监理资料管理手册..doc

监理资料管理手册 （资料员培训资料） 2009年版 陕西华建工程监理有限责任公司 二OO九年九月 第一章 资料员岗位职责及执业要求 一、资料员岗位： 项目监理部资料员是监理员岗位的一种称谓，可以是专职的，也可以是兼职的，应根据建立工程的规模和具体条件而定，一般是由项目总监理工程师在开工准备阶段对监理员进行定岗分配任务和职能。 监理员定位：经过监理业务培训，具有同类工程相关专业知识，从事具体监理工作的监理人员。 二、资料员岗位职责： 1、布置资料存放设施（资料柜、资料盒等） 2、制定资料发放、归档、分类、使用的资料管理制度，并报总监审批，向全体监理人员宣读告知。 3、资料按类别合理存放，建立目录，方便随时取阅使用，执行公司有关资料分类要求和有关规定。 4、负责监理资料的验收，监督所有监理人员自觉地并及时完成监理资料的记录和整理，应保证监理资料记录内容真实、准确，与工程实际相结合。 5、定期应检查资料的分类、存放是否合理、整洁，应保证所有资料的完善保存，不得有缺失、霉烂、受潮、遗失发生。 6、注意工程资料和监理资料的保密规定，未经总监同意，不允许项目监理部以外人员随意取阅资料（含施工方人员不得随意翻阅监理资料）。 7、分别建立收、发文本，并及时记录。按规定及时向有关单位送发文件和收取催交文件。对作废文件应及时标注并另行存放，以防混用；对作废文件的处理事先要经总监批准。 三、资料员的执业要求（素质培养） 1、敬业态度和业务能力 所谓敬业是指从业人员对从事职业和岗位工作的尊重、认真和执着追求。现在单位组织选用员工最先考虑的条件是员工工作态度和敬业精神的本身素质。现代社会分工越来越细，因此组织招聘员工不仅要考虑专业知识和文化涵养，更着重考核员工接受训练和不断学习进取的素质，即可塑性和学习潜力如何，这关系到员工到岗后业务能力是否得到持续的不断提升。现在全国监理企业都在开展创建学习型监理组织活动，这也要求我们每一位员工要树立爱岗敬业，终身学习的执业观念。 2、沟通能力和适应环境的能力 随着社会日趋开放和多元化，沟通能力已成为人们现代生活必备的能力。每一位员工每天都要面对上级、同事、相关单位（施工或供货商）的各种人员，工作性质的需要，我们要经常和他们交往、沟通、解说、宣传等工作，以取得工作任务的圆满完成；因此那种妄自尊大或胆小自卑、口若悬河不讲诚信或性格孤傲固步自封的人已无法立身于今天的社会和谐环境，也不可能和同事和睦相处，赢得大家的认同和信任。监理行业的工作也经常变换环境，因此要求监理人员待人诚信，善于和各种性格的人和睦相处，遇人处事不卑不亢，自我道德品质纯洁，具备适应环境的能力。 3、团队精神和创新观念 由于任何一项施工工程都会受到特定环境、气候、相互配合和业主需求的各方面条件限制，监理的工作环境相当不规律，无休止的加班加点，不分白天和黑夜，不管炎热与寒冷，无论人员多与少，但监理工作的既定程序和工作目标不能改变。这就要发扬项目监理部的团队精神，相互理解、相互支持，协调一致，奋力拼搏去实现监理目标。因此，也要求每个成员要善于处理各种突发情况，能够随机应变，要有创新观念。 第二章 资料管理的规定 一、资料管理的国家规范 1、二〇〇二年由建设部会同有关部门共同制定了《建设工程文件归档整理规范》，批准为国家标准，编号为GB/T 50328-2001。 2、该规范主要规定内容有：工程文件的归档范围及质量要求、工程文件的立卷、工程文件的归档、工程档案的验收与移交。 3、建设工程文件的范围 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录（含纸质记录、声像影视记录、相片），包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。监理文件是指监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。 4、国家对建设工程文件的保管期限的规定。 永久──是指工程档案需永久保存。 长期──是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命期。 短期──是指工程档案保存20年以下。 5、本规范规定的相关监理资料的保管期限摘录为《附录1》 二、对资料的质量验收 监理人员在监理过程形成的记录应按规定整理完毕交由资料员按规定验收后存放归档并登记。资料对验收不符合规定的记录文件应及时告知监理人员按规定重新补充或整理，如监理人员不听劝告，资料员应及时报告项目总监或总监代表处理。 三、对资料存放及查阅的管理 1、资料的存放应整洁，避免资料受潮、虫蛀、霉变、丢失。当发生资料搬移时，一定要打包整理好后再搬移，应保证资料搬移新址后仍按原分类存放并方便查阅。 2、项目监理部所有资料应分类保存，并建立资料分类登记存放目录，以方便查阅、巡视审查和整理归档。 3、要求监理人员将记录的监理资料当日按分类目录存放在相应的资料盒内，随取随存，由资料员统一保管，以方便总监