01文件控制程序-A.docVIP

浙江中港玻璃有限公司 文件控制程序 编号：ZG/QP01 （ 版本A ） 拟 制： 审 核： 批 准： 受控状态： 分发编号： 发布日期：2010年11月01日 生效日期：2010年11月01日 1目 的 对文件进行有效控制，以确保各有关场所均使用文件的现行有效版本。 2 适用范围 适用于与质量管理体系有关的文件的控制（包括外来文件）。 3职 责 3.1 总经理负责质量方针、目标和质量管理手册的批准。 3.2 管理者代表负责质量手册的审核，以及程序、管理/技术文件批准。 3.3 管理部负责体系/外来文件归口管理。 3.4 各部门负责相关文件的编制和使用保管。 4 工作程序 4.1 文件的分类 4.1.1公司管理体系文件 a.第一层次文件：质量方针、目标、手册； b.第二层次文件：质量管理程序文件； c.第三层次文件：质量管理/技术规范等文件； d.第四层次文件：质量的表格记录。 文件可以呈现任何媒体形式，如纸张、计算机磁盘、光盘或其它电子媒体，照片或标准样件，或它们的组合。 4.1.2外来文件 适用的法律法规、标准，顾客及相关方等文件。 4.2文件的编号 4.2.1质量管理体系文件编号 4.2.1.1质量管理体系文件编号格式 ZG / □ □ □ □ 顺序号：从01、02、03、…… 类别，如：手册：QM，程序：QP 公司名称简称，“星汉”代号 4.2.1.2文件类别代号 序号 文件类别 代号 序号 文件类别 代号 1 质量手册 QM 4 质量管理文件 GL 2 程序文件 QP 5 质量技术文件 JS 3 记录表格 QR 6 质量计划 ZJ 4.2.2记录编号格式 ZG/××□□□－○○ ××——表示记录的类别，质量记录：QR； □□□——表示与质量标准章节号相对应的编号，如文件控制423； ○○——表示记录顺序号，从01、02、03 …… 。 4.2.3技术图纸等编号可参照国家标准执行，或公司另行制定。 4.3文件的标识控制 4.3.1文件应有文件类别、标题、编号、受控状态、版本、分发编号、拟制、审核、批准、发布、实施、现行状态等标识； 4.3.2当文件更改后，应有更改标记、现行修订状态标识； 4.3.3应对文件进行清单控制、收发和借阅、查阅、作废、销毁、保留记录标识； 4.3.4技术图纸等文件按国家有关标准进行标识，或公司另行制定； 4.3.5文件的版本次序以英文字母A～Z表示，如A版、B版等； 4.3.6文件修改状态，小幅修订采用“A→A/1”的方式，大幅修订则采用换版的方式（如A3→B0）； 4.3.7文件受控状态：以“受控”、“非受控”、“作废”、“保留”印章标识。 4.4 文件的编写、评审、批准与发布 4.4.1文件的拟制、审核、批准与发布权限 层次 文件类别 拟制 审核 批准/发布 一 质量方针/目标 总经理 总经理 总经理 质量手册 管理部 管代 总经理 二 质量程序文件 各职能部门 主管 管代/公司领导 三 质量管理/技术规范 各职能部门 主管 管代/公司领导 四 质量记录表格 各职能部门 主管 主管 4.4.2管理部负责管理体系文件的印制与发行（任何部门或个人不得擅自复印），并建立《受控文件清单》。 4.5文件的评审与修订 4.5.1文件检查与评审 a.管理部应定期（或不定期）对公司各部门使用文件情况进行检查，发现不规范使用与保管文件，以及有失效和作废文件，应及时处理并收缴；同时注意收集对文件评价与建议的信息，作为评审与修订文件的输入之一。 b.每年度（一般在管理评审前）定期评审，由管理者代表（或委托管理部）应组织有关部门对现有体系文件的持续适宜性进行定期评审，必要时可对有关文件按照规定的程序进行修订，对体系文件定期评审的结果应作为管理评审的输入之一。 4.5.2 文件的更改 a.文件需要修订更改时，由原文件编制部门填写《文件更改/处置单》，实施更改并应标明更改及修订状态标识，按本程序4.4中有关规定审批后，将更改后的原稿（或附件）及相应的《文件更改/处置单》交至管理部，由管理部负责形成正式更改。 b.文件的更改采用换页、换版、局部修改、划改等方式更改，应在《文件更改/处置单》上注明具体的更改方法。 4.