行政事务手册..doc

华新网络物业规章制度手册 第1版 行政事务手册 文件目录 车辆使用管理规定 日、周例会制度 月例会制度 出差管理制度 档案管理制度 介绍信使用管理规定 就餐管理制度 文件管理制度 印章使用管理规定 员工着装管理制度 车辆使用管理规定 目的 加强车辆使用管理，确保用车经费高效合理利用。 适用范围 适用于物业公司全体员工。 职责 总经理负责车辆使用的审批。 程序 如因公务需用车或打车，须事先填写用（打）车审批单； 总经理审批并签字； 司机出车后记录里程并收存审批单。 要求 车辆为公司财产，未经总经理同意不得私用或外借； 非专业司机未经总经理同意不得驾驶； 车辆的驾驶、保养、维护按国家有关规定执行。 支持性文件 用（打）车审批单 用（打）车审批单 姓名 时间 用（打）车原因 总经理意见 行驶里程 金额 日、周例会制度 目的：加强物业公司内部管理，提高工作和沟通效率 适用范围：管理中心全体员工 文件细则： 日、周例会会议程序 1 日例会在每周下午4点召开，周例会在每周下午1点召开。 2 日、周例会由管理中心主任主持，参加人员为管理中心全体人员，包括财务、出纳管理员。 日、周例会内容 日例会： 1会前由管理中心主任确认本日未完成工作项目（在系统中打印出列表） 2 内容包括报修、投诉、建议、业务督导及未完成的收费项目。 3由相应的责任人汇报未完成项目的原因及处理进度情况。 4 提出相应的解决方案并做记录。 周例会： 1 由管理中心主任确认本周未完成工作项目（在系统中打印出列表） 2 内容包括报修、投诉、建议、业务督导及未完成的收费项目。 3由相应的责任人汇报未完成项目的原因及处理进度情况。 4 提出相应的解决方案和处理责任人 5 过程记录 。 月例会制度 目的：加强物业公司内部管理，提高工作和沟通效率 适用范围：管理中心全体员工及各专业部门经理 文件细则： 月例会会序 1 月例会在每月最后一周周二召开。 2 月例会由物业公司总经理主持，参加人员为管理中心全体人员及各专业部门经理。 月例会内容 1 月例会有二项任务，总结上月的工作情况及安排下月的工作计划。 2 由管理中心主任、各部门经理汇报上月度工作计划完成情况、出现的问题 解决情况。 3 由总经理总结上月度的报修、投诉、建议、走访、 社区活动、专业部门工作计划执行情况、 员工培训、配套项目管理、商务经营、收 费、员工奖惩、考勤、城域任务完成、大事记等情况。 4 由总经理宣布下月和工作计划及工作安排。 5 会议内容记录并进入在线系统。 出差管理制度 目的 加强出差管理，控制经费支出。 适用范围 适用于物业公司全体员工。 职责 总经理负责出差的审批。 程序 因公务出差，需事先填写出差审批单； 总经理签字同意后，可办理相关出差手续； 返回后及时向总经理或部门述职。 要求 出差一律乘坐火车硬卧、轮船三等仓或汽车，未经许可不得乘坐其它交通工具或超等级； 住宿费、市内交通费、补助费等按职务和财务相关标准执行； 出差后要迅速返回，不得无故逗留； 出发前、返回后要通知考勤员； 出发前应将工作与有关人员交接。 支持性文件 出差审批单 出差审批单 姓名 出差时间 出差原因 总经理 意见 档案管理制度 目的 确保物业公司留存的各种档案资料保存完好，查找方便。 适用范围 适用于物业公司全体员工。 职责 管理部前台管理员负责物业公司所有档案资料的收集、建立、保存、管理、查阅工作。 管理内容 档案内容 物业公司留存的档案资料包括：园区规划图、建筑平面图、电气分布图、网络分布图、市政设施分布图、住户自然情况档案、员工情况档案、配套项目供应商档案及合同、各种文件及应该留存的有关资料。 档案的收集 （１）、管理部经理负责向开发商索要园区有关的建筑图纸和资料； （２）、管理部前台管理员在住户入住时，收集住户信息，建立住户档案，并负责随时更新有关信息； （３）、管理部经理负责员工情况档案、配套项目供应商档案及合同的收集和存档工作； （４）、其它应该留存的资料由有关人员交管理员存档。 档案的管理 、管理部设专人对档案进行管理； 、档案柜应每周检查一次，防止意外损失，如害虫、水浸等； 、档案柜不得随意翻动，上锁管理，钥匙由负责人妥善保管； 、应存档的信息资料，要在当日内整理完毕，不得长时间流失在外,并在卷内目录中记录； 、负责人在对方出具由总经理签字的档案查阅审批单时方可借阅档案，并记录； 、借阅人查阅档案时不得离开办公室或档案室，阅后由负责人立即归档。 档案保密 （１）、严格保密，物业公司以外人员不得查阅档案； （２）、未经管理部经理允许