如何做好会议文件的准备.docVIP

如何做好会议文件的准备 会议的指导文书包括：上级会议文书、上级指示文书、本级开会起因文书等；会议的主题文书包括：开幕讲话报告、专门发言、选举结果、正式决议、闭幕讲话等；会议程序文书包括：议程文书、日程安排、程序讲话等；会议参考文书包括：各部门统计报表、财务报表等；公告、传达文书包括：会议通知等；会议管理文书包括：开会须知、议事规则、出示证件、作息时间、生活管理等。 撰写会议文件是一件十分严肃而又细致的工作。它包括素材、数据及典型材料的搜集、整理，文件的起草与修改等环节。会议的主题文书，特别是会议报告、主要文件、正式文件、会议纪要等要下大功夫撰写好。开会通知的撰写要体现会议主题。程序、讲话虽然都比较简短，但关系到整个会议的进行，拟定时应该简明、准确。会议的其他内容很多，如会议名称、与会人员名单、出席证、列席证和必要的标语等也都是会议的主要文书，均不可忽视。 文件主要是会议日程、会议通知、主席日程和报告。检查文件的准确性时一定要认真核对每一项细节，尤其是时间、地点、活动内容、与会人员名单、车辆、会议名称、出席人数、主持人名宇等，要确保每一项都与实际相符。 会议的日程要尽快检查核对，印发给与会者，以便主办单位人员同与会者能尽快熟悉，互相沟通。 制定会议生活管理的计划，必须了解将要召开的会议的基本情况和要求，如会议日期、会议规模、会议日程（或议程）、会议通知、主席日程及报告等，根据掌握的总体情况制定出详细的计划和实施方案，然后报请会议主管领导审批。计划一经批准就要立即着手实施。各项准备工作基本完成后，应对准备工作进行一次详细的检查，确认没有问题以后，把准备情况向会议主管领导汇报，并将计划印制成图表分发大会使用。 印制讲话稿、会议日程安排表、会场指示图、宾馆内部示意图，并将以上文件及附送的本市交通图等装订成册，注意不要缺页要便于携带和查阅。印制这些文件要根据与会人数并注意留出足够的份数，以备与会人员遗失文件时用。印制好的文件要根据与会人员不同的单位、部门、级别整理好，以便分发。 人数较少的小型会议，会议的资料可放置于会议室的桌面上。较大规模的会议可在与会人员签到时由工作人员分发给与会人员（餐券可以根据会议长短一次发给与会人员或每天发给与会人员）。 1