石材工程公司采购员管理手册..doc

采购员管理手册 第一章 采购员的任职要求 第一节 采购员必备能力要求 一、成本控制意识与价值分析能力 采购支出是构成销售成本的主要部分，因此采购员必须具备成本控制意识。 对于供应商提供的报价单，应具备价值分析能力，能够对付款条件、交货时间等加以剖析评判。 二、市场预测能力 采购员应能依据各种产销资料，以及供应商态度，对采购价格、供求变化趋势进行预测。 三、语言、文字表达能力 无论使用语言还是文字与供应商沟通，都必须准确、清晰表达采购条件，如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等内容，而且必须言简意赅，以提高工作效率，并能够以“动之以情、晓之以理”的方式来获取优惠的采购条件。 四、与各部门协调能力 1、与管理部门：提供市场信息作为经营决策依据。 2、与业务部门：根据营销目标制定采购计划，并提供成本估计作为销售价格参考。 3、与项目施工部门：应尽早了解施工原料需求，安排采购，并对任何数量时间的变化及时进行通知。 4、与财务部门：从订货开始到交货、请款、付款为止，都需要配合做财务处理。 五、专业知识能力 对经办产品需了解原料来源、组合过程、品质属性、使用范围等，有助于与供应商的沟通，并有可能主动开发新来源或替代品，进一步降低采购成本。 对供应商则要了解其实力、报价的合理性，实地考察供货能力，从而在与之沟通时具有谈判能力和计划能力，以同时保证价格和品质标准。 另外，英语的表达沟通、计算机网络的应用也是必不可少的。 第二节 采购员职责范围 一、采购工作职责 1、采购计划与需求确认：编制采购计划、金额预算，确认申购部门、内容。 2、供应商选择与管理：供应商的寻找、调查、评选、评估考核、奖罚。 3、采购数量控制：计算适当的采购数量，灵活运用数量策略。 4、采购品质控制：采购前规划、采购中监测、到货后检验，并对品质问题进行及时处理。 5、采购价格控制：价格的市场调查、分析，询价、报价单分析、议价。 6、交货期控制：采购前明确交货期，采购中催促交货、到货后执行相应奖惩，并对延迟交货进行处理。 7、采购合同管理：合同的拟定，签订、修改，回签归档保管，合同执行情况的核查。 8、采购记录管理：采购记录的设计、填写以及归档保存。 二、采购业务流程 1、收集信息：充分了解采购物料的品名、规格、品质，以及替代品相关资料，调查市场行情并收集供应商资料。 2、询价：选择询价对象，询问价格，整理报价资料，选择议价对象。 3、比价、议价：根据成本分析研拟底价，设定议价目标，与供应商议定采购条件，并综合考虑价格趋势，核对付款条件、比较交货期限。 4、评估：供应商的信誉、售后服务条件、供货能力及品质保证。 5、索样：索取样品并检验对比。 6、决定：选择适当的供应商，签订采购合同。 7、协调、沟通：跟进确认供应商是否能够按时交货，如遇无法按时交货则进行催交。 8、到货验收：品质、数量的验收，如有不符立即与供应商协商处理。 9、清理付款：核对手续是否完备，发票抬头、金额是否一致，确定财务方面是否有预付或是否需要扣款，通知财务进行清付。 第三节 采购员工作细节 一、5R原则 1、RIGHT TIME（适时）：及时供货，不发生停工待料，也不挤占库存、积压资金。 2、RIGHT QUALITY（适质）：符合项目施工的要求标准。 3、RIGHT QUANTITY（适量）：经济的采购数量，不会数量不足影响施工，也不会数量过多导致积压。 4、RIGHT PRICE（适价）：相对合理的成本，不会因价格过低影响品质、交期，也不会因价格过高导致利润率低，甚至竞争力下降以致失去市场。 5、RIGHT PLACE（适地）：供应源应采用就近原则，距离远则运输成本大，沟通协调也多有不便，容易延误交期。 二、与供应商往来 1、公正、公平、公开的评价、选择适当的供应商。 2、处理采购业务应“对事不对人”。 3、配合供应商并建立互助信任。 4、不收受任何来自供应商的过于热情的招待或价值过高的礼品。 5、要做到实事求是，以诚相待，绝不可有欺瞒行为，甚至不道德的采购。 三、君子爱财取之有道 面对供应商可能会采取的“威逼利诱”，采购员都应该保持“平常心”，绝不损害公司利益，绝不利用职务便利牟取个人利益。 四、具备敬业精神 导致物料短缺的原因很多，但采购部门必须抱有“舍我其谁”的高度责任感，去尽可能的安排采购解决问题。 五、拥有虚心和耐心的态度 对待供应商，必须在公平互惠的原则下，秉承虚心的学习态度进行沟通；在议价谈判过程中，更需要有足够的耐心才能够“欲擒故纵”，气定神闲的完成采购任务。 第四节 采购员应了解的财务知识 一、单价的构成 单价的构成一般包括原材料成本、人工、固定资产折旧、费用分摊、票据所纳税点数、合理的利润等。 二、成本分析 成本分析是指就供应商所提供的成本估计，逐项进行审查评估，以求证成本的合