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财务管理全套手册 外办财务作业管理规范 一. 账簿的建立及要求 （一）?? 应设置的账簿及要求 1.??????自备库库存商品明细账 要求：按货号名称顺序设置，反映自备库商品的进销存情况。账薄应按帐页所注明的内容填写，详细记录货品的数量、单价、总金额及日期等，备注栏应简明扼要注明出入库原因，属调往商场的应在摘要栏填“商场”字样，属批发和零售的应注明“批发”或“零售”字样，属横调的应注明“横调××办事处”字样等。仓管应着重记录货品的数量、单价、规格，残次品、赠送品应单独设帐。 2.??????商场商品库存明细账（活页明细帐） 要求：按商场分别设置，反映商场商品进、销、存情况。应着重货品不同售价的记录，如有变价的应及时调整库存明细账。 3.??????自备库销售账（订本帐） 要求：按批发和零售分别设置“批发”和“零售”两个明细账。借方逐日登记自备库销售情况。贷方登记汇回公司货款。 4.??????应收账款明细账（活页帐） 要求：按商场名称分别设置明细账，以反映对每一商场应收回的货款。该帐簿逐月进行登记，借方登记实际结算额，贷方登记收回（汇回公司）货款、代扣费用等，余额表示应收商场货款的结欠余额。备注栏应详细记载销售条数、零售价与结算款差额等情况，以备核查。 5.??????资产明细账（活页帐或公司设计的表单） 要求：用于登记外办的固定财产、低值易耗品等。借方登记资产增加，贷方登记资产减少。 6.??????其他账簿（视不同情况按需要设置，如驻点现金日记账、商场销售逐日明细帐（表）等）。 （二）?? 财务表单：见附件（财务表单一览表） （三）?? 账务关联性要求 1.??????账证相符：即账簿中登记的数据必须与原始凭证中的实际发生数相符合，以保证账簿、报表等数据的真实性。 2.??????账账相符：即保证相关联的账簿间勾稽关系正确，如总账金额与明细账总金额相符等。 3.??????账表相符：报表的数据应来自账簿，必须与账簿记录相符。 4.??????账实相符：如自备库存明细账记录应与实有库存数相符等。 二. 账务处理的基本原则 （一）?? 总要求 严格执行公司制定的各项财务管理制度、财经纪律及下发的各项文件和通知。 （二）?? 账务处理应遵循的一般程序 1.??????取得原始凭证：即外部取得的销售发票、费用发票、收发货凭据、内部制作的支出证明等。 2.??????原始凭证的审核：应审核凭证是否合法、票面金额计算是否正确、价格是否合理、数量是否符合要求、经手人及主管是否签字。 3.??????登记账簿：外办会计可根据原始凭证直接登记账簿，登录账簿时应准确填写业务发生日期、简单扼要地写明摘要，原则上当天取得原始凭证当天入账。 4.??????月终结账、对账：月终结出各账户的借、贷方发生额及余额，与自备库、公司核对账户间勾稽关系是否正确、与公司、商场核对数据是否正确、将当月余额转入下月等。 5.??????编制各类报表：如销售旬报表，销售月报表、办事处商品进销存报表，自备库、商场销售月统计表等，按规定时间报回公司财务部。 （三）?? 账务处理的基本原则 1.??????客观性原则 账务数据应真实、准确，客观地反映经济活动，不得弄虚作假。 2.??????及时性原则 账务处理要及时，当日业务当日入账；各种报表按规定时间准确及时上报。 3.??????明晰性原则 发票、账簿、报表等要做到一目了然，勾稽关系反映明了，记录字迹清晰，按财务规定更正错帐，不得涂改。 三. 账务处理规范 （一）?? 自备库库存管理 1）????提货：驻点提货时应先检查货物包装情况，如发现破包或异常现象即与运输单位联系，当场开包验货，发现短缺立即索取相关证明，以便公司向货运公司索赔。无法取得证明的损失，由驻点经理按自备库零星销售承担赔偿。 2）?? 验收入库 (a).?? 货品运到后，仓管、会计应按货运单、内部调拨单和装箱比例单验收，核对单据与货品是否相符，然后填制内部验收单（必须注明验收日期、内部调拨单号、横调方城市、货号、规格、数量、单价、金额及验收人签字）交会计入账。 (b).?? 在货品验收时如发现货品有盈缺或串号，应及时与公司营销部片区主管或调来的驻点办事处联系，查明原因，填制商品损失报告单或串号调整表，属公司发出的短少部份确难查明原因者，损失由驻点经理按零星销售额承担赔偿，属横调短少的，双方各承担6.5折的50%，属途中短少，应附运输部门证明，尽速寄回公司财务部。 (c).?? 如货品已到而公司的内部调拨单未寄到，应及时与财务部取得联系，如发现货物无装箱单应与营销部立即联系。落实有关情况（数量、单价等）后按正常手续验收入库。 (d).??商场退回：提货人员应开具红字的商品验收、调拨单，到商场提货后交仓管进行验收并由