2012.06.20(总裁办)档案管理作业指导—修订版A-1.docVIP

档案管理作业指导 签批人： 许 清 水 生效日期： 2012年6月20日 文 件 修 订 记 录 版次号 日期 修订内容提要 修订人 审核人 签批人 A-0 2011年2月1日 文件创建 黄菁菁/薛曦 方民锐 许清水 A-1 2012年5月30日 增加流程图、档案编号、销毁规定等 郑清娜/ 陈莉莉 陈秀韵/方民锐 许清水 总则 为了完整、系统地保存本公司在工作活动中形成的公文、图纸、合同、资料、簿册、图表、书信、日记、录音、录像、传真和其它储存媒介等各种门类和各种载体档案，提高归档文件材料的质量以适用公司领导决策科学化和公司各项工作的需要，为公司积累门类齐全、结构合理的档案史料，特拟订档案管理作业指导。 公司授权总裁办行政部负责公司所有档案的收集和统筹管理。 公司档案管理体制 公司档案工作实行集中管理与分散管理相结合的体制。行政部负责主体档案的管理，并对各集团部门、各项目公司的档案管理工作进行督促和指导。总裁办行政部设立专门档案室，配备专职档案专员分管公司主体档案工作，集团档案室设立于泉州总部。 为了便于各集团部门，各项目公司人员了解本部门本项目档案室所储备的档案，集团档案室开设电子目录网络共享。电子目录存放位置：登录OA 文件管理 部门共享资源 查看文件 总裁办 档案文件 单击所在项目名称即可查看。电子目录的查看权限为：查看人员编制属于哪个项目，就只能查看本项目的档案电子目录，没有权限查看其它项目的档案电子目录。 根据有关档案管理精神，集团各部门在活动中形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向集团档案部门移交保管，证件类按月移交，合同、图纸、声像、方案类按季度移交，一年四次；各项目公司在经营活动中形成的文件材料原则上由项目公司综合部负责立卷和归档，并定期向集团档案部门移交保管，证件类也按月移交，合同、图纸、声像、方案类也按季度移交，一年四次。 公司档案范围 凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。 建档范围确定为： 行政文件：包括公司的各种请示和批复文件，各种申请文件，（公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件）、注册年检公司对外发文资料、验资文件、融资文件、融资资料、法律事务、处理纠纷等具有保存价值的文件。 证件性文书资料：包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、证明等（荣誉牌匾和证书依据项目需要，可提交图片备案，实物留存于项目）。 法规性文件：包括上级颁发、需企业执行，或由企业发行的各标准、规章制度等。 企业的重大决议：包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及相关高管会议等形成的文件和会议材料会议记录等。 寄档范围（各综合部可借用档案室寄存的资料）确定为： 计划性文件：包括集团总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、商业计划、财务计划等。 总结性文件：包括集团年度和月度工作总结、下属部门、项目公司的年度和月度工作总结、单向性工作总结调查报告等。 批示性文件：包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等以及企业各类任命工作指示等。 凭证性文件：包括企业各部门上报的在日常活动中形成的原始记录和凭证、如财产状况房屋销售、合同书、协议书、意向书等原始记录和文本。 汇报性文字资料：包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。 声像制品资料：包括企业级下属各部在其经营活动、培训活动、娱乐活动中，以及在外学习，考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、影片资料等。 题赠性资料：包括上级领导和外协友好部或个人提供的题词书画、工艺制作等。 工程档案(一般由原项目留存，项目完成后再做移交)：立项文件、建设用地、征地、拆迁文件，勘察、测绘、设计文件、开工审批文件、招投标文件、工程质量监督手续、工程财务文件、工程竣工验收文件、竣工图等从立项到竣工的具有保存价值的全过程系统资料。 财务档案：有关财务会计工作的方针、政策、制度、预算、计划、总结、报告、合同以及往来文书都应归档。鉴于财务特殊性，会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业的材料由财务管理中心自行归档。 人事档案：鉴于人事档案的特殊性，集团人事档案由总裁办人力资源部集中管理，项目人事档案由各项目综合部集中管理，严守保密原则自行立卷、归档、管理。 各部门向集团档案室