陕西档案数字化操作规范.doc

陕西省档案数字化操作规范 （征求意见稿） 陕西省档案馆2009年 目 录 1、档案数字化领导机构方案 2、需数字化的档案确认规范 3、纸质档案数字化技术规范 4、纸质档案数字化方案 5、档案定位符规范 6、档案数字化加工流程 7、档案数字化的前处理工作规范 8、档案数字化的后处理规范 9数据验收 10、数字化工作设备技术标准 11、管理制度 档案数字化领导机构方案 为加强对档案馆数字资源建设工作的协调领导，特成立数字档案馆资源建设协调领导小组。（一下简称领导小组） 一、领导小组职能：制定档案数字化的总体规划和年度计划，保证项目的外部环境、内部条件、决策目标的动态平衡，实现管理决策所制定的各项目标。 二、目标：实施有效的组织、协调、激励工作，保证档案数字化计划的顺利实现。 三、领导小组组成： （一）组长： （二）副组长： （三）办公室：负责协调、联络各相关处室。 （四）办公室下设机构： 1、规范制定组：负责起草制定档案数字化过程种需制定的相关规范及技术标准。 2、前处理组：负责调、归卷以及案卷的前期整理工作，档案在进行数字化加工之前案卷的质量达到规范要求。 3、综合保障组：负责加工场地的落实，水、电保障工作，负责加工单位工作人员的出入管理以及项目资金保障工作。 4、数字化生产组：负责数字化加工过程中的相关技术工作、在线抽检工作、部分特定档案的具体数字化工作。以下简称数字化组。 5、验收组：负责调、归卷的质量检查及最终加工数据的验收。需数字化的档案确认规范 目的：确定需数字化处理的档案范围。 一、需数字化的档案的确认原则： （一）纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。 （二）价值性原则，属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。 （三）实用性原则，就是体现档案的最终价值原则，档案最终目的就是对利用者提供利用，所以要确定那些档案具体需要进行数字化加工，一个重要的衡量条件就是看档案的利用率高低。 二、需数字化处理的档案的范围： （一）纸质档案纸质档案包括文书档案、专门档案等门类。 1、文书档案：文书档案数字化范围包括永久和长期保存的开放档案。 2、专门档案：可以对社会提供利用的、利用率较高的专门档案应数字化。 (二)照片档案的数字化范围： 1、工作会议、业务会议、表彰会议、单表会议等形成的照片。 2、上级领导、社会著名人物检查、视察、指导工作形成的照 3、历届领导人的照片。 4、重大活动的照片。 5、重要外事工作形成的照片。 6、获得省级以上各种荣誉（如奖状、锦旗、奖杯等）翻拍形成的照片。 （三）录音录像档案的数字化范围： 1、工作会议、业务会议、表彰会议、代表会议等形成的录音、录像带。 2、上级领导、社会著名人物检查、视察、指导工作形成的录音录像带。 3、重大活动的录音、录像带。 4、重大外事工作形成的录像带。 5、重大事件、事故形成的录音、录像带。 6、新闻媒体报道本机关的信息、新闻报道。 纸质档案数字化技术规范 一、范围本规范规定了纸质档案数字化的主要技术要求。本规范适用于采用各种设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。 二、规范引用文件DA/31-2005纸质档案数字化技术规范。 三、术语和定义 下列术语和定义使用于本规范。 （一）数字化digitization 用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。 （二）纸质档案数字化digitization of paper-based rcords 采用扫描仪或数码机等设备对纸质档案进行数字化加工，将其转换为存储在磁带、磁盘、光碟等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。 （三）数字图像digital image 表示实物图像的整数陈列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，有相同维数的连续图像产生。在矩陈（或其他）网络上采样一连续函数，并在采样点上将值最小化后的成列。 （四）黑白二值图像binary image 只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。 （五）连续色调静态图像continuous-tone still image 以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描与彩色扫描两种模式。 （六）分辨率resolution 单位长度内图像包含的点数或像素数，一直用每英寸点数（dpi）表示。 （七）失真度distortion measure 对档案进行数字化转换后，数字图像与档案原件在色彩、几何钾方面的偏离程度。 （八）可懂度intelligibility 数字图像向人或机器提供信息的能力。 （九）image compression 消除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示