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文 书 档 案 管 理 文 书 档 案 管 理 第一章 档案工作基础知识 第二章 归档文件整理方法 第一章 档案工作基础知识 全宗号：档案馆为进馆单位编制的管理号，档案室不能擅自编制，应向档案馆问询。如韶关市委办：86；韶关市档案局：103 第二节 文件与归档 （一）文件概述 1、文件：是法定机关、团体、企事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。 2、文件归档：各机关、团体、事业单位将办理完毕的文件，按照有关规定将确定为档案的那部分文件向专兼职档案人员或档案室移交的过程。 （二）文件与档案的联系：档案的前身是文件材料，文件的归宿是档案。 （1）文件与档案是同一事物在不同阶段上的称呼； （2）档案是归档后经过筛选、经系统整理的的文件。 （三）文件材料转化为档案的三个必要条件： （1）使用完毕或办理完毕的； （2）有保存价值的（要以单位和社会需要为标准）； （3）按照规范要求进行了系统整理 （四）文件归档工作应注意的问题 1、建立健全文件收发登记制度，确保归档文件的齐全完整。（完整性） 2、归档文件必须系统、有效，对归档文件的价值准确判断。（有效性） 3、文件格式满足公文规范性要求。（规范性） 4、归档文件交接手续完备，按时归档。 5、注意“账外”文件的归档：会议材料、承办部门的材料、党组、行政会议记录、大事记、规章制度、各种图表、刊物等。 第三节 归档制度 一、分类办法 （一）分类办法，也即分类大纲、分类体系。 （二）分类目的：适应档案综合管理的需要，统一档案实体分类，实行档案分类整理、排列、管理、检索、编目的标准化和规范化，充分发挥档案的作用。 （三）分类原则： 1、以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据其职能，结合档案的载体形态特点，便于科学管理和开发利用。 2、分类后的档案，分别用英文字母或数字按顺序编大类代字。 3、有类设类，无类空类。 （四）《广东省机关档案分类办法》广东省机关档案分类办法.doc、《企业档案分类方案》企业档案分类方案.doc解读 （五）编制要求： 1、分类办法要与实体相一致； 2、保留一定的发展空间； 3、注意跟进必要的续编。 二、归档时间 1、1至2月份。由档案室完成，文件承办部门或业务部门向档案室移交。归档完成时间是每年6月份。 三、归档要求 1、归档文件齐全完整 2、归档文件系统科学 3、纸质文件与电子文件同步归档 4、文件归档要有交接手续 5、归档文件必须优质精炼 6、文件归档必须及时迅速 四、归档范围 1、归档原则： 2、参考文件： （1）《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 （8号令） 以我为主、“以人为本”、标时制、二表合一、扩大归档范围、审批制 （2）《企业档案工作规范》（DA/42-2009） （3）《高等学校档案管理办法 》（教育部27号令） 3、机关文件归档范围的把握重点 （1）本单位形成的文件材料：以反映本单位主要职能活动、历史面貌、维权等有凭证价值的材料。注意不归档范围。 （2）收文：针对机关的来文、来文内容与本机关业务工作有关、需要本机关执行。 注意有隶属关系的上级领导机关与有关业务指导机关的发文。 五、保管期限 （一）保管期限规定 1、永久、定期（30年、10年） 2、永久、长期（16-50年）、短期（1-15年） （二）永久保管的文书档案内容： 1、本机关制定的法规性政策性文件材料； 2、本机关召开的重要会议、举办重大活动形成的主要文件材料； 3、本机关职能活动形成的重要业务文件材料 4、本机关机构演变、人事任免、奖惩、人员名册等文件材料； 5、本机关有关土地、房屋等重要合同协议、资产凭证性材料； 6、本机关反映单位基本历史面貌的文件材料； 7、关于重要问题的请示与上级机关的批复、指示； 8、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料 9、同级、下级机关关于重要业务问题的来函、请示及本机关的批复材料。 （三）定期保管的文书档案内容 1、本机关职能活动形成的一般性文件材料； 2、本机关召开会议、活动形成的事务性材料； 3、本机关日常事务管理性文件材料； 4、上级机关制发的普发性文件材料； 5、同级机关制发的普发性、非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料； 6、同级机关、下级机关关于一般性问题的来函、请示及其批复、答复； 7、本机关年度以下计划、下级机关的计划、总结。 （四）编制文书保管期限表的方法与步骤 1、熟悉8号令及《广东省文