浅谈基于优抚对象的民政档案管理与利用.pdfVIP

图书情报与档案管理 浅谈基于优抚对象的民政档案管理与利用 林玉娟 （通榆县社会福利事业管理中心，吉林 白城 137200） 摘 要：优抚制度建立于我国建国初期，在随后的数十年间一直坚持实行，主要用于安抚发生 巨大自然灾害或局部地区战争的某一地区人民。而 在这项制度的不断完善中，越来越多的对象被纳入到优抚制度之中，如何加强优抚档对象管理便成了当前政府工作的重中之重，而档案管理恰好是加 强优抚对象管理的重要手段。本文以民政档案的管理和利用为入手点，试探究如何加强对优抚对象的管理。 关键词：民政档案；管理；利用；优抚对象 我国的优抚制度最初建立于抗美援朝时期，主要用于安抚那些牺 贫困的高考生因档案信息泄露而被不法分子骗光了学费，该学生因心 牲于战争中的军人的家属，随后这项制度一直被沿用下来，其内容也 肌梗而死。优抚对象因灾害或战争而受伤，若是其受到了不法分子 与时俱进地进行了扩展，一些发生严重自然灾害的地区，如汶川、玉 的欺骗而产生经济损失，其所受到的打击只会更大，甚至整个家庭都 树，或是发生局部战争的地区，当地受到伤害的居民也会得到一定的 会受到累及。因此，优抚档案在管理上务必要保持一定的封闭性，其 优抚。当然，优抚范围的扩大为受灾群众提供了福利，但同时也有许 所具有的不完全开放性要求重点优抚对象的档案在使用时不可进行拷 多浑水摸鱼的人企图从中获利，因此政府高度重视优抚对象的管理工 贝，最好通过网络方式进行调阅，当然即使通过网络进行调阅，也应 作，而民政档案管理工作作为政府工作最为重要的方面，在优抚对象 做好信息的加密，同时密钥需要定期进行更改，以免信息被盗取而造 管理上同样具有不可或缺的作用。 成无法挽回的损失。 1 基于优抚对象加强对民政档案的管理 （二）强化电子档案的利用 （一）积极发展科学技术，采取更加先进的档案管理手段 虽然重点优抚对象的档案不可进行拷贝，但是一般优抚对象的档 从引言可知，优抚制度最初建立于抗美援朝时期，受当时的科技 案可以酌情允许拷贝，这样可以确保从原始档案中获取足够的、完整 水平所限，档案在建立时均是纸质状态，由政府部门中专门负责档案 的信息。电子档案作为优抚对象档案利用的首要形式，更要强化其利 管理的人员进行手工登记，随后录入到档案夹中，再放入档案管理室 用率，若要拷贝，应将其转换为通用格式的文档，这样即使更换不同 中相应的档案柜或抽屉中进行保存。然而，随着时间的流逝，档案人 的计算机系统或是使用不同类型的档案管理软件，也可以使用优抚档 员经历了数轮的更替、档案管理室也经历了不计其数的搬迁，许多纸 案，将其微缩或打印。此外，还应该加强电子档案的通信传输，这样 质档案已经遗失或错乱，再加上火灾等意外的侵袭，许多档案已经损 只要有了联网条件，便可以借助光缆进行信息的传输与共享。当然， 坏或彻底损毁，这就使得许多应该被优抚的对象因找不到相应的档案 为了确保电子档案的安全，这种传输渠道应该被限制应用范围，其方 而无法得到应有的优抚；此外，一些档案虽然保存下来，却因被优抚 向应该是相对固定的。当然，还可以直接利用电子档案，为老年优抚 对象户口搬离所在地，无法实时获取原先所在地的档案，而无法及时 对象或是不熟悉电脑操作的优抚对象提供相应的优抚档案信息，这样 获得应有的优抚。好在随着科学技术日新月异的发展，计算机技术被 也可以提高电子档案的利用率。 应