不断创新以促进农业科研单位档案事业持续发展.pdfVIP

现《代农业科技}2008年第 21期 工作研究 不断创新以促进农业科研单位档案事业持续发展 刘世美 张 伟 (山东省农业科学院，山东济南 250100) 摘要 对农业科研单位档案管理工作 中所存在的不科学规范或是层次混乱等问题 ，进行深入分析 ，并提出一条意识创新、服务创新和 管理创新的改革动力思路，以期增强农业科技档案管理工作 ，进一步促进农业科研单位档案事业的可持续发展 。 关键词 农业科研 单位；创新；档案管理；可持续发展 中图分类号 G279．21 文献标识码 A 文章编号 1o07—5739(20O8)21—0351一O1 目前 ，我国有些农业科研单位档案管理基础工作还存 2．1 增强档案工作整体创新意识 在不科学规范、层次混乱等诸多问题，主要集中反映在以下 (1)首先要有创新意识和创新欲望 ，才能有创新动力。 几个方面 ：一是档案编号不规范，没有 目录号，一卷多册现 科技要创新 ，体制要创新 ，档案工作也要创新。要改变档案 象较多；二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容 工作既无动力又无 目标的状况 ，应努力使档案部门从 “伸手 或标题缺少基本要素 ，甚至没有案卷标题等 ；三是大部分案 派”变成先行官、创造者 ，形成档案工作 由事后搜集材料变 卷缺少卷内 目录 ，以致于部分未被案卷标题涵盖的内容永 为事前介入、事中参与的新的档案管理工作理念 。档案工作 远无法检索而难以利用 ；四是许多案卷未标页码 ，如果使用 只有日日思变、天天求新 ，才能赢得市场和使用者的满意 。 中掉页很难发现 ；五是组卷 口径不一致 ，常见的有以时间、 (2)改变传统管理模式 。许多传统管理模式对做好不同 职能部门管辖权限、文种等为口径 ，导致档案管理比较混乱 ； 时期的档案工作起到了积极作用 ，但也有一些传统做法 已 六是案卷厚薄不一 ，有的 1~2页纸 1文 1卷 ，有的 500~600 不再适应当前社会发展的需要，必须进行创新，尽量简化档 页纸 1类 1卷。 案部 门长期推行 的一些繁琐 、呆板 的操作步骤 。从组卷的形 1 造成农业科研单位档案管理现存问题的主要原因 式到装订的手段上均要做到既不影响 日后调档，又能尽快 1．1 管理观念陈旧 完成归档；在抄写、装订的工作中，也要善于思考 ，有事半功 长期 以来，农业科研单位往往将主要精力专注于农业 倍之效 ；与时俱进地应用计算机进行档案管理 ，提高管理效 科研等工作 ，致使一个单位甚至一个部门对档案管理都不 率和管理水平。 够重视。长期单调而枯燥的工作方式 ，传统而落后的工作方 2．2 档案工作应在创新特色上下功夫 法，使得许多档案工作者缺少创新意识和创新欲望 ，墨守陈 (1)体现档案工作 的服务特色。农业科研单位 的日常档 规，周而复始 ；而对于档案管理工作如何更好的服务农业科 案服务只局限于本单位方面 ，而对档案资料如何为外单位 、 研工作和社会发展等 ，却一无所知或知之甚少 ，更谈不上主 为社会相关群体服务 ，和如何使外单位档案与本单位档案 动或超前地去服务本部门工作。 对接服务，考虑的很少。要充分利用现代计算机技术提供远 1．2 管理模式固化 程服务，利用网上信息量大、传递速度快的优势，与其他档 农业科研单位的档案种 目繁多 ，管理存档 口径存在很 案机构联网，共享档案信息资源 ，使服务范围由窄变宽，服 大的差异性。分类管理操作不同，院所档案 的管理模式不