务 公 文 写 作 初 步.pptVIP

* 公文的种类很多，每类公文又都有自己独特的格式规定，内容十分庞杂。今天主要讲一讲比较正式的公文（俗称文件）的常规格式。 * 1）公文份数和序号：将秘密级以上文稿印制若干份时每份的顺序编号，位于文件首页左上角（党委文件位于右上角）。 2）秘密等级和保密期限：指公文秘密程度的一种标志，位于文件首页右上角（党委文件位于左上角），黑体。分为绝密、机密、秘密三级。标注方法：在密级与时限中间加“★”。如“秘密★六个月”、“绝密★长期”。 3）紧急程度：对公文送达和办理的时间限度，置于密级之下，上下对齐，黑体。一般文件分为特急和急件，电报分为特提、特急、加急、急。 4）发文机关标识：即文头，发文机关标识，套红印在文件首页上端，一般为宋体、标宋。因为红色，所以常称文件为“红头文件”。文头下面有条红线，（党委文件间隔线中间有五角星）。 5）发文字号：指由发文机关编排的文件代号，位于文头下红线上正中间，宋体，由发文机关代字、年份（加六角括号[]）和序号组成。 6）签发人：一般供上行文使用，目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报的公文内容负责。平行排列于公文字号右侧，与发文字号同处在一行。 * 1）公文标题：由发文机关名称、公文主题（事由）和文种组成，如“某某集团公司关于加强生产管理的通知”，位于红色横线下分1行或多行居中排列（省略情况：1、省略公文机关名称2、省略事由3、机关名称和事由同时省略）。注意转发通知的简化。 2）主送机关：指主要受理公文的机关。注意规范。 3）正文：公文的核心。可分为三部分：①导语（导语写作有：1、依据式，常用语有根据、按照、遵照等。2、目的式，常用语有为、为了等。3、原因式，以叙述、说明或夹叙夹议的方式开头。②正文主体，是公文最主要部分，也是写好公文的关键和难点所在。③结束语，正文的结尾。如“特此报告”，“是否妥当，请批示”、“特此请示，请审批”、“如无不妥，请批转有关单位执行”，后面不加标点。 4）附件：附件说明在正文后印章前另起一行，注明所附文件材料名称。如“附件：”或者“附1：”。 5）落款和成文时间：行政和企事业单位文件不需要写发文单位名称（联合发文除外），党委文件则需要。成文时间根据情况以领导签发、会议通过，或者法规类文件批准的日期为准，联合行文的以最后一个签发日期为准。不需要上述程序的日常事务性通知等，成文日期以印发日期为准。行政和企事业单位文件年月日全用汉字，党委文件用阿拉伯数字。 6）生效标识：指在正文或附件之后加盖发文机关印章或签署人姓名，是证明公文效力的表现形式。关于“此页无正文”，注意用调整行距和字距的方法处理。 * 1）主题词，指能够准确表达公文主题内容便于检索查询的规范化名词或名词性词组。位置：位于注释或特殊要求说明左下方，文尾横线上端顶格书写。最多不超过五个主题词。国务院办公厅修订发布的《国务院公文主题表》共由15类1059个主题词组成。格式“主题词：某某某通知”。 2）抄送和抄报：指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。对平级用抄送，对上级用抄报，不能越级。对参阅性文件，不需要明确的主送机关，可将“主送”“抄送”合并为“分送”，印在原“抄送”位置。“ 3）印发机关和印发说明，包括文件制发单位名称、印发日期和印制份数等，位于抄送机关之下。 注意版记的位置，在整份文件的最后，而不是正文的最后。以上三个内容均用横线隔开。 * 主旨：公文不同于其他文体，具有有鲜明的目的性。 材料：好的商务文书需要掌握大量材料，简单的公文可能几分钟完成，重要而且复杂的公文，特别是政策性的文件可能需要一个星期甚至一个月，几个月来完成，主要的工作是掌握材料。比如就公司员工的薪酬管理出台一个制度等。此外还要掌握以前出台的文件政策，有没有冲突。 结构：后面重点阐述。 语言：直奔主题，语言朴实少修饰，庄重正式有别于新闻。运用规范提法，用词准确，外延清楚，忌冗长。 * * 行文目的看似很简单：完成领导交办的任务。是这样吗？起草这个文件的目的究竟是什么？是需要将管理者的意志变成公文对象的实际行动，如果说完成任务是一种被动的目标，我们就要通过适当的行文使其变成公文对象的主动目标。从沟通的角度讲，实现被动目标只是一种单向沟通，实现了主动目标才完成了双向沟通。这种沟通才是有效的。明确这一点的意义在于，我们在起草公文时要时刻注意不要忽略了接收文书的对方的感受。 【案例】在某公司中，总经理让其秘书组织全公司的秘书开会，要求秘书发一个邮件告知所有的秘书。这个邮件实际上就是一个商务文书，相当于一个通知。通过上面主动目标和被动目标的分析，我们要明白：总经理的目的是“让所有的秘书都得去开会”而不是简单地“通知每个秘书会议的时间和地点”。因此，邮件中仅仅明确了会议的时间和地点还不够，必须清楚地强调这次会议的重要性和领导的明确要求。 *