位的归一类,下行文涉及哪一科室的归一类,并编码排号,建立搜索引擎。要注意防止应归档文件的散失,需要存档的文件,必须及时准确地存档。对不用归档而需要销毁的文件,必须严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》予以销毁,使不该归档的文件不致混入,这样能保证档案的完整性和系统性。 完善档案室的基础设施设备。从总体上讲,档案库房应按照国家有关规定单独建立。档案室的门窗等应专门加固,加装防盗门、防盗窗,以防被盗窃。档案柜最好采用铁皮柜,并做好防火防水的准备,档案室要配置灭火防水设施,档案管理员必须通过培训,能掌握使用方法并熟练应用。档案管理还应尽量做到库房与办公室分开,库房与阅览室分开。 加强对档案管理人员的培训和管理。档案管理人员的职责,就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务,也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。档案保管人员要持之以恒,时刻警惕,防止档案的损坏,确保档案的安全。因此,必须做好对档案管理人员的培训和管理,不断提高其业务素质和工作技能。 做好档案保管过程中的保密工作。作为存放档案的档案室,必须制定严格的库房管理制度,除专职档案管理人员外,无关人员一律禁止入内。由于档案管理人员具有知密早、知密多、知密深的特点,因此,档案保密工作的好坏与档案管理人员的素质高低有很大的关系,管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识,要做到心中有数,守口如瓶,不该说的话一句不说,不该办的事一件不办。 同时,日常管理工作中档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理,必须经指定领导人审批,认真履行登记、签字手续,任何人无权擅自调阅利用。凡是调阅的文件,要在利用者离去之前,仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件,发现问题及时查处,并在登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为,应及时报告有关领导,以便及时查处,挽回损失。档案使用完毕后应及时清对检查,发现失密、泄密问题,应及时查明原因,进行补救。 做好档案保管期限与保密期限的区分工作。重点解决好两个问题:一要主动接受保密部门对调密工作的监督指导,齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限,确定哪些档案能开放利用,哪些限制在一定范围内利用,哪些还不能提供利用。二要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准,做到有法必依,执法必严,违法必纠。 做好破损档案的抢救保护工作。对不耐水的档案,可用聚酯胶片轻轻刮去纸张的污泥,然后放阴凉处晾干除土后再行装订。对耐水性好的,可以放在清水里用海绵擦洗或用水冲后进行干燥。干燥的方法有自然干燥法、去湿机干燥法、真空冷冻干燥法、远红外干燥法等,但切忌放在阳光下暴晒。对于已经损坏的档案,可以做以下方法的处理:对轻度损坏的档案,可以采取书画装裱的方法进行装裱,由于档案具有保密性的特点,不宜拿到书画店进行装裱。对损坏严重的档案,可以采用过塑的手段,对其进行整个的密封和保存。 随着社会经济和科学技术的飞速发展,档案信息数字化、档案管理网络化将是档案现代化管理的重要手段和途径,但并不能完全取代纸质档案的存在和使用。作为一名档案管理工作者,要不断学习先进的管理方法和管理模式,不断完善和提高自身管理能力和水平,切实把档案管理工作做好、做扎实。(作者单位 河南省鲁山县运输管理所) 1