在实践中感悟信息化困惑.docVIP

在实践中感悟信息化困惑笔者曾于2003年起就职于一家中等规模的快速消费品制造企业，负责其IT部门的建立与运营，用了近4年时间为该企业建立起有效的信息化管理机制。对于中小企业在推行信息化中的困难和应对方式有些许心得，故撰此文，希望与大家分享与交流。 “等死”还是“找死” 回想个人电脑在中国刚开始普及的上世纪90 年代，一台电脑动辄上万，只有少数效益较好的大型企业和事业单位才买得起。即便如此，因为软件和管理系统的匮乏，电脑的用途多半停留在文书处理工作上。为了更好地保护和爱惜这些代价高昂的设备，各家企业都设立了微机室，聘请专业人员集中保管与使用，而让绝大多数员工使用铅笔、直尺和计算器。 如今，几乎每家公司的办公室里，每位员工的桌上都有电脑，一旦停了电，大家就几乎无法开展任何工作。科技的突飞猛进使得电脑取代了许多传统的生产工具，也改变了工作的方式。而一切信息化管理的基础工具，也就是电脑以及其所代表的高科技设备。当硬件设备不再是阻挠信息化管理的主要问题时，中小企业也都具备了相当的条件来进行信息化。 但是，企业信息化水平的高低，不能以采购了几台电脑来衡量。除了物的设备，信息化中的人尤为关键。管理者的理念与境界、员工的综合素质、企业的文化与机制、信息系统本身的优劣，这些因素无一不影响着信息化的最终效果。而随着信息化在企业中不断被推进，它也会反过来对企业、管理者和员工施加影响。另外，新的信息化手段层出不穷，竞争对手的压力也越来越大，这让许多来不及应对的企业对信息化好似隔雾看山，既向往又害怕。所以有人戏称“不搞企业信息化是等死，搞了又是找死”。 为什么要搞信息化？ 做任何事情都应该有一个合理的理由，否则名不正言不顺，做起来也不那么心甘情愿，效果自然不好。企业为什么要搞信息化？这个问题被许多的专家无数次地回答过，这些答案中主要包括的概念有：提高工作效率、提高生产力、减少不合理库存、减少提前期、降低费用、提高效益等等。可是，许多中小企业在进行了信息化项目以后，企业管理者会问：“我的库存依旧庞大，怎么没见减少啊？我的运营费用员工也不见降低啊？”企业员工会抱怨：“我的工作量反而更大了，没感觉工作效率提高啊？” 因此，笔者认为上述的这些“提高”和“减少”，都是企业信息化之后可能的结果，但不是必然结果。企业信息化的核心目标其实很简单，就是在企业内打造出一个工具，让所有的运营流程更加透明，信息的传递更加迅速和有效。这个工具的最终受益者是老板，因为他最需要及时了解企业方方面面的情况，以便进行掌控和决策。而自上而下的各级管理者与员工，则需要使用这个工具做两件事情：一是更有效地开展本职工作，二是呈报和传递更多的信息给上级。 认清了信息化的核心目标，就比较容易来解释前面的这两个问题了。且不论工具打造得质量如何，如果企业内部没有充分地运用这一工具来加强管理和改进作业水平，那么信息化的作用就难以体现。比如，销售部门没有依据信息系统中的销售数据进行分析，仍旧盲目地向制造部门下单生产；开发部门没有依据信息系统中的数据反馈，在产品研发上我行我素，都将引起不合理库存的产生。 而对于普通员工而言，信息化可以帮助他们从许多机械式的低级重复劳动中解放出来，但并不一定会减少他们的工作量。因为信息化的过程中，会对企业原有的流程进行完善和补充，对基础数据的录入也会有严格的要求，这无疑会带来一些原来并不需要做的工作，事实上是原来应该做而没有做的工作。但是如果这些基础工作做不好，对企业而言就缺少了许多信息的来源，那么传递和管理就更是无从谈起了。 老板决定成败 前文中提到了影响信息化最终效果的几个因素，笔者认为，在中小企业里影响信息化效果的最关键元素，就是企业的老板。有句流行的管理名言叫做“细节决定成败”，套用到信息化工作中，可以说是“老板决定成败”。为什么这样说呢？ 其一，老板是企业信息化投入的出资人，花多少钱、请多少人，这些人力、资金以前其他资源的配置都是老板决定和主导的。 其二，老板是企业的最高决策人，企业内所有经营管理制度与流程都是由其最终确定并推行的，而信息化工作本身就是与内部管理紧密结合的。 笔者所在的公司，部署了企业级电子邮箱，为每一位配备了电脑的员工都开设了大容量的账号，主要目的是为了让大家传送信息更加便捷，形象统一，同时也能大量节省不必要的打印成本。但是，除了少数高层主管之间，以及员工在对外进行联络时对方有特别指定的情况下，他们才使用电子邮件，平时的工作中仍然习惯于传送打印件和传真。如果某位主管出差无法收传真，那么有关的事务就只能等到他回来时再处理。 总经理针对这种情况专门在会议中进行了强调，但是过不了几天大家又还了原。于是，笔者建议总经理带头开始使用电子邮件，然后再要求大家必须跟进。