档案管理存档.PPT

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * SPOTLIGHT 檔案管理 * 絕大多數的人都是使用直覺的方式來 管理電腦檔案，而當人們能夠學會一 些基本的技巧時，管理檔案的工作將 會變得很簡單。你可以想想在過去人 們是如何管理紙張文件，以及怎樣組 織並儲存這些報告，並擺放在適當的 檔案櫃與抽屜裡。 112 * 112 宏觀的方式：檔案、檔案夾以及路徑 檔案就是資料儲存在電腦系統裡的單元。檔案和程式是透過儲 存在電腦裡的檔案來安裝的，檔案儲存了文書、文件、音樂、 圖片、試算表、應用程式以及各式各樣的數位格式項目。 所有檔案與資料夾必須儲存在一個儲存裝置中，而這個儲存裝 置就稱之為磁碟(drive)。桌上型電腦的主要儲存裝置是硬碟以 及CD 和DVD 光碟，還有外接式硬碟和USB 隨身碟等。 電腦如果要儲存一個特定的檔案，它就需要知道其路徑，才能 取得這個檔案，因此路徑(path) 就是目錄的順序，也就是讓電 腦能夠依循這樣的位置找到該檔案。 * 113 宏觀的方式：檔案、檔案夾以及路徑 * 113 宏觀的方式：檔案、檔案夾以及路徑 檔案命名一覽 要儲存一個檔案，你必須知道該把檔案存在哪裡。換句話說， 就是告訴電腦要把檔案擺放在哪一個儲存裝置以及其中的哪一 個資料夾。 每一個檔案名在PC 中分為兩個部分，中間會以「?」來區分。 第一個部分也就是前面的部分，稱之為檔名(name)。而第二個 部分就是在點之後的部分，則稱之為副檔名(extension)。一般 副檔名都是由3~5 個字來表示， 副檔名是用來辨識該資料的格式(format)(也就是以哪種格式來 儲存的)。有些時候，這會讓應用程式主動的建立所需要的檔案 。 * 114 宏觀的方式：檔案、檔案夾以及路徑 檔案命名一覽 (續) 程式檔案也被稱之為應用程式檔案。一般都是使用 .exe 作為副 檔名，也就是標準可執行檔。所謂的可執行檔(executable) 是指 系統可以用來作為應用程式執行或運作的檔案。 * 114 檔案管理 檔案可以透過兩種方式來管理：(1) 透過檔案管理工具，像是視 窗檔案總管(Windows Explorer)簡稱檔案總管；或 (2) 透過建立 這些檔案的程式來管理。 * 114 檔案管理 檔案管理工具 微軟視窗使用了視窗檔案總管 程式來管理檔案。有許多不同 的方式可以叫出這個程式，透 過開始→所有程式→附屬應用 程式的點選就可以呼叫出這個 程。 * 115 檔案管理 檔案管理工具 (續) 開始程式集選單(start menu)也可以直接用來存取電腦的資料夾 ，也就是讓你可以瀏覽磁碟機和其他連接到電腦的硬體。 * 115 檔案管理 檔案管理工具 (續) 瀏覽窗格的下方是資料夾工 具列(folder bar)。打開這個 工具列會顯示階層排列的資 料夾和電腦裡的磁碟清單， 並提供可以存取像是桌面、 控制台、電腦、網路等。 * 115 檔案管理 檔案管理工具 (續) 檔案清單(file list)，或稱之為內容窗格(content pane)。它顯示了 所在資料夾的檔案以及子目錄，而你也可以根據檔案名稱或其 他的方式來排列所看到的檔案。使用者可以透過群組和篩選過 濾的方式來管理這些清單。當然也可以透過其他的方式來排列。 * 116 檔案管理 檔案管理工具 (續) * 116 檔案管理 檔案管理工具 (續) * 115 檔案管理 檔案管理工具 (續) 位址列(address bar) 也在新的Windows 7 中更新了不少。使用 者可以透過不同的方式來瀏覽。 詳細資料窗格(detail pane)是在視窗的下方 ，並透過縮圖 (thumbnail) 的方式來 檢視所選擇的檔案與資 料夾資訊。 * 116 檔案管理 檔案管理工具 (續) 找到檔案與資料夾的所在位置 透過搜尋方塊(search box) 就可以讓你減輕這樣的痛苦。選擇所 在的資料夾或任何一個資料夾。檔案總管會搜尋檔案名稱、檔 案屬性以及檔案內容。 要是你無法透過搜尋來找到所要的檔案或資料夾，那麼你就必 須要透過搜尋篩選器(search document)。 * 117 檔案管理 檔案管理工具 (續) 找到檔案與資料夾的所在位置 (續) * 117 檔案管理 檔案管理工具 (續) 建立資料夾 有效管理檔案的另一個方式就是建立資料夾結構(folder structure) 或目錄結構(directory structure)(資料夾跟目錄其實 是相同的字眼)，以便能組織一連串的資料夾，並方便你存檔與 分類。 * 117 檔案管理 檔案管理工具 (續) 建立資料夾 (續) 步驟1：先決定要存在哪個磁碟中， 像是USB 隨身碟、硬碟或 CD光碟機，然後開